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2017年二級秘書資格考試易考點(diǎn)：辦公室布置的原則

來源：中華考試網(wǎng) 2017-04-20 【大中小】

　　2017年二級秘書資格考試易考點(diǎn)：辦公室布置的原則

　　采用一大間辦公室，對于光線、通風(fēng)、監(jiān)督、溝通，比采用同樣大小的若干辦公室為優(yōu)。使用同樣大小桌子，可增進(jìn)美觀，并促進(jìn)職員的相互平等感。使同一地區(qū)的檔案柜與其他柜子的高度一致，以增進(jìn)美觀。采用直線對稱的布置，避免不對稱、彎曲與成角度的排列。工作流程應(yīng)成直線，避免倒退、交叉與不必要的文書移動。相關(guān)的部門，應(yīng)置于相鄰的地點(diǎn)，并使性質(zhì)相同的工作便于聯(lián)系。將通常有許多外賓來訪的部門，置于入口處，若不可能時，亦應(yīng)規(guī)定來客須知，使來客不干擾其他部門。將自動售貨機(jī)、噴水池、公告板置于不致引起職員分散心力及造成擁擠之處。應(yīng)預(yù)留充分的空間，以備最大的工作負(fù)荷的需要。

　　主管座位應(yīng)位于部屬座位之后方，使主管易于觀察工作地點(diǎn)發(fā)生的事情。使全體職員的座位面對同一方向，不可面對面。自然光應(yīng)來自桌子的左上方或斜后上方。避免在總辦公室相鄰之處設(shè)私人辦公室，因其切斷總辦公室的自然光線。勿使職員面對窗戶、太靠近熱源或坐在通風(fēng)線上。采用屏風(fēng)當(dāng)墻，因其易于架設(shè)，且能隨意重排�？刹捎闷交虿煌该鞑ＡУ钠溜L(fēng)，可提供良好的光線及通風(fēng)。裝設(shè)充分的電插座，供辦公室設(shè)備與機(jī)械之用。將需要使用嘈雜設(shè)備與機(jī)械的單位，設(shè)于防聲之處，以避免干擾其他部門。常用的設(shè)備與檔案，應(yīng)置于使用者附近，切勿將所有的檔案，置于死墻之處。檔案柜應(yīng)背對背放置�？紤]將檔案柜放置于墻角的可能性。倘可能時，應(yīng)設(shè)休息處，作為公余休息、自由交談及用午膳之所。供應(yīng)便利充分的體息設(shè)備。對未來的變化應(yīng)加預(yù)測，使布置易適應(yīng)變化。

　　辦公室布置的程序

　　對各部門的業(yè)務(wù)及工作內(nèi)容與性質(zhì)，加以考察與分析，以明確各部門及各員工間的關(guān)系，而供決定其位置時的依據(jù)與參考。

　　列表將各部門的工作人員及其工作分別記載下來。按工作人員數(shù)額及其辦公所需的空間，設(shè)定其空間大小。通常辦公室的大小，因各人工作性質(zhì)而異。但一般而言，每人的辦公室間，大者可3-10平方米，普通者1.5-8平方米即可以。

　　根據(jù)工作需要，決定所需的家具、桌椅等，列表分別詳細(xì)記載。

　　依據(jù)這些步驟所得結(jié)果，加以研究與計劃，繪制辦公室座位布置圖，然后依圖布置之。

　　檔案的檢索工作包括兩個方面：一是對檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)存儲，即將檔案中具有檢索意義的特征標(biāo)識出來，按照一定的順序加以編排，形成檢索工具或檔案信息數(shù)據(jù)庫的過程。二是根據(jù)利用者和管理者的需要，通過已經(jīng)建立的檢索工具或數(shù)據(jù)庫從檔案群體中查找所需檔案的過程。

　　1.存儲階段的主要內(nèi)容

　　1)著錄標(biāo)引

　　著錄標(biāo)引是指將檔案的內(nèi)容和形式特征用可以識別的規(guī)范化的檢索語言反映出來的工作。對每件檔案著錄標(biāo)引后形成的每一條記錄稱為一個條目，每個條目都用一定的檢索語言進(jìn)行標(biāo)識。

　　2)組織檢索工具

　　組織檢索工具就是將著錄標(biāo)引的條目加以系統(tǒng)排列而形成各種檢索工具或輸入計算機(jī)，建立數(shù)據(jù)庫的過程。

　　2.查找階段的主要內(nèi)容

　　1)確定查找內(nèi)容

　　確定查找內(nèi)容就是將利用者的需要轉(zhuǎn)化為各種檢索標(biāo)識的過程。通過對利用者的需要進(jìn)行分析，把他們的需要轉(zhuǎn)化成概念，這種概念可以借助于檢索語言轉(zhuǎn)化為規(guī)范化的檢索標(biāo)識，形成各種可以查找的檢索表達(dá)式。

　　2)查找操作

　　檔案工作人員采用各種手段，根據(jù)檢索標(biāo)識或檢索表達(dá)式，從檢索工具中找出利用者所需檔案的工作。

　　3.檔案著錄

　　檔案著錄是以單份文件或案卷為單位進(jìn)行的，是對檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。檔案著錄的結(jié)果是編制出檔案條目，條目是編制檔案目錄的基礎(chǔ)，許多條目按照一定的次序編排組合，就形成檔案目錄。