一、請看錄像(文字部分即為錄像內(nèi)容)，找出錄像中秘書曉紅行為及工作環(huán)境中的至少15項正確或錯誤點。

　　秘書曉紅身著休閑裝來到張總經(jīng)理辦公室，敲門得到允許后進(jìn)入：“王總，我查閱了利康公司近幾年來新產(chǎn)品開發(fā)的有關(guān)資料，整理出來，您看是否對下周的談判有幫助。 王總：“很好，我正需要這些資料呢�！�

　　曉紅：“關(guān)于對方的觀點態(tài)度我還不是十分清楚，我想在談判中是否可以抓住時機采取提問的方式作進(jìn)一步的了解�！�

　　王總：“可以。談判的具體時問定下來了嗎?”

　　曉紅：“我想，您上班工作這么忙，就定在下周三下午5點至7點吧。

　　王總思考片刻：“不太合適吧，一天工作之后比較疲憊了，應(yīng)盡量安排在上午，你征求一下對方的意見。”

　　曉紅：“好的�！�

　　會談開始前，曉紅來到會談室檢查準(zhǔn)備情況，發(fā)現(xiàn)客方的座位安排在進(jìn)門后的左側(cè)，立即讓工作人員調(diào)整到右側(cè)，并親自調(diào)試了音響設(shè)備。在擺放談判資料時發(fā)現(xiàn)少了兩份，很生氣地埋怨工作人員：“怎么搞的，工作總是馬馬虎虎的。

　　曉紅撥通復(fù)印室電話：“請你們加印、裝訂兩份談判資料，越快越好，謝謝�！�

　　第二天，曉紅在辦公桌前整理談判記錄和有關(guān)文件進(jìn)行分類歸檔。

　　電話鈴響了四聲后，曉紅接起：“你好，秘書曉紅�！�

　　電話里傳出王總的聲音：“上周辦公室會議紀(jì)要怎么還沒有印發(fā)?

　　曉紅：“對不起，我還沒來得及寫呢。我馬上就寫�！�

　　小李進(jìn)來：“衛(wèi)秘書，下月的公司經(jīng)營工作會的會議方案我擬寫好了，請你幫助審核�！�

　　曉紅認(rèn)真地逐項審核：“會議成本沒有包括人員的成本開支�！蹦托牡貫樾±钪v解計算的方法。

　　小李：“我馬上去修改，謝謝�！鞭D(zhuǎn)身離開。

　　參考解析：

　　1.著裝不規(guī)范。(×)

　　2.進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)辦公室敲門。(√)

　　3.主動為領(lǐng)導(dǎo)談判準(zhǔn)備資料。(√)

　　4.了解談判中的提問方式并能為領(lǐng)導(dǎo)提建議。(√))

　　5.確定談判的時間不正確。(×)

　　6.能夠在會談前做好會談室的檢查工作。(√))

　　7.發(fā)現(xiàn)主、客方座椅擺放不正確能夠及時調(diào)整。(√)

　　8.會調(diào)試音響設(shè)備。(√))

　　9.發(fā)現(xiàn)資料少了不應(yīng)對下屬發(fā)脾氣。(×)

　　10.能夠及時解決出現(xiàn)的問題(通知復(fù)印室加印)。(√)

　　11.會整理、分類、歸檔會談資料。(√))

　　12.接電話不及時。(×)

　　13.接電話用語正確。(√)

　　14.沒能及時印發(fā)會議紀(jì)要。(×)

　　15.能夠幫助下屬審核會議方案，發(fā)現(xiàn)問題能夠耐心講解。(√)

　　二、請看錄像(文字部分即為錄像內(nèi)容)，找出錄像中秘書曉紅行為及工作環(huán)境中的至少10項正確或錯誤點。

　　背景說明：你是亞暉時代公司行政總監(jiān)李琳，下面是總經(jīng)理王濤需要你完成的工作。

　　按照以下便條要求完成工作。

　　參考解析：

　�、诤炇鸲噙吅贤�，僅放一張座椅，供各方簽字人簽字時輪流就座;也可為每位簽字人分別提供一張座椅。

　　4)簽字廳內(nèi)要懸掛“××××××簽字儀式”的橫幅。

　　5)簽字桌上，應(yīng)擺放好待簽字的合同文本、簽字筆友吸墨器等簽字時所用到的文具。

　　6)與外商簽署涉外商務(wù)合同時，要在簽字桌上插放各方的國旗。插放國旗時，必須按禮賓次序而設(shè)置位置和順序。

　　(2)安排坐次

　　1)簽署雙邊合同

　　①客方簽字人在簽字桌右側(cè)就座，主方簽字人在簽字桌左側(cè)就座。

　�、陔p方各自的助簽人分別站立于各自一方簽字人的外側(cè)，以便隨時為簽字人提供幫助。

　�、垭p方的其他隨員依職位的高低，依次自左至右：(客方)或自右至左(主方)排列，

　　站立于主方簽字人身后。

　　2)簽署多邊合同

　　①一般僅設(shè)一張椅子，各方簽字人簽字時，需依照有關(guān)各方事先同意的先后順序， 依次簽字。

　�、谥�簽人在助簽時，依照“右高左低”的規(guī)矩，助簽人應(yīng)站立于簽字人的左側(cè)。

　�、鄹鞣诫S員，應(yīng)按一定的序列，站立于簽字桌后面。當(dāng)一行站不完時，可按“前高后低”的慣例排咸兩行、三行或四行。

　　(3)準(zhǔn)備待簽合同文本

　　1)定稿。通過討論和磋商確定正式文件的文字內(nèi)容，這是文本準(zhǔn)備的前提。雙方并列締約，在用本國文字寫成的文本中并提雙方國名或領(lǐng)導(dǎo)人姓名時，本國的國名和姓名列在前面。

　　2)文字。按照有關(guān)規(guī)定，簽署涉外合同的文本應(yīng)同時使用有關(guān)各方法定的官方語言。

　　3)定稿校對。依照慣例，應(yīng)是合同有關(guān)各方一起指定專人，共同負(fù)責(zé)合同的定稿、校對、印刷和裝訂。

　　4)確定正本和副本。正本簽字后由各方各自保存。必要時，可向各方提供一份副本。

　　5)蓋章。為保證文本在簽字后立即生效，一般在舉行前，先在文本上蓋上雙方的公章，文本一經(jīng)簽字，便具有法定效力。

　　6)文本應(yīng)以精美的白紙印刷而成，按大八開的規(guī)格裝訂成冊，并以高檔質(zhì)料如真皮、金屬、軟木等作為封面。

　　(4)確定出席人員

　　出席簽字儀式的人員分為簽字人、領(lǐng)導(dǎo)人、見證人和助簽人。

　　1)簽字人。簽字人是簽字儀式上的主角。簽字人可以是參加談判的主談人，也可以另派更高級別的領(lǐng)導(dǎo)人，以示重視。

　�、俦仨毦哂写�表一級政府或組織的法定資格。

　　②各方簽字人的身份應(yīng)大致相等。

　　2)領(lǐng)導(dǎo)人。為了表示對簽字儀式的重視和慶賀，各方可派領(lǐng)導(dǎo)人參加儀式。但要注意各方領(lǐng)導(dǎo)人的規(guī)格大體相等。

　　3)見證人。也稱隨從人員，主要是參加會談的人員，各方的人數(shù)應(yīng)大體相等。

　　4)助簽人。助簽人的職責(zé)主要是在簽字過程中幫助簽字人翻揭文本、指明簽字之處。

　　雙邊簽字時，雙方助簽人的人選應(yīng)事先商定;多邊簽字時，可由主方派一名助簽人，依次協(xié)助各方簽字。

　　三、按照以下便條要求完成工作

　　2001年6月23日晚，昔日皇家禁苑中樂聲翩翩，弦歌陣陣。世界著名三大男高音歌唱家在紫禁城午門廣場聯(lián)袂演出，在“6•23國際奧林匹克日”掀起北京申奧活動的高潮。國務(wù)院副總理李嵐清和數(shù)萬名熱情的中外觀眾一同觀賞了這場精彩的演出。

　　當(dāng)晚三位“歌劇之王”身著黑色燕尾服，站在紫禁城的古老紅墻之間的舞臺上顯得神采奕奕，他們演唱了近30首膾炙人口的歌劇選段或歌曲。從卡雷拉斯的《我知道這個花園》到多明戈的《星光燦爛》，到帕瓦羅蒂的《今夜無人入睡》，洪亮且有穿透力的歌聲，贏得了現(xiàn)場3萬名觀眾的熱烈掌聲。

　　昔日這里曾經(jīng)鐘鼓齊鳴，如今西方歌劇在這里繚繞;昔日皇帝曾在這里議政，如今三位西方音樂大師在這里縱情高歌。東方建筑的神韻與西方藝術(shù)經(jīng)典在這里達(dá)成了完美的交融，古老的紫禁城在一個充滿激情的夜晚被喚醒，改革開放的中國以一場東西文化交融的音樂盛會，向世界展示他們積極走向世界的寬闊胸懷。

　　紫禁城午門廣場，“歌劇之王”帕瓦羅蒂、多明戈、卡雷拉斯深情演繹音樂盛典，取得了空前的成功，音樂會電視直播可覆蓋全球110多個國家和地區(qū)的33億觀眾。

　　參考解析：

　　世界著名三大男高音歌唱家在紫禁城午門廣場聯(lián)袂演出，在“6•23國際奧林匹克日” 掀起北京申奧活動的高潮是借助了公共關(guān)系學(xué)中名流公眾的效應(yīng)。

　　1.借助于社會名流的知識和專長

　　策劃組織借助名流的知名度擴(kuò)大組織的公共關(guān)系網(wǎng)絡(luò)，擴(kuò)大組織的公眾影響力，豐滿組織的社會形象，無形中使組織增添了一筆知識財富和信息財富。

　　2.借助于社會名流的社會聲望

　　一般公眾存在“崇尚英雄”“崇拜明星”的社會心理，組織與社會名流建立良好的關(guān)系，就會將本組織的名字與社會名流的名望聯(lián)系在一起，利用公眾崇拜名流的心理，提高了本組織在公眾心目中的位置。

　　分析評點：

　　名流公眾指那些對社會輿論和社會生活具有較大影響力和號召力的有名望人士。這類關(guān)系對象的數(shù)量有限，但對傳播的作用很大，能在輿論中迅速“聚焦”，影響力很強。通過社會名流去影響公眾和輿論，往往具有事半功倍的效果。世界著名三大男高音歌唱家首聚北京，為中國放歌，這是我國對外文化交流的空前創(chuàng)舉，其文化含量及影響力都將在21世紀(jì)的開年之時留下深刻的痕跡，并賦予古典藝術(shù)活動前所未有的商業(yè)價值。

　　四、按照以下便條要求完成工作

　　背景說明：你是亞暉時代公司行政總監(jiān)李琳，下面是總經(jīng)理王濤需要你完成的工作。

　　按照以下便條要求完成工作。

　　便 條

　　李琳：

　　我公司歷次召開辦公會，組織工作總是很雜亂，為了改進(jìn)工作，請你先就組織辦公會的程序問題提出意見，用備忘錄的形式發(fā)給我，然后我們一起討論后再行改進(jìn)。

　　謝謝。

　　總經(jīng)理：王濤

　　2007年4月6日

　　參考解析：

　　備忘錄

　　發(fā)給：王濤

　　發(fā)自：李琳

　　日期：2007年4月8日

　　內(nèi)容：

　　(1)收集議題。召開辦公會前，必須做好議題的收集工作，這是開好辦公會的前提條件。收集議題的工作一般由辦公室或秘書部門負(fù)責(zé)。收集議題的主要渠道有：

　　1)向領(lǐng)導(dǎo)班子成員收集，請他們提出議題。

　　2)向各部門收集，需要在辦公會上討論、決定的議題。

　　3)向下屬部門收集，如請示、報告需要批復(fù)和審議的事項等。

　　(2)協(xié)調(diào)議題

　　1)凡擬在辦公會上討論的議題是經(jīng)過有關(guān)部門協(xié)商后的議題，對意見分歧較大的問題，先由部門負(fù)責(zé)人、部門之間、分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行協(xié)商，協(xié)商意見基本一致，再提交辦公會討論，以免在會上扯皮。

　　2)只提出問題，而沒有解決問題的建議或意見，即不成熟的議題，不宜提交辦公會審議，以免久而不決。

　　(3)準(zhǔn)備文件。提交辦公會討論決定的事項，如有相關(guān)的文件、資料、說明等要提前準(zhǔn)備到位，需要與會者了解、研究的文件資料要在會前分發(fā)給與會者。

　　(4)掌握缺席情況。對可能缺席的會議人員和需要列席的人員應(yīng)事先掌握，并進(jìn)行協(xié)調(diào)，以免影響議題的討論。

　　(5)安排候會。由于辦公會討論的問題內(nèi)容多、事項雜，列席人員相對較多。為節(jié)省時間，防止陪會和會議內(nèi)容交叉擴(kuò)散，應(yīng)安排列席人員候會。秘書應(yīng)事先了解和估算每項議程的大致時間，及時通知列席人員，保證列席人員能夠準(zhǔn)時進(jìn)入會場。

　　(6)做好會議記錄。辦公會會議記錄是會議紀(jì)要的依據(jù)，也是原始的資料記錄，秘 書人員應(yīng)按照會議記錄的要求，認(rèn)真做好辦公會會議記錄。

　　(7)寫好會議紀(jì)要。辦公會會議紀(jì)要是記載會議決定事項的結(jié)果性文件，秘書人員要根據(jù)會議記錄認(rèn)真寫好會議紀(jì)要。會議紀(jì)要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)方可印制和分發(fā)給有關(guān)部門貫徹執(zhí)行。

　　五、試運用公共關(guān)系學(xué)中的相關(guān)知識分析評點以下案例

　　背景說明：你是亞暉時代公司行政總監(jiān)李琳，下面是總經(jīng)理王濤需要你完成的工作。

　　按照以下便條要求完成工作。

　　參考解析：

　　1.提出會議的目標(biāo)和任務(wù)要切實，目標(biāo)過高、過低或過于空洞，脫離實際需要，都不 利于會議的成功舉辦，無助于解決問題、協(xié)調(diào)工作，有時會產(chǎn)生負(fù)面影響。

　　2.會議名稱的使用應(yīng)分場合，正式場合、正式文件、會議記錄應(yīng)莊重，必須用全稱。 會議簡報、宣傳報道可以用規(guī)范化簡稱。

　　3.處理好主題與議題的關(guān)系。主題統(tǒng)帥議題，議題體現(xiàn)主題的思想性，并將主題具體 化。

　　4.明確與會人員的資格，在會議的邀請書和會議通知中應(yīng)明確說明是“出席”、“列席” 或“旁聽”。

　　5.會議的具體日期應(yīng)考慮周到。

　　(1)如是否和與會者的民族風(fēng)俗、宗教信仰不符。

　　(2)會議邀請的領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓、報告人能否按時出席。

　　(3)會議所需要的材料及其他準(zhǔn)備工作能否按時完成。

　　6.會議地點應(yīng)綜合考慮會場的規(guī)模、大小、設(shè)施能否滿足召開會議的需要，以及場館 周邊環(huán)境、交通、安全等因素是否適宜。

　　7.會議的公關(guān)和宣傳應(yīng)針對會前、會中、會后三個時段的不同特點和需要來組織安排。

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