第七節(jié) 會(huì)計(jì)報(bào)表格式設(shè)計(jì)

　　報(bào)表的格式在格式狀態(tài)下設(shè)計(jì)。格式對(duì)整個(gè)報(bào)表都有效，下面分別說(shuō)明固定表和可變表的格式設(shè)計(jì)過(guò)程。

　　一、固定表設(shè)計(jì)

　　下面以損益表為例，說(shuō)明固定表的設(shè)計(jì)步驟。損益表如圖4-3所示

　　1.啟動(dòng)UFO，建立報(bào)表

　　單擊Windows95的系統(tǒng)桌面上的【開(kāi)始】，依次指向【程序】、【用發(fā)財(cái)務(wù)及企管軟件UFERPM8.10】、【財(cái)務(wù)系統(tǒng)】，最單擊【UFO表】，啟動(dòng)UFO表系統(tǒng)。首先是選擇賬套和會(huì)計(jì)年度.確認(rèn)后，進(jìn)入U(xiǎn)FO報(bào)表系統(tǒng)，選擇【文件】菜單中的【新建】命令或中擊【新建】圖標(biāo)后，出現(xiàn)一張空表，默認(rèn)表名為report1，并進(jìn)入格式狀態(tài)。

　　2.設(shè)置表尺寸

　　損益表表樣中，共有21行4列，包括表頭3行，表體16行，表尾2行。單擊【格式】下的【表尺寸】，出現(xiàn)表尺寸對(duì)話框，將行數(shù)設(shè)為21，列數(shù)設(shè)為4，確認(rèn)。這時(shí)屏幕上以保留21行4列，其余部分皆為灰色，注意：如果在設(shè)計(jì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)表尺寸有誤，可以通過(guò)【編輯】菜單下的【插入】和【刪除】增減行列數(shù)。

　　3.定義表頭和關(guān)鍵字

　　(1)定義表頭。首先在A1單元輸入標(biāo)題“損益表”。將“損益表” 三字居中放置的操作如下：選中A1：D1 單元，選擇【格式】下的【組合單元】，如圖4-4所示;8點(diǎn)【們本組合】或【按行組合】，會(huì)發(fā)現(xiàn)A1到D1成為一個(gè)損益表單元，然后單擊工具欄的“居中”按鈕，就可以將報(bào)表標(biāo)題居中，再選擇【格式】菜單中的【單元風(fēng)格】，在【單元風(fēng)格】對(duì)話框中設(shè)置表頭字體為黑體，字號(hào)為16，確認(rèn)。在 D2單元輸入“會(huì)工02 表”，單擊工具欄的【右對(duì)齊】按鈕，將“會(huì)工02表”靠右對(duì)齊。同理，在D3單元輸入“單位：元”字樣，并單擊工具欄的【右對(duì)齊】按鈕。

　　(2)定義關(guān)鍵字。選定 A3單元，選擇【數(shù)據(jù)】菜單下的【關(guān)鍵字】后的【設(shè)置】，默認(rèn)設(shè)置“單位名稱”關(guān)鍵字，確認(rèn)，A3單元中出現(xiàn)了紅色的“單位名稱：“×××××××××××”。重復(fù)上述操作，選擇【關(guān)鍵字】將“年”和“月” 兩個(gè)關(guān)鍵了加人，關(guān)鍵字“年”和“月”與“單位名稱” 重疊在一起，無(wú)法辨別。選擇【數(shù)據(jù)】菜單下的【關(guān)鍵字】后的【偏移】，設(shè)置月關(guān)鍵字偏移量為40，確認(rèn)后，月關(guān)鍵字位置向后移動(dòng)一定距離。由此，可以理解“偏移” 就是指各關(guān)鍵字在單元中的相對(duì)位置，負(fù)數(shù)表示向左偏移，正數(shù)表示向右偏移。如果這時(shí)單擊【數(shù)據(jù)/格式】按鈕切換到“數(shù)據(jù)”狀態(tài)，就能清楚地看到損益表的表頭了。

　　4.制作表體

　　(1)輸入表體內(nèi)各欄目?jī)?nèi)容。

　　(2)定義行高。如果希望加大報(bào)表的標(biāo)題行，首先單擊行標(biāo)“1”選擇標(biāo)題行，然后選擇【格式】菜單中的【行高】，出現(xiàn)“行高”對(duì)話框。在對(duì)話框中輸入希望的行高值，如8。

　　定義行高時(shí)也可以把鼠標(biāo)定位在第一行和第二行兩個(gè)行標(biāo)之間，鼠標(biāo)變形為黑色雙向箭頭時(shí)，拖動(dòng)鼠標(biāo)到滿意行高為止。

　　可用鼠標(biāo)一次調(diào)整多行的行高。首先選取多個(gè)行標(biāo)，然后利用鼠標(biāo)調(diào)整行高，選中區(qū)域的所有行將按新高度顯示。單擊表頁(yè)左上角的全選鈕后調(diào)整行高，可一次調(diào)整表頁(yè)中所有行的行高。

　　(3)定義列寬。定義列寬的操作與定義行高相似，不再贅述，將損益表各列調(diào)整為：A列：50;B列：16;C列：30;D列：30。

　　(4)設(shè)置表體單元風(fēng)格。單元顯示風(fēng)格即單元的字型、字體、字號(hào)、顏色、圖案、折行顯示等。例如，選擇A4：D4區(qū)域，單擊工具欄的【居中】按鈕，將表頭欄目居中。選擇 B 列，單擊工具欄的【居中】按鈕，將“行次”欄各項(xiàng)居中。

　　5.畫表格線

　　選取要畫線的區(qū)域人A4：D19。選擇【格式】菜單中的【區(qū)域畫線】，在【區(qū)域畫線】對(duì)話框中選擇“畫線類型”和“樣式”，本例中，選擇“網(wǎng)格”類型和默認(rèn)樣式，確認(rèn)后，A4：D19 區(qū)域出現(xiàn)設(shè)定格線。如果想刪除區(qū)域中的表格線，則重復(fù)以上過(guò)程，在對(duì)話框中選相應(yīng)的“畫線類型” 樣人為“空線”即可。

　　6.設(shè)置單元屬性

　　系統(tǒng)對(duì)在格式狀態(tài)下錄入的單元默認(rèn)為表樣，如 A4：D4 及 A5：A19單元，其余單元均為“數(shù)估”

　　需要設(shè)置單元屬性時(shí)，選取要設(shè)置單元屬性的區(qū)域，如 C5：D19，選擇【格式】菜單中的【單元屬性】，在【單元屬性】對(duì)話框中設(shè)置單元的單元類型、數(shù)字格式和邊框樣式。

　　7.定義公式

　　這里，主要說(shuō)明計(jì)算公式的定義。以C5單元為例，C5單元存放本月產(chǎn)品銷售收人的貸方發(fā)生額。定義過(guò)程如下：

　　(1)在格式設(shè)計(jì)狀態(tài)，單擊C5單元。

　　(2)輸入“=”或單擊【fx】圖標(biāo)，出現(xiàn)【定義公式】對(duì)話框。

　　(3)在定義公式對(duì)話框中，單擊【函數(shù)向?qū)А堪粹o，出現(xiàn)函數(shù)向?qū)��?duì)話框。

　　(4)在函數(shù)向?qū)��?duì)話框中的函數(shù)分類列表框中，選擇【賬務(wù)函數(shù)】，在函數(shù)名列表框中，選擇【發(fā)生】，單擊【下一步】按鈕，出現(xiàn)用友賬務(wù)函數(shù)對(duì)話框。

　　(5)在用友賬務(wù)函數(shù)對(duì)話框中，單擊【冬照】按鈕，出現(xiàn)賬務(wù)函數(shù)對(duì)話框

　　(6)在賬務(wù)函數(shù)對(duì)話框，選擇賬套號(hào)：999、科目：501、期間：月、會(huì)計(jì)年度：默認(rèn)、方向：貸及輔助核算項(xiàng)目編碼，最后單擊【確定】，返回用友賬務(wù)函數(shù)。

　　(7)在用友賬務(wù)函數(shù)對(duì)話框中，單擊【確定】返回。

　　(8)在定義公式對(duì)話框中，最終形成公式 C5=FS(“501”，月，“貸”，999，)， 確定。

　　(9)在C5 單元格內(nèi)顯示“單元公式”字樣，在公式欄中顯示C5 單元的公式定義。

　　8. 制作表尾

　　在 A20 單元輸入“制表”，A21單元輸入“財(cái)務(wù)主管”，C20銀元輸入“復(fù)核”，C21 單元輸入“報(bào)送日期”，然后將這些單元定義為右對(duì)齊。然后選擇B20：H21、D20：D21 區(qū)域，選擇【格式】菜單下的【單元屬性】，將單元類型定義為“字符”，并將這兩個(gè)區(qū)域定義為左對(duì)齊。

　　9.報(bào)表存盤

　　經(jīng)過(guò)以上步驟，一個(gè)損益表的樣板基本上建立起來(lái)了，選擇【文件】菜單下的【保存】，出現(xiàn)“另存為”對(duì)話框，輸入文件名“SYB”，確認(rèn)。如果不立即進(jìn)行報(bào)表計(jì)算。可以選【文件】菜單下的【關(guān)閉】，關(guān)閉當(dāng)前文件。

　　10.數(shù)據(jù)處理

　　現(xiàn)在使用剛才制作的樣板進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，生成9月份的損益表。

　　(1)打開(kāi)報(bào)表.如果報(bào)表是關(guān)閉狀態(tài)，需要打開(kāi)報(bào)表。選擇【文件】菜單下的【打開(kāi)】.選擇文件“損益表”，中擊【打開(kāi)】按鈕，屏幕下出現(xiàn)已事先定義的“損益表”，并處于數(shù)據(jù)處理狀態(tài)。

　　(2)錄入關(guān)鍵字。單擊【數(shù)據(jù)】菜單卜的【關(guān)鍵字】的【錄入】.輸入單位名稱。1999年、9月份, 確認(rèn)。

　　(3)數(shù)據(jù)輸入及計(jì)算。輸入報(bào)表中未定義單元公式的數(shù)據(jù).其他單元會(huì)根據(jù)公式自動(dòng)計(jì)算。

　　(4)保存。選擇【文件】該中卜的【保存】保存報(bào)表。

　　11.退出

　　報(bào)表編制完成后，選擇【文件】菜單下的【關(guān)閉】，關(guān)閉當(dāng)前文件。

　　二、可變表設(shè)計(jì)

　　一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)常用報(bào)表的格式比較固定，即使有變化，也可以通過(guò)修改固定及來(lái)實(shí)現(xiàn)。這里的可變表不是指固定表格式的變化，而是指那些行數(shù)或列數(shù)不固定，隨實(shí)際需要變動(dòng)的表。例如 ABC公司9、10月份銷售的產(chǎn)品有三種：甲產(chǎn)品、乙產(chǎn)品、丙產(chǎn)品。為考核各種產(chǎn)品的獲利能力，設(shè)計(jì)了產(chǎn)品銷售毛利明細(xì)表，如表4-1所示，在表中產(chǎn)品的品種是可以變化的，假定在 1999年度 ABC 公司預(yù)計(jì)最多可以銷售10 種產(chǎn)品(包括甲、乙、丙三種產(chǎn)品〕，這就用列人可變表制作。

　　制作可變表的步驟基本同固定表，簡(jiǎn)述如下：

　　1.確立表尺寸

　　本表共3列,行數(shù)不固定,最大為14行,10種產(chǎn)品各占1行,其他占4行2.定義輸入表頭和關(guān)鍵字

　　具體方法同“固定表”的定義與輸入方法。

　　3.制作表體

　　具體方法同“固定表”的表體制作步驟。

　　4.定義可變區(qū)

　　首先選中行標(biāo)4，選擇【格式】菜單下的【可變區(qū)】后的【設(shè)置】，本表為行可變，輸入數(shù)量“10”，單擊【確認(rèn)】，此時(shí)第4行的行標(biāo)變?yōu)榱?4。

　　注意：一個(gè)報(bào)表只能定義一個(gè)可變區(qū)。如果想重新設(shè)置可變區(qū)，首先取消現(xiàn)有可變區(qū)，再設(shè)置新的可變區(qū)。

　　5.定義公式

　　首先選擇B14單元，單擊fx，再定義公式對(duì)話框中，單擊【函數(shù)向?qū)А堪粹o，選擇【統(tǒng)計(jì)函數(shù)】中的“GTOTAL”函數(shù)，如圖4-5所示，單擊【下一步】按鈕，在可變區(qū)字段單元中輸入“B3:B13”，確認(rèn)。同理定義C14和D14單元公式。

　　然后，可以將文件命名為“xsmxb”保存。

　　6.數(shù)據(jù)處理

　　單擊左下角的【格式/數(shù)據(jù)】按鈕，切換到數(shù)據(jù)狀態(tài)。

　　(1)輸入關(guān)鍵字。輸入單位名稱、“1999年” 和“9月”。

　　(2)插入行。選中A4單元，單擊【編輯】菜單中的【插入】/【行】，輸入插入的行數(shù)2，確認(rèn)，屏幕上增加了兩行，行標(biāo)分別是5和6。

　　(3)輸入數(shù)據(jù)。在第4、5、6行各單元輸入數(shù)據(jù)，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算，結(jié)果如圖4—6所示。

　　圖4-6 完成后的產(chǎn)品銷售毛利明細(xì)表

　　三、格式設(shè)計(jì)的其他功能

　　l.套用格式

　　如果需要制作一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的財(cái)務(wù)報(bào)表如資產(chǎn)負(fù)債表等，可以利用UFO提供的財(cái)務(wù)報(bào)表模板自動(dòng)生成一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)財(cái)務(wù)報(bào)表。UFO提供了11種套用格式，可以選擇與報(bào)表要求相近的套用格式，再進(jìn)行一些必要的修改即可。操作步驟如下：

　　(1)單擊【格式/數(shù)據(jù)】按鈕，進(jìn)入格式狀態(tài)。

　　(2)選取要套用格式的區(qū)域。

　　(3)選擇【格式】菜單中的【套用格式】，出現(xiàn)【套用格式】對(duì)話框。在對(duì)話框中選取一種套用格式，如圖4-7套用格式界面所示。

　　圖4-7套用格式界面所示

　　確認(rèn)后，所選區(qū)域即出現(xiàn)相應(yīng)的格式。注意：區(qū)域套用格式之后，區(qū)域中原有格式和數(shù)據(jù)全部丟失。有些套用格式中已設(shè)置了計(jì)算公式，當(dāng)前區(qū)域套用該格式后，公式同時(shí)寫入了相應(yīng)單元中。

　　2.報(bào)表模板

　　UFO提供的報(bào)表模板包括了16個(gè)行業(yè)的70多張標(biāo)準(zhǔn)財(cái)務(wù)報(bào)表，包括現(xiàn)金流量表，以及單位常用的內(nèi)部報(bào)表，UFO還提供了自定義模板。利用模板編制現(xiàn)金流量表的步驟如下：

　　(1)單擊【格式/數(shù)據(jù)】按鈕，進(jìn)入格式狀態(tài)。

　　(2)選擇【格式】菜單中的【報(bào)表模板】，在報(bào)表模板對(duì)話框中選擇行業(yè)和財(cái)務(wù)報(bào)表名，確認(rèn)后生成一張空的標(biāo)準(zhǔn)財(cái)務(wù)報(bào)表，如圖4-8刊用模板編制現(xiàn)金流量表所示�？梢栽诖嘶�礎(chǔ)上稍作修改，最終得到滿意的結(jié)果。

　　3.自定義模板

　　用戶可以根據(jù)本單位的實(shí)際需要定制內(nèi)部報(bào)表模板，并可將自定義的模板加入到系統(tǒng)提供的模板庫(kù)中，也可增加或刪除各個(gè)行業(yè)及其內(nèi)置的模板。

　　(1)定制行業(yè)。在UFO中作出本單位的模板后，選擇【格式】下【自定義模板】，在自定義模板對(duì)話框中單擊【增加】按鈕，出現(xiàn)定義模板編輯框，錄入新增的行業(yè)名稱即可。

　　(2)定制模板。使用定制模板，可以將本單位自制的模板加入到定制行業(yè)或系統(tǒng)提供的行業(yè)模板下。在自定義模板對(duì)話框中選擇某行業(yè)，單擊【下一步】按鈕，在隨后出現(xiàn)的對(duì)話框中選擇【增加】，出現(xiàn)模板編輯框。在【模板名稱】編輯框中錄入模板的名稱，在【模板路徑】編輯框中錄入模板保存的路徑，確認(rèn)。