第七章 計劃的基礎(chǔ)

　　一、什么是計劃工作

　　1.定義計劃工作。 答：計劃工作包含定義組織的目標(biāo)，制定全局戰(zhàn)略以實現(xiàn)目標(biāo)，以及開發(fā)一組廣泛的相關(guān)計劃以整合和協(xié)調(diào)組織的工作。計劃工作既關(guān)系到結(jié)果(做什么)，也關(guān)系到手段(怎么做)。

　　注：在正式計劃中，覆蓋一個年度甚至幾個年度的正式目標(biāo)以書面的形式表達(dá)出來，并且為組織的成員所共享。

　　二、為什么管理者要制定計劃

　　2.計劃服務(wù)于什么目的? 答：管理者制定計劃出于四個原因：①計劃指明了方向，并對各種努力進(jìn)行協(xié)調(diào)，使它朝向共同的方向。②計劃可以降低不確定性，減少環(huán)境變化的沖擊。盡管計劃不能消除變化，但管理者可以通過預(yù)測變化、考慮這些變化的沖擊和制定適當(dāng)?shù)拇胧﹣眄憫?yīng)變化。③計劃可以減少活動的重疊，最小化時間和資源的浪費。④計劃工作為控制工作設(shè)立了標(biāo)準(zhǔn)。

　　3.計劃與組織的績效之間是什么關(guān)系? 答：首先，一般來說，正式的計劃工作通常帶來較高的績效，較高的資產(chǎn)回報率，以及其他積極的財務(wù)結(jié)果。其次，計劃工作的質(zhì)量以及實現(xiàn)計劃的適當(dāng)措施，通常要比計劃工作本身對績效的貢獻(xiàn)更大。再次，某些對于正式計劃工作的研究表明，正式計劃并不必然地導(dǎo)致高績效，外部環(huán)境的影響通常是更關(guān)鍵的。最后，計劃與績效的關(guān)系還受到計劃的時間結(jié)構(gòu)的影響，一般組織要改進(jìn)它的績效，至少需要4年期的系統(tǒng)性的正式計劃工作。

　　三、管理者如何制定計劃

　　注：計劃通常被稱為管理的主要職能，因為它構(gòu)成了所有其他職能的基礎(chǔ)。計劃工作包含了兩個重要的要素：計劃和目標(biāo)。

　　4.區(qū)分目標(biāo)和計劃。答：目標(biāo)是個體、群體和整個組織期望的產(chǎn)出。目標(biāo)為各種管理決策和行動提供了方向以及衡量標(biāo)準(zhǔn)。計劃是一種文件，它規(guī)定了怎么實現(xiàn)目標(biāo)以及通常描述了資源的分配、進(jìn)度以及其他實現(xiàn)目標(biāo)的必要行動。當(dāng)管理者制定計劃時，他們既要規(guī)定目標(biāo)也要編制計劃。

　　5.目標(biāo)有哪些不同的類型。 答：財務(wù)目標(biāo)和戰(zhàn)略目標(biāo)是組織正式陳述的目標(biāo)。描述目標(biāo)的另一種方式是看其是真實的目標(biāo)還是陳述的目標(biāo)。①陳述的目標(biāo)是一個組織向外界宣稱的和試圖使各種利益相關(guān)者相信的正式的陳述。這些內(nèi)容的陳述，充其量是模糊的和更多地代表了管理當(dāng)局的公共關(guān)系技能，而不是作為組織實際上應(yīng)當(dāng)怎么做的有意義的指導(dǎo)方針。另外，這些目標(biāo)的內(nèi)容很大程度上是由組織的利益相關(guān)者想聽到什么決定的。②真實目標(biāo)是一個組織真正追求的目標(biāo)，是公司最終的目的�？梢酝ㄟ^仔細(xì)地觀察組織成員正在做什么來了解，行動是對目標(biāo)的最好定義。

　　6.描述每一種類型的計劃。 答：⑴影響程度：①戰(zhàn)略計劃是應(yīng)用于整體組織的計劃，其任務(wù)在于建立組織的全局目標(biāo)和尋求組織在環(huán)境中的定位。戰(zhàn)略計劃趨向于覆蓋較長的期間，以及覆蓋較寬的領(lǐng)域，還包括了目標(biāo)的構(gòu)建。②具體規(guī)定如何實現(xiàn)全局目標(biāo)的細(xì)節(jié)的計劃稱為運營計劃。運營計劃要定義實現(xiàn)目標(biāo)的途徑，趨向于覆蓋較短的期間。⑵時間長短：①長期計劃為超過3年期的計劃。②短期計劃為1年或短于1年期的計劃。介于二者之間的計劃既可以歸為長期計劃，也可以歸為短期計劃。⑶明確程度：①具體計劃是清晰定義的和沒有任何解釋余地的計劃，它具體地陳述了目標(biāo)，不存在模糊性，不存在理解上的歧義。缺點是它所要求的清晰性和可預(yù)見性在有些條件下并不具備。②方向性計劃是一種具有靈活性的計劃，它設(shè)立了一般的指導(dǎo)原則。方向性計劃提供了焦點，但是并不限定管理者在某個具體的目標(biāo)上采取某個具體的目標(biāo)。靈活性是方向性計劃的一種內(nèi)在特性，但是這種靈活性必須與清晰性的喪失進(jìn)行適當(dāng)?shù)臋?quán)衡。⑷使用頻率：①一次性計劃是指為滿足特定情況需要而設(shè)計的僅供一次性使用的計劃。②持續(xù)性計劃是持續(xù)執(zhí)行的計劃，它為重復(fù)進(jìn)行的活動提供了指南。持續(xù)性計劃包括政策、規(guī)則和程序。

　　7.區(qū)別傳統(tǒng)的目標(biāo)設(shè)定與目標(biāo)管理。 答：⑴傳統(tǒng)的目標(biāo)設(shè)立過程的中心議題是，首先設(shè)立組織的最高層目標(biāo)，然后將其逐層分解為每一個組織層次的子目標(biāo)。存在的一個問題是，如果最高層管理者規(guī)定的組織目標(biāo)過于寬泛，如獲得足夠的利潤，這種模糊的目標(biāo)在向下分解時，必須被規(guī)定得更加具體。由于組織目標(biāo)規(guī)定得很模糊，所以每一個層次上的管理者在制定具體目標(biāo)時，是根據(jù)他們自己對組織目標(biāo)的理解甚至是偏見來規(guī)定具體目標(biāo)的，結(jié)果可能導(dǎo)致目標(biāo)失去清晰性和一致性。⑵目標(biāo)管理是一個管理系統(tǒng)，雇員與他的上司共同制定具體的績效目標(biāo)，定期地評審實現(xiàn)目標(biāo)的進(jìn)展過程以及基于進(jìn)展過程進(jìn)行獎勵。①目標(biāo)管理方法不是將目標(biāo)僅僅作為一種控制方法，而是同時把他們作為激勵雇員的方法。②目標(biāo)管理包括四個要素：確定目標(biāo)、參與決策、明確期限和績效反饋。這種方法強調(diào)雇員實現(xiàn)他與上司共同制定的目標(biāo)，這會成為對個人努力的一種激勵。

　　補充⑴：手段—目的鏈 意味著上一層的目標(biāo)或目的與下一層的目標(biāo)相聯(lián)系，后者成為實現(xiàn)上一層目標(biāo)的手段。換言之，低層目標(biāo)是實現(xiàn)它上一層的手段，而上一層目標(biāo)又是實現(xiàn)更上一層目標(biāo)的手段，依次類推，直到組織的頂層。

　　補充⑵：目標(biāo)管理方法是否有效?對目標(biāo)管理的研究肯定了目標(biāo)管理有助于提高雇員的績效和組織的生產(chǎn)率。同樣的調(diào)查還發(fā)現(xiàn)，高層管理當(dāng)局的參與和承諾是目標(biāo)管理取得成功的重要條件。目標(biāo)管理存在的問題：①在動態(tài)的環(huán)境下可能失去作用——要經(jīng)常修訂，雇員沒有足夠時間實現(xiàn)目標(biāo)，很難對其努力作出恰當(dāng)?shù)脑u價。②雇員過分關(guān)注自己的目標(biāo)，而不考慮其他人的目標(biāo)，對提高生產(chǎn)率不利。③如果只是被看做一項年度的例行工作，只是填寫一些表格，那么顯然雇員不會被激勵去實現(xiàn)這樣的目標(biāo)。

　　8.設(shè)計良好的目標(biāo)具有哪些特征? 答：設(shè)計良好的目標(biāo)的特征：①是以結(jié)果而不是以行為來表述的;——因為期望的最終結(jié)果是任何目標(biāo)的最重要的要素。②目標(biāo)應(yīng)該是可度量和定量化的;③具有清楚的時間框架;——沒有時間約束的目標(biāo)實際上使組織更缺乏靈活性，因為你永遠(yuǎn)不能確定什么時候算是達(dá)到了目標(biāo)。④具有挑戰(zhàn)性但卻是可達(dá)到的;⑤設(shè)計良好的目標(biāo)應(yīng)該是以書面形式表達(dá)的;——以書面形式表達(dá)目標(biāo)的過程迫使人們仔細(xì)地思考它，而且寫下來的目標(biāo)是有形可見的。⑥設(shè)計良好的目標(biāo)應(yīng)該是與組織有關(guān)成員充分溝通過的;——因為使人們理解目標(biāo)是確保他們實現(xiàn)目標(biāo)的必要條件。

　　9.管理者應(yīng)當(dāng)怎樣設(shè)立目標(biāo)? 答：目標(biāo)設(shè)立的五個步驟——①審視組織的使命，也就是組織的目的;②評估可獲得的資源;——如果沒有相應(yīng)的資源，無論你如何努力也是不可能實現(xiàn)目標(biāo)的。③在制定目標(biāo)時同時考慮相關(guān)的因素;——目標(biāo)要反映希望的結(jié)果，同時應(yīng)該與組織的使命和其他領(lǐng)域的目標(biāo)相協(xié)調(diào);目標(biāo)還應(yīng)該是可度量的、具體的、包含完成期限的。④寫下你的目標(biāo);——以書面形式陳述目標(biāo)，并且與相關(guān)的人員充分溝通。⑤評估結(jié)果以判斷目標(biāo)是否達(dá)到�！�—如果環(huán)境變了，要對目標(biāo)作出適當(dāng)調(diào)整。

　　補充：目的或使命是為了說明組織存在的根本價值和意義。企業(yè)目的應(yīng)包含經(jīng)營理念和經(jīng)營目標(biāo)兩個方面。

　　10.權(quán)變因素怎么影響計劃工作? 答：影響計劃工作的權(quán)變因素主要有三個：組織的層次、環(huán)境的不確定性程度，以及未來承諾的時間長短。①大多數(shù)情況下，較低層次的管理者主要是制定運營性計劃，隨著組織層次的升高，計劃工作就越帶有戰(zhàn)略導(dǎo)向。②當(dāng)環(huán)境具有較高的不確定性時，計劃應(yīng)當(dāng)是具體的，但又是靈活的，管理者必須準(zhǔn)備在實施計劃的過程中修訂計劃甚至放棄原來的計劃。③當(dāng)前的計劃越是影響到未來的承諾和投入，管理者設(shè)立的計劃時間結(jié)構(gòu)就應(yīng)當(dāng)越長。這里，承諾概念意味著計劃應(yīng)該擴展到未來足夠長的期限，以滿足這些承諾和投入的實現(xiàn)。

　　補充：計劃工作的方法——開發(fā)計劃的傳統(tǒng)方法是由最高管理層在正式計劃部門的輔助下制定計劃，計劃是由上而下制定的，在每一個組織層次上按照特定的需要進(jìn)行裁減。雖然這種方法有助于使管理計劃更完備、更具有系統(tǒng)性和協(xié)調(diào)性，但是這種方法更多地關(guān)注怎么開發(fā)計劃，而不是制定一個具有可實施性的計劃，因此只有當(dāng)管理者認(rèn)識到制定具有可操作性計劃的重要性時它才是有效的。

　　開發(fā)計劃的另一種方法是吸收更多的組織成員參與計劃過程，計劃的編制不是逐級向下編制，而是由不同層次和不同部門的成員在一起按照特定的需要共同編制。當(dāng)成員積極地參與計劃工作時，他們會實際地感受到計劃在指導(dǎo)和協(xié)調(diào)方面的作用。

　　11.對正式計劃工作有哪些批評的意見? 答：①它可能對組織的決策和行動造成剛性;②不能根據(jù)動態(tài)的環(huán)境制定計劃;③正式的計劃不能代替直覺和創(chuàng)造性;④計劃工作使管理者的關(guān)注焦點放在今天的競爭而不是明天的生存上;⑤正式計劃工作強化了過去的成功從而很可能導(dǎo)致失敗。

　　12.在動態(tài)的環(huán)境下管理者如何有效地計劃? 答：動態(tài)環(huán)境下有效的計劃工作意味著計劃既是具體的又是靈活的，要準(zhǔn)備在環(huán)境變化的情況下改變原有的方向，保持對環(huán)境變化的警惕性，這種變化可能影響到計劃的有效實施，必要時需要作出調(diào)整。還有，即使環(huán)境存在高度不確定性，也需要持續(xù)地進(jìn)行正式的計劃工作。