第六節(jié) 會計報表子系統(tǒng)概述

　　一、會計報表子系統(tǒng)的主要功能

　　會計報表子系統(tǒng)的主要功能體現(xiàn)于UFO的強(qiáng)大功能。UFO作為一種優(yōu)秀的電子表格軟件，與其他電子表格軟件的最大區(qū)別在于它是真正的三維立體表，在此基礎(chǔ)上提供了豐富的實用功能，完全實現(xiàn)了三維立體表的四維處理能力。UFO的主要功能有：

　　1.文件管理功能

　　UFO提供了各類文件管理功能，除能完成一般的文件管理外，UFO的數(shù)據(jù)文件還能夠轉(zhuǎn)換為不同的文件格式：如文本文件、*.mdb文件、*.dbf文件、Excel文件、Lotus1-2-3文件。此外，通過 UFO提供的“導(dǎo)入”和“導(dǎo)出”功能，可以實現(xiàn)和其他流行財務(wù)軟件之間的數(shù)據(jù)交換。

　　2.格式設(shè)計功能

　　UFO提供的格式設(shè)計功能，可以設(shè)置報表尺寸、組合單元、畫表格線(包括斜線)、調(diào)整行高列寬、設(shè)置字體和顏色、設(shè)置顯示比例等等，制作各種形式的報表。同時，UFO還內(nèi)置了11種套用格式和19個行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)財務(wù)報表模板，包括最新的現(xiàn)金流量表，方便了用戶標(biāo)準(zhǔn)報表的制作，對于用戶單位內(nèi)部常用的管理報表，UFO還提供了自定義模板功能。

　　3.數(shù)據(jù)處理功能

　　UFO的數(shù)據(jù)處理功能可以固定的格式管理含有大量數(shù)據(jù)的表頁，能將多達(dá)99999張具有相同格式的報表資料統(tǒng)一在一個報表文件中管理，并在每張表頁之間建立有機(jī)的聯(lián)系。

　　此外，還提供了排序、審核、舍位平衡、匯總功能;提供了絕對單元公式和相對單元公式，可以方便、迅速地定義計算公式;提供了種類豐富的函數(shù)，在系統(tǒng)向?qū)У囊龑?dǎo)下輕松地從賬務(wù)及其他子系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù)，生成財務(wù)報表。

　　4.圖表功能

　　UFO可以很方便地對數(shù)據(jù)進(jìn)行圖形組織和分析，制作包括直方圖、立體圖、圓餅圖、折線圖等多種分析圖表，并能編輯圖表的位置、大小、標(biāo)題、字體、顏色、打印輸出�！皥D文混排”使財務(wù)報表的數(shù)據(jù)更加直觀。

　　5.打印功能

　　UFO提供“所見即所得”和“打印預(yù)覽”，可以隨時觀看報表或圖形的打印效果。報表打印時，可以打印格式或數(shù)據(jù)，可以設(shè)置表頭和表尾，可以在0.3到3倍之間縮放打印，可以橫向或縱向打印等等。

　　6.二次開發(fā)功能

　　UFO還能進(jìn)行二次開發(fā)。它提供了批命令和自定義菜單，自動記錄命令窗中輸入的多個命令，可將有規(guī)律性的操作過程編制成批命令文件，進(jìn)一步利用自定義菜單開發(fā)出適合本企業(yè)的專用系統(tǒng)。

　　二、會計報表子系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的主要關(guān)系

　　會計報表子系統(tǒng)主要是從其他系統(tǒng)中提取編制報表所需的數(shù)據(jù)�？傎~、工資、固定資產(chǎn)、應(yīng)收、應(yīng)付、財務(wù)分析。采購、庫存、存貨核算和銷售子系統(tǒng)均可向報表子系統(tǒng)傳遞數(shù)據(jù)，以生成財務(wù)部門所需的各種會計報表。

　　四、會計報表的主要概念

　　正如手工情況下填制一張報表一樣、必須有表樣后才能填寫數(shù)據(jù)。UFO報表的制作也不外乎是報表的格式設(shè)計和數(shù)據(jù)處理，在介紹UFO的基本操作前，先熟悉一些UFO的基本概念。

　　l.格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)

　　UFO將報表制作分為兩大部分來處理，即報表格式設(shè)計工作與報表數(shù)據(jù)處理工作。

　　在報表格式設(shè)計狀態(tài)下進(jìn)行有關(guān)格式設(shè)計的操作，如表尺寸。行高列寬、單元屬性、單元風(fēng)格、組合單元、關(guān)鍵字及定義報表的單元公式(計算公式)、審核公式及舍位平衡公式。在格式狀態(tài)下，所看到的是報表的格式，報表的數(shù)據(jù)全部隱藏。在格式狀態(tài)下所做的操作對本報表所有的表頁都發(fā)生作用，并且不能進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入、計算等操作。

　　在報表的數(shù)據(jù)狀態(tài)下管理報表的數(shù)據(jù)，如輸入數(shù)據(jù)。增加或刪除表頁、審核。舍位平衡、制作圖形、匯總、合并報表等。在數(shù)據(jù)狀態(tài)下不能修改報表的格式，看到的是報表的全部內(nèi)容，包括格式和數(shù)據(jù)。

　　報表工作區(qū)的左下角有一個【格式/數(shù)據(jù)】按鈕。如圖 所示，點取這個按鈕可以在格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)之間切換。

　　2.單元

　　單元是組成報表的最小單位，單元名稱由所在行、列標(biāo)識，行號用數(shù)字l～9999表示，列標(biāo)用字母 A～I(xiàn)U表示。例如：C8表示第 3列第 8 行的那個單元。單元類型向數(shù)值單元、字符單元、表樣單元3種。

　　(1)數(shù)值單元。用于存放報表的數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下(格式/數(shù)據(jù)按鈕顯示為“數(shù)據(jù)”時)輸入，數(shù)值單元的內(nèi)容可以是1.7×(10E-308)-l.7×(10E+308)之間的任何數(shù)(15位有效數(shù)字),數(shù)字可以直接輸入或由單元中存放的單元公式運(yùn)算生成、建立一個新表時，所有單元的類型缺省為數(shù)值型。

　　(2)字符單元。也是報表的數(shù)據(jù)，只不過不一定是數(shù)值數(shù)據(jù)，也在數(shù)據(jù)狀態(tài)下(格式/數(shù)據(jù)按鈕顯示為“數(shù)據(jù)”時)輸入。字符單元的內(nèi)容可以是漢字、字母、數(shù)字及各種鍵盤可輸入的符號組成的一串字符，一個單元中最多可輸入63個字符或31個漢字。字符單元的內(nèi)容也可由單元公式生成。

　　(3)表樣單元，是報表的格式，是定義一個沒有數(shù)據(jù)的空表所需的所有文字、符號或數(shù)字一旦單元被定義為表樣，那么在其中輸入的內(nèi)容對所有表頁都有效。表樣單元在格式狀態(tài)下(格式/數(shù)據(jù)按鈕顯示為“格式”時)輸入和修改，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下(格式/數(shù)據(jù)按鈕顯示為“數(shù)據(jù)”時)不允許修改。

　　3.組合單元

　　由于一個單元只能輸入有限個字符，在實際工作中有的單元有超長輸入情況，這時，可以采用系統(tǒng)提供的組合單元。組合單元由相鄰的兩個或更多的單元組成，這些單元必須是同一種單元類型(表樣、數(shù)值、字符)，UFO在處理報表時將組合單元視為一個單元�？梢越M合同一行相鄰的幾個單元，可以組合同一列相鄰的幾個單元，也可以把一個多行多列的平面區(qū)域設(shè)為一個組合單元。組合單元的名稱可以用區(qū)域的名稱或區(qū)域中的單元的名稱來表示。例如把B2到B3定義為一個組合單元，這個組合單元可以用“B2”、“B3”、或“B2:B3”表示。

　　4.區(qū)域

　　由一張表頁上的一組單元組成，自起點單元至終點單元是一個完整的長方形矩陣。在UFO中，區(qū)域是二維的，最大的區(qū)域是一個表的所有單元(整個表頁)，最小的區(qū)域是一個單元。例如：A6到C10的長方形區(qū)域表示為A6：C10，起點單元與終點單元用“：”連接。

　　5.表頁

　　一個 UFO報表最多可容納 99 999 張表頁，每一張表頁是由許多單元組成的。一個報表中的所有表頁具有相同的格式，但其中的數(shù)據(jù)不同。表頁在報表中的序號在表頁的下方以標(biāo)簽的形式出現(xiàn)，稱為“頁標(biāo)”。頁標(biāo)用“第1頁”-“第99999頁”表示，當(dāng)前表的第2頁，可以表示為@2。

　　6.二維表和三維表

　　確定某一數(shù)據(jù)位置的要素稱為“維”。在一張有方格的紙上填寫 一個數(shù)，這個數(shù)的付置可通過行和列(二維)來描述。如果將一張有方格的紙稱為表，那么這個表就是二維表，通過行(橫軸)和列(縱軸)可以找到這個二維表中任何位置的數(shù)據(jù)。如果將多個相同的二維表疊在一起，找到某一個數(shù)據(jù)的要素需增加一個，即表頁號(Z軸)。這一疊表稱為一個三維表。如果將多個不同的三維表放在一起，要從這多個三維表中找到一個數(shù)據(jù)，又需增加一個要素，即表名。三維表的表間操作即為“四維運(yùn)算”。因此，在UFO中要確定一個數(shù)據(jù)的所有要素為：<表名>、<列>、<行>、<表頁> ，如利潤表第2頁的C5單元，表示為：“利潤表”→C5@2。

　　一張二維報表的各項缺省指標(biāo)為：行數(shù)：1-9999(缺省值為50行);列數(shù);l-255(缺省值為7列);行高：0-160毫米(缺省值為5毫米);列寬：0-220毫米(缺省值為26毫米);表頁數(shù)：1-99 999頁(缺省值為 l頁)。

　　7.固定區(qū)及可變區(qū)

　　(1)固定區(qū)。指組成一個區(qū)域的行數(shù)和列數(shù)是固定的數(shù)目。一旦設(shè)定好以后，在固定區(qū)域內(nèi)其單元總數(shù)是不變的。

　　(2)可變區(qū)。指組成一個區(qū)域的行數(shù)或列數(shù)是不固定的數(shù)字，可變區(qū)的最大行數(shù)或最大列數(shù)是在格式設(shè)計中設(shè)定的。在一個報表中只能設(shè)置一個可變區(qū)，或是行可變區(qū)或是列可變區(qū)。行可變區(qū)是指可變區(qū)中的行數(shù)是可變的;列可變區(qū)是指可變區(qū)中的列數(shù)是可變的。設(shè)置可變區(qū)后，屏幕只顯示可變區(qū)的第一行或第一列，其他可變行列隱藏在表體內(nèi)。在以后的數(shù)據(jù)操作中，可變行列數(shù)隨著需要而增減。有可變區(qū)的報表稱為可變表。沒有可變區(qū)的表稱為固定表。

　　8.關(guān)鍵字

　　關(guān)鍵字是游離于單元之外的特殊數(shù)據(jù)單元，可以唯一標(biāo)識一個表頁，用于在大量表頁中快速選擇表頁。如：一個資產(chǎn)負(fù)債表的表文件可放一年12個月的資產(chǎn)負(fù)債表(甚至多年的多張表)，要對某一張表頁的數(shù)據(jù)進(jìn)行定位，要設(shè)置一些定位標(biāo)志，在UFO中稱為關(guān)鍵字。

　　UFO共提供了以下六種關(guān)鍵字，關(guān)鍵字的顯示位置在格式狀態(tài)下設(shè)置，關(guān)鍵字的值則在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入，每個報表可以定義多個關(guān)鍵字。

　　(1)單位名稱。字符型(最多30個字符)，為該報表表頁編制單位的名稱。

　　(2)單位編號。字符型(最多10個字符)，為該報表表頁編制單位的編號。

　　(3)年。數(shù)字型(1904-2100)，該報表表頁反映的年度。

　　(4)季。數(shù)字型(l-4)，該報表表頁反映的季度。

　　(5)月。數(shù)字型(1～12)，該報表表頁反映的月份。

　　(6)日。數(shù)字型(1～31)，該報表表頁反映的日期。

　　除此之外，UFO還增加了一個自定義關(guān)鍵字，當(dāng)定義名稱為“周”和“旬”時有特殊意義，可以用于業(yè)務(wù)函數(shù)中代表取數(shù)日期，可以從其他系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù)，在實際工作中可以根據(jù)具體情況靈活運(yùn)用這些關(guān)鍵字。

　　9.篩選

　　篩選是在執(zhí)行UFO的命令或函數(shù)時，根據(jù)用戶指定的篩選條件，對報表中每一個表頁或每一個可變行(列)進(jìn)行判斷，只處理符合篩選條件的表頁或可變行(列)。

　　篩選條件分為表頁篩選條件和可變區(qū)篩選條件。表頁篩選條件指定要處理的表頁;可變區(qū)篩選條件指定要處理的可變行或可變列。

　　篩選條件跟在命令、函數(shù)的后面，用“FOR <篩選條件> ”來表示。例如：某企業(yè)1998全年的費用表存在一個報表文件中，每個月的費用表占一張表頁，共12張表頁。使用命令：LET A10=“下半年”FOR 月>5，表示給6、7、8、9、10、11、12月表頁的A10 單元賦值為“下半年”，其他表頁的A10 單元不變。

　　10.關(guān)聯(lián)

　　UFO報表中的數(shù)據(jù)有著特殊的經(jīng)濟(jì)含義，因此報表數(shù)據(jù)不是孤立存在的，一張報表中不同表頁的數(shù)據(jù)或多個報表中的數(shù)據(jù)可能存在著這樣或那樣的經(jīng)濟(jì)關(guān)系或勾稽關(guān)系，要根據(jù)這種對應(yīng)關(guān)系找到相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)進(jìn)行引用，就需要定義關(guān)聯(lián)條件。UFO在多個報表之間操作時，主要通過關(guān)聯(lián)條件來實現(xiàn)數(shù)據(jù)組織。

　　關(guān)聯(lián)條件跟在命令、函數(shù)的后面，用“RELATION <關(guān)聯(lián)條件>”來表示。如果有篩選條件，則關(guān)聯(lián)條件應(yīng)跟在篩選條件的后面。

　　五、制作會計報表的流程

　　如果系統(tǒng)內(nèi)置的標(biāo)準(zhǔn)報表不能滿足您的需要，用戶可以按照下述流程自己制作報表，一般來講在下面討論的制表流程步驟中，第l、2、4、7步是必須的，因為要完成報表處理，一定要有啟動系統(tǒng)建立報表、設(shè)計格式、數(shù)據(jù)處理、退出系統(tǒng)這些基本過程。

　　1.啟動UFO，建立報表

　　單擊Windows95系統(tǒng)桌面上的【開始】，依次指向【程序】、【用友財務(wù)及企管軟件UFERPM8.10】、【財務(wù)系統(tǒng)】，最后單擊【UFO表】，啟動UFO報表系統(tǒng)。首先是選擇賬套和會計年度，確認(rèn)后，進(jìn)入UFO報表系統(tǒng)，選擇【文件】菜單中的【新建】命令或單擊【新建】圖標(biāo)后，建立一個空的報表，默認(rèn)表名為report1，并進(jìn)入格式狀態(tài)。這時可以在這張報表上開始設(shè)計報表格式，在保存文件時可以用自己的文件名給這張報表命名。

　　2.設(shè)計報表的格式

　　報表的格式設(shè)計在格式狀態(tài)下進(jìn)行，格式對整個報表都有效，包括以下操作：

　　(1)設(shè)置表尺寸。定義報表的大小即設(shè)定報表的行數(shù)和列數(shù)。

　　(2)輸入表內(nèi)文字。包括表頭、表體和表尾(關(guān)鍵字值除外)。在格式狀態(tài)下定義了單元內(nèi)容的自動默認(rèn)為表樣型，定義為表樣型的單元在數(shù)據(jù)狀態(tài)下不允許修改和刪除。

　　(3)確定關(guān)鍵字在表頁上的位置，如單位名稱、年、月等。

　　(4)定義行高和列寬。

　　(5)定義組合單元。即把幾個單元作為一個單元使用。

　　(6)設(shè)置單元風(fēng)格。設(shè)置單元的字形、字體、字號、顏色、圖案、折行顯示等。

　　(7)設(shè)置單元屬性。把需要輸入數(shù)字的單元定為數(shù)值單元;把需要輸入字符的單元定為字符單元。

　　(8)畫表格線。

　　(9)設(shè)置可變區(qū)。即確定可變區(qū)在表頁上的位置和大小。

　　3.定義各類公式

　　公式的定義在格式狀態(tài)下進(jìn)行，計算公式定義了報表數(shù)據(jù)之間的運(yùn)算關(guān)系，可以實現(xiàn)報表系統(tǒng)從其他子系統(tǒng)取數(shù)。在報表單元中鍵人“=”就可以直接定義計算公式，所以稱為單元公式。審核公式用用于審核報表內(nèi)或報表之間的勾稽關(guān)系是否正確，需要用【審核公式】菜單項定義。舍位平衡公式用于報在數(shù)據(jù)進(jìn)行進(jìn)位或小數(shù)取整時調(diào)整數(shù)據(jù)，避免破壞原數(shù)據(jù)平衡，需要用【舍位平衡公式】菜單項定義。

　　4.報表數(shù)據(jù)處理

　　報表格式和報表中的各類公式定義好之后，就可以輸入數(shù)據(jù)并進(jìn)行處理了。報表數(shù)據(jù)處理在數(shù)據(jù)狀態(tài)下進(jìn)行。包括以下操作：

　　(1)新建的報表只有一張表頁，需要追加多個表頁。

　　(2)如果報表中定義了關(guān)鍵字，則輸入每張表頁上關(guān)鍵字的值。例如錄入關(guān)鍵字“單位名稱”的值：給第一頁錄入“甲單位”，給第二頁錄入“乙單位”給第三頁輸入“丙單位”等等。

　　(3)在數(shù)值單元或字符單元中輸入數(shù)據(jù)。

　　(4)如果報表中有可變區(qū)，可變區(qū)初始只有一行或一列.需要追加可變行或可變列，并在可變行或可變列中輸入數(shù)據(jù)。隨著數(shù)據(jù)的輸入，當(dāng)前表頁的單元公式將自動運(yùn)算并顯示結(jié)果。如果報表有審核公式和舍位平衡公式，則執(zhí)行審核和舍位。需要的話，做報表匯總和合并報表。

　　5.報表圖形處理

　　選取報表數(shù)據(jù)后可以制作各種圖形，如直方圖、圓餅圖、拆線圖、面積圖、立體圖。圖形可隨意移動，圖形的標(biāo)題、數(shù)據(jù)組可以按照要求設(shè)置，圖形可以打印輸出。

　　6.打印報表

　　可控制打印方向，橫向或縱向打印;可控制行列打印順序;不但可以以設(shè)置頁眉和頁腳，還可設(shè)置財務(wù)報表的頁首和頁尾;可縮放打印;利用打印預(yù)覽可觀看打印效果。

　　7.退出

　　所有操作進(jìn)行完畢之后，不要忘了保存報表文件，保存后可以退出 UFO系統(tǒng)。如果忘記保存文件，UFO在退出前將有提示。