會(huì)計(jì)報(bào)表的主要概念

　　正如手工情況下填制一張報(bào)表一樣、必須有表樣后才能填寫數(shù)據(jù)。UFO報(bào)表的制作也不外乎是報(bào)表的格式設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)處理，在介紹UFO的基本操作前，先熟悉一些UFO的基本概念。

　　l.格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)

　　UFO將報(bào)表制作分為兩大部分來(lái)處理，即報(bào)表格式設(shè)計(jì)工作與報(bào)表數(shù)據(jù)處理工作。

　　在報(bào)表格式設(shè)計(jì)狀態(tài)下進(jìn)行有關(guān)格式設(shè)計(jì)的操作，如表尺寸。行高列寬、單元屬性、單元風(fēng)格、組合單元、關(guān)鍵字及定義報(bào)表的單元公式(計(jì)算公式)、審核公式及舍位平衡公式。在格式狀態(tài)下，所看到的是報(bào)表的格式，報(bào)表的數(shù)據(jù)全部隱藏。在格式狀態(tài)下所做的操作對(duì)本報(bào)表所有的表頁(yè)都發(fā)生作用，并且不能進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入、計(jì)算等操作。

　　在報(bào)表的數(shù)據(jù)狀態(tài)下管理報(bào)表的數(shù)據(jù)，如輸入數(shù)據(jù)。增加或刪除表頁(yè)、審核。舍位平衡、制作圖形、匯總、合并報(bào)表等。在數(shù)據(jù)狀態(tài)下不能修改報(bào)表的格式，看到的是報(bào)表的全部?jī)?nèi)容，包括格式和數(shù)據(jù)。

　　報(bào)表工作區(qū)的左下角有一個(gè)【格式/數(shù)據(jù)】按鈕。如圖 所示，點(diǎn)取這個(gè)按鈕可以在格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)之間切換。

　　2.單元

　　單元是組成報(bào)表的最小單位，單元名稱由所在行、列標(biāo)識(shí)，行號(hào)用數(shù)字l～9999表示，列標(biāo)用字母 A～I(xiàn)U表示。例如：C8表示第 3列第 8 行的那個(gè)單元。單元類型向數(shù)值單元、字符單元、表樣單元3種。

　　(1)數(shù)值單元。用于存放報(bào)表的數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下(格式/數(shù)據(jù)按鈕顯示為“數(shù)據(jù)”時(shí))輸入，數(shù)值單元的內(nèi)容可以是1.7×(10E-308)-l.7×(10E+308)之間的任何數(shù)(15位有效數(shù)字),數(shù)字可以直接輸入或由單元中存放的單元公式運(yùn)算生成、建立一個(gè)新表時(shí)，所有單元的類型缺省為數(shù)值型。

　　(2)字符單元。也是報(bào)表的數(shù)據(jù)，只不過(guò)不一定是數(shù)值數(shù)據(jù)，也在數(shù)據(jù)狀態(tài)下(格式/數(shù)據(jù)按鈕顯示為“數(shù)據(jù)”時(shí))輸入。字符單元的內(nèi)容可以是漢字、字母、數(shù)字及各種鍵盤可輸入的符號(hào)組成的一串字符，一個(gè)單元中最多可輸入63個(gè)字符或31個(gè)漢字。字符單元的內(nèi)容也可由單元公式生成。

　　(3)表樣單元，是報(bào)表的格式，是定義一個(gè)沒有數(shù)據(jù)的空表所需的所有文字、符號(hào)或數(shù)字一旦單元被定義為表樣，那么在其中輸入的內(nèi)容對(duì)所有表頁(yè)都有效。表樣單元在格式狀態(tài)下(格式/數(shù)據(jù)按鈕顯示為“格式”時(shí))輸入和修改，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下(格式/數(shù)據(jù)按鈕顯示為“數(shù)據(jù)”時(shí))不允許修改。

　　3.組合單元

　　由于一個(gè)單元只能輸入有限個(gè)字符，在實(shí)際工作中有的單元有超長(zhǎng)輸入情況，這時(shí)，可以采用系統(tǒng)提供的組合單元。組合單元由相鄰的兩個(gè)或更多的單元組成，這些單元必須是同一種單元類型(表樣、數(shù)值、字符)，UFO在處理報(bào)表時(shí)將組合單元視為一個(gè)單元�？梢越M合同一行相鄰的幾個(gè)單元，可以組合同一列相鄰的幾個(gè)單元，也可以把一個(gè)多行多列的平面區(qū)域設(shè)為一個(gè)組合單元。組合單元的名稱可以用區(qū)域的名稱或區(qū)域中的單元的名稱來(lái)表示。例如把B2到B3定義為一個(gè)組合單元，這個(gè)組合單元可以用“B2”、“B3”、或“B2:B3”表示。

　　4.區(qū)域

　　由一張表頁(yè)上的一組單元組成，自起點(diǎn)單元至終點(diǎn)單元是一個(gè)完整的長(zhǎng)方形矩陣。在UFO中，區(qū)域是二維的，最大的區(qū)域是一個(gè)表的所有單元(整個(gè)表頁(yè))，最小的區(qū)域是一個(gè)單元。例如：A6到C10的長(zhǎng)方形區(qū)域表示為A6：C10，起點(diǎn)單元與終點(diǎn)單元用“：”連接。

　　5.表頁(yè)

　　一個(gè) UFO報(bào)表最多可容納 99 999 張表頁(yè)，每一張表頁(yè)是由許多單元組成的。一個(gè)報(bào)表中的所有表頁(yè)具有相同的格式，但其中的數(shù)據(jù)不同。表頁(yè)在報(bào)表中的序號(hào)在表頁(yè)的下方以標(biāo)簽的形式出現(xiàn)，稱為“頁(yè)標(biāo)”。頁(yè)標(biāo)用“第1頁(yè)”-“第99999頁(yè)”表示，當(dāng)前表的第2頁(yè)，可以表示為@2。

　　6.二維表和三維表

　　確定某一數(shù)據(jù)位置的要素稱為“維”。在一張有方格的紙上填寫 一個(gè)數(shù)，這個(gè)數(shù)的付置可通過(guò)行和列(二維)來(lái)描述。如果將一張有方格的紙稱為表，那么這個(gè)表就是二維表，通過(guò)行(橫軸)和列(縱軸)可以找到這個(gè)二維表中任何位置的數(shù)據(jù)。如果將多個(gè)相同的二維表疊在一起，找到某一個(gè)數(shù)據(jù)的要素需增加一個(gè)，即表頁(yè)號(hào)(Z軸)。這一疊表稱為一個(gè)三維表。如果將多個(gè)不同的三維表放在一起，要從這多個(gè)三維表中找到一個(gè)數(shù)據(jù)，又需增加一個(gè)要素，即表名。三維表的表間操作即為“四維運(yùn)算”。因此，在UFO中要確定一個(gè)數(shù)據(jù)的所有要素為：<表名>、<列>、<行>、<表頁(yè)> ，如利潤(rùn)表第2頁(yè)的C5單元，表示為：“利潤(rùn)表”→C5@2。

　　一張二維報(bào)表的各項(xiàng)缺省指標(biāo)為：行數(shù)：1-9999(缺省值為50行);列數(shù);l-255(缺省值為7列);行高：0-160毫米(缺省值為5毫米);列寬：0-220毫米(缺省值為26毫米);表頁(yè)數(shù)：1-99 999頁(yè)(缺省值為 l頁(yè))。

　　7.固定區(qū)及可變區(qū)

　　(1)固定區(qū)。指組成一個(gè)區(qū)域的行數(shù)和列數(shù)是固定的數(shù)目。一旦設(shè)定好以后，在固定區(qū)域內(nèi)其單元總數(shù)是不變的。

　　(2)可變區(qū)。指組成一個(gè)區(qū)域的行數(shù)或列數(shù)是不固定的數(shù)字，可變區(qū)的最大行數(shù)或最大列數(shù)是在格式設(shè)計(jì)中設(shè)定的。在一個(gè)報(bào)表中只能設(shè)置一個(gè)可變區(qū)，或是行可變區(qū)或是列可變區(qū)。行可變區(qū)是指可變區(qū)中的行數(shù)是可變的;列可變區(qū)是指可變區(qū)中的列數(shù)是可變的。設(shè)置可變區(qū)后，屏幕只顯示可變區(qū)的第一行或第一列，其他可變行列隱藏在表體內(nèi)。在以后的數(shù)據(jù)操作中，可變行列數(shù)隨著需要而增減。有可變區(qū)的報(bào)表稱為可變表。沒有可變區(qū)的表稱為固定表。

　　8.關(guān)鍵字

　　關(guān)鍵字是游離于單元之外的特殊數(shù)據(jù)單元，可以唯一標(biāo)識(shí)一個(gè)表頁(yè)，用于在大量表頁(yè)中快速選擇表頁(yè)。如：一個(gè)資產(chǎn)負(fù)債表的表文件可放一年12個(gè)月的資產(chǎn)負(fù)債表(甚至多年的多張表)，要對(duì)某一張表頁(yè)的數(shù)據(jù)進(jìn)行定位，要設(shè)置一些定位標(biāo)志，在UFO中稱為關(guān)鍵字。

　　UFO共提供了以下六種關(guān)鍵字，關(guān)鍵字的顯示位置在格式狀態(tài)下設(shè)置，關(guān)鍵字的值則在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入，每個(gè)報(bào)表可以定義多個(gè)關(guān)鍵字。

　　(1)單位名稱。字符型(最多30個(gè)字符)，為該報(bào)表表頁(yè)編制單位的名稱。

　　(2)單位編號(hào)。字符型(最多10個(gè)字符)，為該報(bào)表表頁(yè)編制單位的編號(hào)。

　　(3)年。數(shù)字型(1904-2100)，該報(bào)表表頁(yè)反映的年度。

　　(4)季。數(shù)字型(l-4)，該報(bào)表表頁(yè)反映的季度。

　　(5)月。數(shù)字型(1～12)，該報(bào)表表頁(yè)反映的月份。

　　(6)日。數(shù)字型(1～31)，該報(bào)表表頁(yè)反映的日期。

　　除此之外，UFO還增加了一個(gè)自定義關(guān)鍵字，當(dāng)定義名稱為“周”和“旬”時(shí)有特殊意義，可以用于業(yè)務(wù)函數(shù)中代表取數(shù)日期，可以從其他系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù)，在實(shí)際工作中可以根據(jù)具體情況靈活運(yùn)用這些關(guān)鍵字。

　　9.篩選

　　篩選是在執(zhí)行UFO的命令或函數(shù)時(shí)，根據(jù)用戶指定的篩選條件，對(duì)報(bào)表中每一個(gè)表頁(yè)或每一個(gè)可變行(列)進(jìn)行判斷，只處理符合篩選條件的表頁(yè)或可變行(列)。

　　篩選條件分為表頁(yè)篩選條件和可變區(qū)篩選條件。表頁(yè)篩選條件指定要處理的表頁(yè);可變區(qū)篩選條件指定要處理的可變行或可變列。

　　篩選條件跟在命令、函數(shù)的后面，用“FOR <篩選條件> ”來(lái)表示。例如：某企業(yè)1998全年的費(fèi)用表存在一個(gè)報(bào)表文件中，每個(gè)月的費(fèi)用表占一張表頁(yè)，共12張表頁(yè)。使用命令：LET A10=“下半年”FOR 月>5，表示給6、7、8、9、10、11、12月表頁(yè)的A10 單元賦值為“下半年”，其他表頁(yè)的A10 單元不變。

　　10.關(guān)聯(lián)

　　UFO報(bào)表中的數(shù)據(jù)有著特殊的經(jīng)濟(jì)含義，因此報(bào)表數(shù)據(jù)不是孤立存在的，一張報(bào)表中不同表頁(yè)的數(shù)據(jù)或多個(gè)報(bào)表中的數(shù)據(jù)可能存在著這樣或那樣的經(jīng)濟(jì)關(guān)系或勾稽關(guān)系，要根據(jù)這種對(duì)應(yīng)關(guān)系找到相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)進(jìn)行引用，就需要定義關(guān)聯(lián)條件。UFO在多個(gè)報(bào)表之間操作時(shí)，主要通過(guò)關(guān)聯(lián)條件來(lái)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)組織。

　　關(guān)聯(lián)條件跟在命令、函數(shù)的后面，用“RELATION <關(guān)聯(lián)條件>”來(lái)表示。如果有篩選條件，則關(guān)聯(lián)條件應(yīng)跟在篩選條件的后面。