第八節(jié)　會(huì)計(jì)報(bào)表公式定義與計(jì)算

　　在UFO中，由于各種報(bào)表之間存在著密切的數(shù)據(jù)間的邏輯關(guān)系，所以報(bào)表中各種數(shù)據(jù)的采集、運(yùn)算和勾稽關(guān)系的檢測(cè)就用到了不同的公式，主要有計(jì)算公式、審核公式和舍位平衡公式。本節(jié)主要介紹UFO的計(jì)算公式。

　　一、計(jì)算公式的功能

　　計(jì)算公式是報(bào)表數(shù)據(jù)的一個(gè)重要組成部分。對(duì)于財(cái)務(wù)報(bào)表，報(bào)表中的數(shù)據(jù)可能有不同的來(lái)源：

　　(1)有些數(shù)據(jù)需要手工輸入，例如在資產(chǎn)負(fù)債表中直接輸入各項(xiàng)目的數(shù)據(jù)。

　　(2)有些數(shù)據(jù)是由其他報(bào)表項(xiàng)目運(yùn)算得到的，例如“固定資產(chǎn)凈值”、“所有者權(quán)益合計(jì)”、“稅后利潤(rùn)”等項(xiàng)目。

　　(3)有些數(shù)據(jù)是從其他報(bào)表中取來(lái)的，例如“期末未分配利潤(rùn)”項(xiàng)目。

　　(4)有些數(shù)據(jù)可以從賬務(wù)系統(tǒng)中直接提取。

　　除了手工輸入的數(shù)據(jù)，其他數(shù)據(jù)都需要通過(guò)定義計(jì)算公式來(lái)得到。通過(guò)計(jì)算公式來(lái)組織報(bào)表數(shù)據(jù)，既經(jīng)濟(jì)又省事，把大量重復(fù)、復(fù)雜的勞動(dòng)簡(jiǎn)單化了。合理地設(shè)計(jì)計(jì)算公式能大大地節(jié)約勞動(dòng)時(shí)間，提高工作效率。

　　計(jì)算公式可以直接定義在報(bào)表單元中，這樣的公式稱為“單元公式”。UFO允許在報(bào)表中的每個(gè)數(shù)值型、字符型的單元內(nèi)，寫(xiě)入代表一定運(yùn)算關(guān)系的公式，用來(lái)建立表內(nèi)各單元之間、報(bào)表與報(bào)表之間或報(bào)表系統(tǒng)與其他系統(tǒng)之間的運(yùn)算關(guān)系。描述這些運(yùn)算關(guān)系的表達(dá)式，就可稱之為單元公式。

　　二、單元公式的格式

　　單元公式的書(shū)寫(xiě)規(guī)則如下：

　　<目標(biāo)區(qū)域>=<算術(shù)表達(dá)式>

　　(1)目標(biāo)區(qū)域。是用戶選取的、單元公式所賦值的單元或區(qū)域。

　　(2)算術(shù)表達(dá)式。用來(lái)確定單元公式的數(shù)據(jù)來(lái)源和運(yùn)算關(guān)系。算術(shù)表達(dá)式中可以使用單元引用、數(shù)值、字符、運(yùn)算符、函數(shù)等。

　　三、算術(shù)運(yùn)算符

　　算術(shù)運(yùn)算符是在描述運(yùn)算公式時(shí)采用的符號(hào)，UFO可使用的算術(shù)運(yùn)算符及運(yùn)算符的優(yōu)先順序如表4-2：

　　表4-2 算術(shù)運(yùn)算符順序表

　　四、算術(shù)表達(dá)式

　　算術(shù)表達(dá)式是由運(yùn)算符、區(qū)域和單元、常數(shù)、變量、關(guān)鍵字、非邏輯類函數(shù)表達(dá)式的組合，其結(jié)果為一個(gè)確定值。算術(shù)表達(dá)式又分為單值和多值算術(shù)表達(dá)式。單值算術(shù)表達(dá)式的結(jié)果為一個(gè)數(shù)值，也可為一個(gè)單純的常數(shù)，可將其賦值給一個(gè)單元。多值算術(shù)表達(dá)式的結(jié)果為多個(gè)數(shù)值，可將其運(yùn)算結(jié)果賦值給多個(gè)單元。

　　(1)單值算術(shù)表達(dá)式。例 C1=10;C2=A1+B1。

　　(2)多值算術(shù)表達(dá)式。例如，C1：C10=A1：A10+B1：B10(表示 C1=A1+B1，C2=A2+B2，…，C10=A10+B10);61：C10=100(表示C1=100，C2=100，…，C10=100)。

　　五、單元公式舉例

　　(l)A1=l000�！麑�(duì)于所有表頁(yè)，給A1單元賦值為 1000。

　　(2)C1=A1×B1。對(duì)于所有表頁(yè)，C1單元的值等于A1單元的值和B1單元的值的乘積。

　　(3)D10=PTOTAL(D1：D9)。對(duì)于所有表頁(yè)，D10單元的值等于D1單元到D9單元的值的總和。

　　(4)E10=“累計(jì)”。對(duì)于所有表頁(yè)，E10單元的值為字符“累計(jì)”。

　　十一、函數(shù)概述

　　按照函數(shù)的用途不同，函數(shù)又分為賬務(wù)函數(shù)、其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)取數(shù)函數(shù)、統(tǒng)計(jì)函數(shù)、數(shù)學(xué)函數(shù)、日期時(shí)間函數(shù)、本表他頁(yè)取數(shù)函數(shù)等等。下面舉例說(shuō)明常用函數(shù)的用法。圖4-13 公式列表對(duì)話框

　　1. 賬務(wù)函數(shù)賬務(wù)函數(shù)通常用來(lái)采集總賬中的

　　例如：在C5單元取999賬套501科目的本月貸方發(fā)生額。以單元公式形式為例，步驟為：

　　(1) 在格式設(shè)計(jì)狀態(tài)，單擊C5單元。

　　(2)輸入“=”或單擊“fx” 圖標(biāo)，出現(xiàn)定義公式對(duì)話框。

　　(3)在定義公式對(duì)話框中，單擊【函數(shù)向?qū)А堪粹o，出現(xiàn)函數(shù)向?qū)��?duì)話框。

　　(4)在函數(shù)向?qū)��?duì)話框中的函數(shù)分類列表框中，選擇【賬務(wù)函數(shù)】，在函數(shù)名列表框中，選擇【發(fā)生】，單擊【下一步】按鈕，出現(xiàn)用友賬務(wù)函數(shù)對(duì)話框。

　　(5)在用友賬務(wù)函數(shù)對(duì)話框中，單擊【參照】按鈕，出現(xiàn)賬務(wù)函數(shù)對(duì)話框。

　　(6)在賬務(wù)函數(shù)對(duì)話框中，選擇賬套號(hào)：999、科目：501、期間：月、會(huì)計(jì)年度：默認(rèn)、方向：貸及輔助核算項(xiàng)目編碼，最后單擊【確定】，返回用友賬務(wù)函數(shù)。

　　(7)在用友賬務(wù)函數(shù)對(duì)話框中，單擊【確定】返回。

　　(8)在定義公式對(duì)話框中，最終形成公式“C5=F5(“501”，月，“貸”，999，，)，確定。

　　(9)在C5單元格內(nèi)顯示“單元公式”字樣，在公式欄中顯示C5單元的公式定義。

　　2. 統(tǒng)計(jì)函數(shù)

　　統(tǒng)計(jì)函數(shù)一般用來(lái)做報(bào)表數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)工作，常用統(tǒng)計(jì)函數(shù)如表4-4：

　　例如：在C9單元取本表頁(yè)C5到C8單元的和。以單元公式形式為例，步驟為：

　　(1)在格式設(shè)計(jì)狀態(tài)，單擊C9單元。

　　(2)輸入“=”或單擊“fx” 圖標(biāo)，出現(xiàn)定義公式對(duì)話框。

　　(3)在定義公式對(duì)話框中，單擊【函數(shù)向?qū)А堪粹o，出現(xiàn)函數(shù)向?qū)��?duì)話框。

　　(4)在函數(shù)向?qū)��?duì)話框中的函數(shù)分類列表框中，選擇【統(tǒng)計(jì)函數(shù)】，在函數(shù)名列表框中，選擇【PTOTAL】，單擊【下一步】按鈕，出現(xiàn)固定區(qū)統(tǒng)計(jì)函數(shù)對(duì)話框。

　　(5)在固定區(qū)統(tǒng)計(jì)函數(shù)對(duì)話框的固定區(qū)區(qū)域文本框中輸入：C5：C8，如果有篩選條件，在篩選表達(dá)式文本框中輸入篩選條件，單擊【確定】，返回定義公式對(duì)話框。

　　(6)在定義公式對(duì)話框中，最終形成公式“ C9=PTOTAL(C5：C8)”，確定。

　　(7)在C9單元格內(nèi)顯示“單元公式”字樣，在公式欄中顯示C9單元的公式定義。

　　3.本表他頁(yè)取數(shù)函數(shù)

　　本表他頁(yè)取數(shù)函數(shù)用于從同一報(bào)表文件的其他表頁(yè)中采集數(shù)據(jù)。很多報(bào)表數(shù)據(jù)是從以前的歷史記錄中取得的，如本表其他表頁(yè)。當(dāng)然，這類數(shù)據(jù)可以通過(guò)查詢歷史資料而取得，但是，查詢既不方便，又會(huì)由于抄寫(xiě)錯(cuò)誤而引起數(shù)據(jù)的失真。而如果在計(jì)算公式中進(jìn)行取數(shù)設(shè)定，既減少工作量，又節(jié)約時(shí)間，同時(shí)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性也得到了保障。這就需要用到表頁(yè)與表頁(yè)間的計(jì)算公式。

　　(1) 取確定頁(yè)號(hào)表頁(yè)的數(shù)據(jù)。當(dāng)所取數(shù)據(jù)所在的表頁(yè)頁(yè)號(hào)已知時(shí)，用以下格式可以方便地取得本表他頁(yè)的數(shù)據(jù)：

　　<目標(biāo)區(qū)域>=<數(shù)據(jù)源區(qū)域> @<頁(yè)號(hào)>

　　例如：下面單元公式令各頁(yè)B2單元均取當(dāng)前表第一頁(yè)C5單元的值。其表示如下：

　　B2= C5@1

　　(2)按一定關(guān)鍵字取數(shù)。SELECT()函數(shù)常用于從本表他頁(yè)取數(shù)計(jì)算。

　　例如：在“損益表” 中，累計(jì)數(shù) = 本月數(shù)+同年上月累計(jì)數(shù)，表示為：

　　D=C+SELECT (D，年@=年and月@=月+1)

　　4. 從其他報(bào)表取數(shù)計(jì)算

　　當(dāng)從他表取數(shù)時(shí)，已知條件并不是頁(yè)號(hào)，而是希望按照年、月、日等關(guān)鍵字的對(duì)應(yīng)關(guān)系來(lái)取他表數(shù)據(jù)，就必須用到關(guān)聯(lián)條件。在進(jìn)行報(bào)表與報(bào)表間的取數(shù)時(shí)，不僅僅要考慮取哪一個(gè)表哪一個(gè)單元的數(shù)據(jù)，還要考慮數(shù)據(jù)源在哪一頁(yè)。例如，5月份的資產(chǎn)負(fù)債表中的利潤(rùn)，需要去傲利潤(rùn)表中5月份的利潤(rùn)數(shù)據(jù)，假如利潤(rùn)表中存在其他月份的數(shù)據(jù)，而不存在5月份的數(shù)據(jù)，那么《資產(chǎn)負(fù)債表》絕對(duì)不應(yīng)該將其他月份的數(shù)據(jù)取出來(lái)，報(bào)表間的計(jì)算公式就是要保證這一點(diǎn)。

　　報(bào)表間的計(jì)算公式與同一報(bào)表內(nèi)各表頁(yè)間的計(jì)算公式很相近，主要區(qū)別就是把本表表名換為他表表名。報(bào)表與報(bào)表間的計(jì)算公式分為：取他表確定頁(yè)號(hào)表頁(yè)的數(shù)據(jù)和用關(guān)聯(lián)條件從他表取數(shù)。

　　(1)取他表確定頁(yè)號(hào)表頁(yè)的數(shù)據(jù)。用以下格式可以方便地取得已知頁(yè)號(hào)的他表表頁(yè)數(shù)據(jù)：

　　<目標(biāo)區(qū)域>=“<他表表名>”→ <數(shù)據(jù)源區(qū)域> [@ <頁(yè)號(hào)> ]

　　當(dāng)<頁(yè)號(hào)>缺省時(shí)為本表各頁(yè)分別取他表各頁(yè)數(shù)據(jù)。下面就該格式舉一些例子。

　�、偃∷�表數(shù)據(jù)。令當(dāng)前表頁(yè)D5的值等于表“Y”第4頁(yè)D5的值：D5=“Y”→D5@4;令本表各頁(yè)D5的值等于表“Y”各頁(yè)D5的值：D5=“Y”→D5 FOR ALL;令當(dāng)前表所有表頁(yè) C5的值等于表“Y”第 1頁(yè)中C10 的值與表“Y”第2頁(yè)中C2的值之和：C5=“Y” →C10@1+“Y”-C2@2

　�、谌∷�表及本表的數(shù)據(jù)。令當(dāng)前表所有表頁(yè)C5的值等于表“Y”第1頁(yè)中C10的值與當(dāng)前表第2頁(yè)中C2的值之和：C5=“Y”→C10@l+C2@2。

　�、廴∑渌麅蓚�(gè)表的數(shù)據(jù)。當(dāng)前表 C1>0的表頁(yè) D5的值等于表“Y”第1頁(yè)中 H20的值與表“X”第2頁(yè)中F4的值之和：D5=“Y”→H20@l+“X”→E4@2 FOR C1>0。

　　④可變區(qū)公式。在命令窗或批命令中，令當(dāng)前可變表 C1>0的表頁(yè)V_D的值等于表“Y”第1頁(yè)中V_H的值與表“X” 第2頁(yè)中V_L的值之和：LET V_D =“Y”→V_H@l+“X”→V_L@2 FOR C1>0。

　　(2)用關(guān)聯(lián)條件從他表取數(shù)。當(dāng)從他表取數(shù)時(shí)，已知條件并不是頁(yè)號(hào)，而是希望按照年、月、日等關(guān)鍵字的對(duì)應(yīng)關(guān)系來(lái)取他表數(shù)據(jù)，就必須用到關(guān)聯(lián)條件。表頁(yè)關(guān)聯(lián)條件的意義是建立本表與他表之間以關(guān)鍵字或某個(gè)單元為聯(lián)系的默契關(guān)系。從他表取數(shù)的關(guān)聯(lián)條件的格式為：

　　RELATION <單元|關(guān)鍵字|變量|常量>WITH“<他表表名>”→<單元|關(guān)鍵字|變量|常量>

　　具體用法我們以例子說(shuō)明。例如：A1=“FYB”→A1 FOR ALL RELATION月WITH“FYB”→月，意義為取FYB表的，與當(dāng)前表頁(yè)月相同月的A1單元的值。如果當(dāng)前表頁(yè)為9月，則取FYB表9月表頁(yè)A1的值;A=“LRB”→BRELATION月 WITH “LRB” →月十1，意義為令本表各頁(yè)A列取表“LRB”上月各頁(yè) B列數(shù)值;A=“LRB”→A RELATION年 WITH“LRB”→年，月WITH“LRB”→月+l, 意義為令當(dāng)前表各項(xiàng)A列取表“LRB” 同年上月A列數(shù)值;A=“LRB”→B FOR ALL RELATlON 1 WITH “LRB”→月，令當(dāng)前表各頁(yè)A列取表“LRB”1月B列數(shù)值;A=“LRB”→B+“ZJB”→C RELATION年 WITH“LRB”→年，月WITH“LRB”→月，年WITH“ZJB”→年，月WITH“ZJB”→月，令當(dāng)前表各頁(yè)A列取表“LRB” 同年上月表頁(yè)B列數(shù)值及表“ZJB”上一年相同月份表頁(yè)C列數(shù)值之和。

　　十二、計(jì)算公式的編輯

　　在UFO中，編輯計(jì)算公式有3種方式：?jiǎn)卧�公式方式、命令行方式和批處理方式�?/P>

　　1.單元公式方式

　　單元公式方式在格式設(shè)計(jì)狀態(tài)中定義，存儲(chǔ)在報(bào)表單元中，切換到數(shù)據(jù)處理狀態(tài)時(shí)，單元公式將自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算，也可以隨時(shí)使用菜單【數(shù)據(jù)】中的【整表重算】命令驅(qū)動(dòng)報(bào)表中所有單元公式進(jìn)行重算。

　　不需再計(jì)算時(shí)，可以點(diǎn)取屏幕上方的【不計(jì)算】按鈕，本表頁(yè)以后不再重算。要重新計(jì)算，再次點(diǎn)取【不計(jì)算】按鈕即可。當(dāng)本表單元公式中涉及到其他表或其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)時(shí)，必須“整表重算”后才能更新數(shù)據(jù)。

　　2.命令行方式

　　在數(shù)據(jù)處理狀態(tài)下，選擇【文件】菜單中的【命令窗】，在報(bào)表工作區(qū)下面就會(huì)顯示命令窗窗口，在命令窗中一條一條書(shū)寫(xiě)要執(zhí)行的命令，按回車(chē)立即計(jì)算。

　　與定義單元公式不同的是，在命令宣中書(shū)寫(xiě)的命令應(yīng)以LET語(yǔ)句開(kāi)頭。如定義 C6單元為 C4和 C5單元之和，應(yīng)鍵人：LET C6=C4+C5。

　　3.批處理方式

　　在數(shù)據(jù)處理狀態(tài)下，選擇【文件】菜單下的【二次開(kāi)發(fā)】，選擇文件類型為批處理 (SHL文件)，在二次開(kāi)發(fā)窗口中一次性編輯所要執(zhí)行的命令，保存時(shí)，可以由用戶自己定義文件名，最后選擇【文件】菜單中的【執(zhí)行】，即可完成批量計(jì)算。

　　計(jì)算公式在命令窗和批命令中的格式特點(diǎn)是;以LET引導(dǎo)計(jì)算公式;一個(gè)計(jì)算公式可以為若干個(gè)篩選條件、關(guān)聯(lián)條件相同的區(qū)域賦值，各賦值表達(dá)式間以逗號(hào)“，”分隔。

　　在可變區(qū)中不能定義單元公式，要計(jì)算可變區(qū)的內(nèi)容，可以在命令窗或批命令中定義可變區(qū)公式。例如：LET V-C=(V-A)×(V-B)。