我想， 這些場景，你一定經(jīng)歷過。在一堆文件夾中來來回回、進進出出，花了半小時就為了找一個文檔;每天接收到大量文件，久而久之，硬盤迅速被占滿，想清理卻不知道從何入手;記下一段有用的信息，過兩天要用的時候卻忘了放在哪里，導致丟三落四，不得不多次返工……這些現(xiàn)象，最主要的原因，是因為缺乏工作的條理性。
日本作家泉正人在《超級整理術(shù)》一書中，提到過：據(jù)研究，一個現(xiàn)代商務(wù)人士，一天中會接觸到大約 190 條信息;一年中花在找東西上的時間，大約是 150 小時。
什么是信息呢?跟工作相關(guān)的一切資料，都是信息。小到一段與同事的對話，一個無意間提到的需求，一篇文章，一個吉光片羽的靈感，大到一份文檔，一個表格，一份方案，都是一條信息。
每一次工作的執(zhí)行，就是對信息的處理。要么是把信息作為執(zhí)行對象(寫方案、填表格)，要么是作為輔助資料(鏈接、文章等)，要么是對工作有用，需要在某個環(huán)節(jié)補充進來，納入思考的(某個靈感、需求、BUG、注意點等)。
但實際工作中，許多人對信息的管理，是相當薄弱的。
我見過很多這樣的情況：跟新人交待一件事情，內(nèi)容比較多，他頻頻點頭稱是，卻沒有任何動作。不得不示意他：記下來吧，要點太多了，會記不住的。
好一些的情況，會主動拿便簽、記事本記下來。但這種也有個問題，交待的事情如果不是當天要辦，過了兩天，經(jīng)常就找不到信息記錄在哪里了，只得反復跑過來詢問。更有甚者，直接忘了這回事，被指出之后才一臉恍然大悟：對喔，我忘了。
這就會導致，日常工作中，大量的時間和精力，都耗費在這些無意義的事情上面 —— 來回找信息，溝通，返工。
許多人的工作效率，就這樣被一點點蠶食掉。
如何解決這個問題呢?
這就需要在工作中，建立一套信息處理體系。
我將其稱為「工作信息流」體系。
一個典型的「工作信息流」是什么樣的?
大抵上，如下圖所示：
舉幾個簡單的場景：
產(chǎn)品經(jīng)理開發(fā)一個產(chǎn)品之前，可能會把一些想法發(fā)到幾個種子用戶群里，讓種子用戶幫忙做評判、出主意;有時候，還要做一個簡單的問卷，讓他們幫忙填寫。這個過程可能會持續(xù)幾周，那么，這幾周里面的群聊天記錄、填寫的問卷，就是「可能用到的信息」。
下一步，產(chǎn)品經(jīng)理需要做一個需求列表，把大家希望具備的功能列出來，再讓開發(fā)去實現(xiàn)。這個時候，前面這些聊天記錄和問卷回饋，就變成了「正需要用到的信息」—— 因為列表的完成，必須參考這些記錄。當然，做好的列表，也歸在這其中。
等產(chǎn)品上線了，進行下一個版本的更新，這時前面這些文件，就成了「已經(jīng)用完的消息」。
這就是一段工作信息流的完整流程。
可以看到，如果沒有做好信息流管理的話，就可能導致很多問題產(chǎn)生。
比如，沒有把聊天記錄保存起來，在列功能需求時，就很容易忘記參考大家提的意見，漏了幾項重要功能沒寫。導致上線版本的效果，遠遠低于預期。
再比如，做一個活動方案，可能需要引用大量內(nèi)容。如果沒有管理好信息，就要打開幾十個標簽頁，一堆 Excel 文檔，一堆 Word 文件，翻微信記錄、郵件……且不說在這里搜尋和整理資料的時間，光是翻來覆去查找這些文件，就浪費了不知道多少時間。
那么，如何建立自己的「工作信息流」呢?
下面，從收集、處理和歸檔三方面，詳細講述。
一、概述
整套「工作信息流」體系，最好是 以「項目」為核心。
什么是項目?一個時間段內(nèi)，通過一系列任務(wù)，最終完成一個獨立的產(chǎn)出，就是一個項目。簡而言之，寫一篇約稿，是一個小項目;策劃一個線上活動，是一個大一點的項目;開發(fā)一款APP，是一個更大的項目。
每一個項目，都有著自己的「工作信息流」。這樣，當你著手去執(zhí)行項目的時候，才能最快地知道：我有哪些信息可以用?有哪些資料需要參考?有哪些任務(wù)需要完成。
我們不妨以「策劃一個線上活動」為一個項目，來詳細講解這套「工作信息流」體系。
二、收集
工作信息流，最核心的，就是把所有信息收集起來，在自己需要的時候，能夠第一時間拿到手，進行處理。
那么，針對我們的項目，可能獲取信息的方式，有這么幾個：
1. 用電腦的場景
假設(shè)我要為某品牌策劃一場線上活動，那么，當我瀏覽網(wǎng)頁的時候，可能會得到哪些方面的信息呢?
某平臺發(fā)布的行業(yè)報告 —— 也許可以用在策劃方案里，說服客戶;
某友商做過的活動案例和 H5 頁面 —— 也許可以用來參考;
某個專業(yè)網(wǎng)站對前者的評論和分析 —— 先存著，做方案時可以拿來對比;
或者，自己突發(fā)奇想的某個靈感 —— 趕緊記下來，后面再去好好思考、研究;
……
這些信息，我會用印象筆記，將它們?nèi)烤酆显谕粋�位置，便于在使用時迅速聚焦。
如何收集呢?
1)事先在印象筆記中新建一個筆記本，叫做 Inbox，用來作為收集箱;
2)遇到任何有價值的信息，用印象筆記的全局熱鍵，新建一條筆記;
3)粘貼如下內(nèi)容：需要收集的信息，來源網(wǎng)址，自己的想法和批注;
，我們將會及時處理。