第四節(jié)　總賬子系統(tǒng)初始化

　　系統(tǒng)初始化就是結合本企業(yè)的實際情況，將一個通用的賬務核算系統(tǒng)改造為適合本企業(yè)核算要求的“專用賬務核算系統(tǒng)”，即將手工會計核算體系移植到計算機，這是企業(yè)保證會計核算及各種專項輔助核算等工作順利開展的重要環(huán)節(jié)之一。初始化處理分兩部分實現(xiàn)，即核算體系的建立與期初數(shù)據(jù)的整理錄入。

　　一、核算體系的建立

　　1.操作員設置

　　所謂操作員設置，就是將本單位財務人員設置為系統(tǒng)認可的操作員，以便在計算機系統(tǒng)上進行操作分工及權限控制。系統(tǒng)管理員和賬套的會計主管通過對系統(tǒng)操作的分工和權限的管理，一方面可避免與業(yè)務無關人員對系統(tǒng)的操作;另一方面可以對系統(tǒng)所含的各個子系統(tǒng)的操作進行協(xié)調，以保證系統(tǒng)的安全與保密。以系統(tǒng)管理員身份注冊，進入系統(tǒng)管理的具體操作詳見第二章中“設置操作員及權限”部分。

　　2.建立核算賬套

　　當用戶第一次使用系統(tǒng)時，首先需要建立新的核算賬套，以后每個新的會計年度開始時.只需建立新年度的核算賬簿即可。新賬套的建立參見第二章第一節(jié)的相關內容。

　　賬套中的“會計主管”應該是本單位的財務人員，因此要先進行操作員設置，再建立核算賬套。

　　如果存貨(或客戶、供應商)要分類，那么在進行基礎信息設置時，必須先設置存貨分類，然后才能設置存貨檔案，否則可以直接設置存貨(或客戶、供應商)檔案。

　　賬套主管可以通過【賬套】下的【修改】功能，根據(jù)本單位的實際情況，對允許進行修改的內容進行修改。

　　3.操作員權限設置

　　設置好操作員并建立核算賬套后，應對每一個操作員賦予一定的權限。該項操作只能由系統(tǒng)管理員和他所指定的賬套主管來進行操作，其中，以系統(tǒng)管理員的身份進行操作可以放棄或指定賬套主管。操作員權限設置參見第二章第一節(jié)相關內容。

　　4.定義編碼方案

　　為了便于用戶進行分級核算、統(tǒng)計和管理，可以對基礎數(shù)據(jù)的編碼進行分級設置。因此，在系統(tǒng)初始時，應對系統(tǒng)將要用到的一些目錄的編碼級次及每級位數(shù)進行定義�？煞旨壴O置的內容有：科目編碼、存貨分類編碼、地區(qū)分類編碼、客戶分類編碼、供應商分類編碼、部門編碼、成本對象編碼、收發(fā)類別編碼和結算方式編碼。

　　編碼級次和各級編碼長度的設置將決定用戶單位如何編制基礎數(shù)據(jù)的編號，進而構成用戶分級核算、統(tǒng)計和管理的基礎。

　　定義編碼級次方案，可以在建立賬套過程，通過建賬向導來定義;也可以在【系統(tǒng)控制臺】界面，通過【基礎設置】中的【編碼方案】 來定義、修改編碼方案;還可以通過修改賬套參數(shù)的方法來修改編碼方案。

　　5.啟用賬套

　　啟用賬套，就是要根據(jù)企業(yè)的業(yè)務特點，對總賬系統(tǒng)的一些系統(tǒng)選項進行設置，以便總賬系統(tǒng)配置相應的功能或執(zhí)行相應的控制。當?shù)谝淮螁⒂每傎~系統(tǒng)時，系統(tǒng)自動出現(xiàn)圖3-5所示對話框，可以進行選項設置。在啟用賬套或業(yè)務變更后，也可以通過該對話框查看或調整賬簿的選項。另外，在【總賬系統(tǒng)】界面，單擊【文件】菜單下的【選項…】，也可以得到選項對話框。

　　從圖3-5可以看到，對話框共有四個頁簽：

　　(1)憑證頁簽。

　�、僦茊慰刂疲褐饕�設置在填制憑證時，系統(tǒng)應對哪些操作進行控制。

　�、弁鈳藕怂悖喝绻�企業(yè)有外幣業(yè)務，則應選擇相應的匯率方式。

　�、蹜{證控制：主要設置處理憑證時，系統(tǒng)應對哪些操作進行控制。

　�、芡鶃砜刂品绞剑褐饕�設置企業(yè)往來核算控制方式。

　　(2)賬簿頁簽。用來調整各種賬簿的輸出方式及打印要求等。當希望對查詢和打印權限作進一步細化時，可選擇“明細賬查詢權限控制到科目”選項，然后再到系統(tǒng)菜單【設置】下的【明細權限】中去設置明細賬科目查詢權限。

　　(3)會計日歷頁簽。可以查看各會計期間的起始日期與結束日期，以及啟用會計年度和啟用日期。此處僅能查看會計日歷的信息，如需修改請到系統(tǒng)管理中進行。修改時要注意以下限制：

　　①總賬系統(tǒng)的啟用日期不能在系統(tǒng)的啟用日期之前。

　�、谝唁浫�?yún)R率后不能修改總賬啟用日期。

　�、劭傎~中已錄入期初余額(包括輔助期初)則不能修改總賬啟用日期。

　�、芸傎~中已制單的月份不能修改總賬的啟用日期，其他系統(tǒng)中已制單的月份不能修改總賬的啟用日期。

　�、莸诙�年進入系統(tǒng)，不能修改總賬的啟用日期。

　　(4)其他頁簽。對系統(tǒng)的其他選項進行設置，但賬套信息的修改只能到系統(tǒng)管理中由賬套主管進行。

　　6.定義外幣及匯率

　　匯率管理是專為外幣核算服務的。企業(yè)有外幣業(yè)務，要進行外幣及匯率的

　　設置。這里只能錄入固定匯率與浮動匯率值，并不決定在制單時使用固定匯率還是浮動匯率，在【賬簿選項】中的【匯率方式】的設置決定制單使用固定匯率還是浮動匯率。

　　如果使用固定匯率，則應在每月月初錄入記賬匯率(即期初匯率)，月末計算匯兌損益時錄入調整匯率(即期末匯率);如果使用浮動匯率，則應每人在此錄入當日匯率。

　　7.建立會計科目

　　建立會計科目是會計核算方法之一，財務系統(tǒng)一般都提供了符合國家會計制度規(guī)定的一級會計科目，明細科目的確定要根據(jù)各企業(yè)情況自行確定，確定原則如下：

　　第一，會計科目的設置必須滿足會計報表編制的要求，凡是報表所用數(shù)據(jù)，需從系統(tǒng)取數(shù)的，必須設立相應科目。

　　第二，會計科目的設置必須保持科目與科目間的協(xié)調性和體系完整性。不能只有下級而無上級;既要設置總賬科目，又要設置明細科目，以提供總括和詳細的會計核算資料。

　　第三，會計科目要保持相對穩(wěn)定，會計年中不能刪除;如已經(jīng)使用，不能增設下一級明細科目。一級科目名稱要符合國家標準，明細科目名稱要通俗易懂。

　　第四，設置會計科目要考慮與子系統(tǒng)的銜接。在總賬系統(tǒng)中，只有末級會計科目才允許有發(fā)生額，才能接收各個子系統(tǒng)轉入的數(shù)據(jù)。因此，要將各個于系統(tǒng)中的核算科目設置為末級科目。

　　一般來說，為了充分體現(xiàn)計算機管理的優(yōu)勢，在企業(yè)原有的會計科目基礎上，應對以往的一些科目結構進行優(yōu)化調整，充分發(fā)揮總賬系統(tǒng)提供的輔助核算功能，深化、強化企業(yè)的核算和管理工作。

　　當企業(yè)規(guī)模不大，往來業(yè)務較少時，可采用和手工方式一樣的科目結構及記賬方法，即將往來單位、個人、部門、項目通過設置明細科目來進行核算管理：而對于一個往來業(yè)務頻繁，清欠、清理工作量大，核算要求嚴格的企業(yè)來說，應該采用總賬系統(tǒng)提供的輔助核算功能進行管理，即將這些明細科目的上級科目設為末級科目并設為輔助核算科目，并將這些明細科目設為相應的輔助核算目錄。一個科目設置了輔助核算后，它所發(fā)生的每一筆業(yè)務將會登記在總賬和輔助明細賬上。

　　例如：當未使用總賬系統(tǒng)的輔助核算功能時，科目設置如表3—1

　　(1)增加會計科目。在【總賬系統(tǒng)】中，單擊【系統(tǒng)初始化】下的【會計科目】，進入會計科目界面，單擊【增加】按鈕，出現(xiàn)會計科目一新增對話框，如圖3—6所示：

　�、倏颇烤幋a：科目編碼必須唯一，且必須按其級次的先后次序建立�？颇烤幋a只能由數(shù)字、英文字母及減號(-)、正斜杠(\)表示，其他字符(如&" ’;空格等)禁止使用。

　�、诳颇棵�稱：分為科目中文名稱和科目英文名稱，可以是漢字、英文字母或數(shù)字，可以是減號(-)。正斜杠(\)，但不能輸入其他字符�？颇恐形拿�稱最多可輸入10個漢字，科目英文名稱最多可輸入100個英文字母。

　　需要注意的是，科目中文名稱和英文名稱不能同時為空。在中文版中，必須錄入中文名稱;若是英文版，則必須錄入英文名稱。

　�、劭颇款愋停盒袠I(yè)性質為企業(yè)時，科目類型分為：資產(chǎn)、負債、所有者權益、成本、損益，沒有成本類的企業(yè)可不設成本類;行業(yè)性質為行政單位或事業(yè)單位時，按新會計制度科目類型設置。

　�、苜~頁格式：定義該科目在賬簿打印時的默認打印格式。系統(tǒng)提供了金額式、外幣金額式、數(shù)量金額式、外幣數(shù)量式四種賬頁格式供選擇。

　　⑤助記碼：用于幫助記憶科目，一般可用科目名稱中各個漢字拼音的頭一個字母組成，例如，管理費用，其助記碼可寫為glfy，這樣在制單或查賬中可使用助記碼glfy，系統(tǒng)可自動將助記碼轉換成科目名稱。

　�、圯o助核算：也叫輔助賬類。用于說明本科目是否有其他核算要求，系統(tǒng)除完成一般的總賬，明細賬核算外，并提供部門核算，個人往來核算、客戶往來核算、供應商往來核算、項目核算四種專項核算功能供選用。設置輔助核算要考慮以下幾點：

　　第一，一個科目可同時設置兩種專項核算，如管理費用既想核算各部門的使用情況，也想了解各項目的使用情況，那么可以同時設置部門核算和項目核算。

　　第二，個人往來核算不能與其他專項一同設置，客戶與供應商核算不能一同設置。輔助賬類必須設在未級科目上，但為了查詢或出賬方便，有些科目也可以在未級和上級設賬類。但若只在上級科目設賬類，其末級科目沒有設該賬類，系統(tǒng)將不承認，也就是說當上級科目設有某賬類時，其末級科目中必設有該賬類，否則只上級設賬類，系統(tǒng)將不處理。

　　第三，在設置輔助核算時請盡量慎重，因為如果科目已有數(shù)據(jù)，而要對科目的輔助核算進行修改，那么很可能會造成總賬與輔助賬對賬不平。

　�、倨渌�核算：用于說明本科目是否有其他要求，如銀行賬、日記賬等。一般情況下，現(xiàn)金科目要設為日記賬;銀行存款科目要設為銀行賬和日記賬。

　�、劭颇啃再|(余額方向)：增加記借方的科目，科目性質為借方;增加記貸方的科目，科目性質為貸方。一般情況下，只能在一級科目設置科目性質，下級科目的科目性質與其一級科目的相同。已有數(shù)據(jù)的科目不能再修改科目性質。

　�、弁鈳藕怂悖河糜谠O定該科目是否有外幣核算，以及核算的外幣名稱。一個科目只能核算一種外幣，只有有外幣核算要求的科目才允許也必須設定外幣幣名。

　�、軘�(shù)量核算：用于設定該科目是否有數(shù)量核算和數(shù)量計量單位。計量單位可以是任何漢字或字符，如公斤、件、噸等。

　　(2)科目修改。當科目屬性有錯誤時，可以對錯誤屬性進行修改。但是如果某科目已被制過單或已錄入期初余額，則不能修改該科目。如要修改該科目必須先刪除有該科目的憑證，并將該科目及其下級科目余額清零，再修改，修改完畢后要將余額及憑證補上。已使用的科目不能增加下級。

　　(3)科目查詢。準確而迅速地將指針定位在用戶所要查詢的科目上，方便地查詢或修改科目的各種屬性。

　　(4)科目刪除。對于不再使用的科目，可以將其從科目庫中刪除掉。但是已有余額的科目不能刪除，不能刪除非未級科目。

　　(5)指定科目。指定會計科目是指定出納的專管科目。只有指定科目后，才能執(zhí)行出納簽字，從而實現(xiàn)現(xiàn)金、銀行管理的保密性，才能查看現(xiàn)金、銀行存款日記賬。

　　8.建立輔助核算

　　將科目設置了輔助核算還是不夠的，還應將從科目中去掉的明細科目設置

　　為輔助核算的目錄。不同的輔助核算，應設置不同的核算目錄，如部門目錄、個人目錄、項目目錄、客戶目錄。供應商目錄。

　　(1)部門目錄設置。按照已經(jīng)定義好的部門編碼級次原則輸入部門編號及其信息。最多可分5級，編碼總長12位，部門檔案包含部門編碼、名稱、負責人、部門屬性等信息。在【總賬系統(tǒng)】界面，單擊【系統(tǒng)初始化】下的【部門目錄】，出現(xiàn)【部門檔案】界面。單擊【增加】按鈕，在相應編輯區(qū)域輸入

　　部門檔案的各項信息，然后單擊【保存】工具鈕，所增加的部門即在左側空白區(qū)中顯示，如圖3—7所示：

　　注意：部門編號必須符合部門編碼級次原則。

　　(2)個人目錄設置。主要用于記錄本單位使用系統(tǒng)的職員列表，包括職員編號、名稱、所屬部門及職員屬性等。職員編號必須唯一，職員編號和職員名稱必須輸入。

　　(3)項目目錄設置。一個單位項目核算的種類可能多種多樣，比如說，在建工程、對外投資、技術改造、融資成本、在產(chǎn)品成本、課題、合同訂單……，為此應允許企業(yè)定義多個種類的項目核算�？梢詫⒕哂邢嗤�特性的一類目定義成一個項目大類，一個項目大類可以核算多個項目，為了便于管理，還可以對這些項目進行分類管理。例如，可以按以下步驟定義項目：

　�、僭O置科目：為對部分成本費用和收人按項目核算、管理，在會計科目設置功能中先設置相關的項目核算科目，然后再定義項目目錄。如對生產(chǎn)成本科目設置項目核算的輔助賬類。

　�、诙�義項目大類：即項目核算的分類類別。在項目目錄定義功能中，增加項目大類，如增加生產(chǎn)成本項目大類。項目大類名稱是該類項目的總稱，而不是會計科目名稱。如果使用了存貨核算系統(tǒng)，可以在此選擇存貨中已定義好的存貨目錄作為項目目錄。

　�、壑付ê怂憧颇浚杭淳唧w指定需按此類項目核算的科目。一個項目大類可以指定多個科目，一個科目只能指定一個項目大類。在項目目錄定義功能中指定。如將直接材料、直接工資和制造費用指定為生產(chǎn)成本項目大類的科目。

　�、芏�義項目分類：為了便于統(tǒng)計，可將同一項目大類下的項目進一步劃分。如生產(chǎn)成本項目大類進一步劃分明細項目為自行開發(fā)項目和委托開發(fā)項目。

　�、荻�義項目欄目：是將各個項目大類中的具體項目輸入系統(tǒng)。具體輸入的內容又取決于項目欄目中所定義的欄目名稱或數(shù)據(jù)。

　　(4)客戶檔案設置。當往來客戶較多時，可以對客戶進行分類，以便對客戶進行分類統(tǒng)計和匯總。在桌面中單擊【系統(tǒng)初始化】下的【客戶分類】，屏幕顯示圖3-8所示【客戶分類】界面�？蛻舴诸惥幋a必須唯一，客戶分類的分類編碼必須與“編碼原則” 中設定的編碼級次結構相同。

　　如果需要進行往來管理，那么，必須將企業(yè)中客戶的詳細信息錄入客戶檔案中。建立客戶檔案直接關系到對客戶數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總和查詢等分類處理。設置充客戶分類，就可在最末級客戶分類下增加客戶目錄。在桌面中單擊【系統(tǒng)初始化】下的【客戶檔案】，選擇最末級分類，單擊【增加】，屏幕顯示圖3-9所示【客戶檔案卡片】界面�？蛻魴n案中“基本”信息中客戶編碼、名稱、簡稱必須輸入，其余可輸可不輸;“聯(lián)系”信息包括地址、郵政編碼。E-mail地址。電話、傳真、呼機等;“信用”信息包括應收余額、信用等級、信用額度、付款條件等;“其他”信息包括分管部門、專營業(yè)務員、停用日期、使用頻度等。

　　(5)供應商檔案設置。建立供應商檔案主要是為企業(yè)的采購管理、庫存管理、應付賬款管理服務的。在填制采購入庫單、采購發(fā)票和進行采購結算、應付款結算和有關供貨單位統(tǒng)計時都會用到供貨單位檔案，因此必須先設立供應商檔案，以便減少工作差錯。

　　系統(tǒng)提供了對供貨客戶檔案的設置和管理功能。若在“賬簿選項”中將供應商往來款項設為由應付系統(tǒng)核算，那么對供應商檔案的設置和管理也可在應付系統(tǒng)中進行，同時應付系統(tǒng)所生成的憑證將自動傳輸給總賬系統(tǒng)，若在“賬簿選項” 中將供應商往來款項設為由總賬系統(tǒng)核算，在總賬系統(tǒng)制作的憑證，應付款的查詢仍可在應付系統(tǒng)中進行。其操作原理與客戶目錄設置相同。

　　9.明細權限設置

　　當需要對操作員的操作權限做進一步細化，如希望制單權限控制到科目。

　　憑證審核權控制到操作員、明細賬查詢控制到科目等。首先應在“賬簿選項”中將上述選項作選中標記，再到“明細權限” 功能中進行設置。

　　在桌面中單擊【系統(tǒng)初始化】下的【明細權限】，系統(tǒng)提供了明細賬科目權限設置、憑證審核權限設置和制單科目權限設置。

　　在月份綜合明細賬中，可查詢所有科目，并不受此權限的限制。

　　10.結算方式定義

　　該功能用來建立和管理企業(yè)在經(jīng)營活動中所涉及到的結算方式。它與財務

　　結算方式一致，如現(xiàn)金結算、支票結算等。結算方式最多可以分為2級。結算方式編碼級次的設定在建賬的編碼部分中進行�！窘Y算方式】界面如圖3-10所示。

　　(1)結算方式編碼。用以標識某結算方式。必須按照結算方式編碼級次的先后順序來進行錄入，錄入值必須唯一。一般結算方式編碼可以用數(shù)字0-9或字符A-Z表示。

　　(2)結算方式名稱。根據(jù)企業(yè)的實際情況，必須錄入所用結算方式的名稱，錄入值必須唯一。

　　(3)票據(jù)管理標志。即是否使用支票登記簿，以輔助銀行出納對銀行結算的管理�？筛鶕�(jù)實際情況，通過單擊復選框來選擇某結算方式下的票據(jù)是否要進行票據(jù)管理。

　　11.憑證類別設置

　　許多企業(yè)為了便于管理或登賬方便，一般對記賬憑證進行分類編制，但各

　　企業(yè)的分類方法不盡相同，可以按照本單位的需要對憑證進行分類。系統(tǒng)提供了五種常用分類方式供選擇：包括記賬憑證，收款、付款。轉賬憑證，現(xiàn)金、銀行、轉賬憑證，現(xiàn)金收款、現(xiàn)金付款、銀行收款。銀行付款，轉賬憑證，自定義憑證類別。

　　在桌面中單擊【系統(tǒng)初始化】下的【憑證類別】。選擇所需類別，進而進入憑證類別設置界面，如圖3-11所示【憑證類別】，在此可對憑證類別進行增加、修改。刪除等操作。

　　某些類別的憑證在制單時對科目有一定限制，在這里，系統(tǒng)有五種限制類型供選擇：

　　(1)借方必有。制單時，此類憑證借方至少有一個限制科目有發(fā)生。

　　(2)貸方必有。制單時，此類憑證貸方至少有一個限制科目有發(fā)生。

　　(3)憑證必有。制單時，此類憑證無論借方還是貸方至少有一個限制科目有發(fā)生。

　　(4)憑證必無。制單時，此類憑證無論借方還是貸方不可有一個限制科目有發(fā)生。

　　(5)無限制。制單時，此類憑證可使用所有合法的科目。

　　限制科目由用戶輸入，可以是任意級次的科目，科目之間用逗號分割，數(shù)量不限，也可參照輸入，但不能重復錄入。

　　在開始用計算機靈人憑證之前應進行憑證類別的設置：已使用的憑證類別不能刪除，也不能修改類別字;若限制科目為非末級科目，則在制單時，其所有下級科目都將受到同樣的限制。

　　12.自定義項設置

　　在賬務系統(tǒng)中，各企業(yè)所使用的各類原始單據(jù)(如發(fā)票、憑證。出入庫單

　　等)和常用基礎信息(如客戶、供應商和存貨)中的項目可能會因為企業(yè)自身的原因出現(xiàn)一些差異，為滿足企業(yè)的不同要求，系統(tǒng)為各類原始單據(jù)和基礎信息設置了自定義項和自由項，以便設置一些系統(tǒng)沒有提供、但又需要的特殊項目，這樣在使用時就能夠靈活自由地錄入一些輔助信息。

　　在桌面中單擊【系統(tǒng)初始化】下的【自定義項】，屏幕顯示【自定義項設置】界面。系統(tǒng)預先定義好了最多可設置的自定義項和自由項。就自定義項而言，是針對單據(jù)、客戶、供應商和存貨;而自由項只針對存貨而言。一個自定義項目只能定義一個屬性，但一個自由項可以定義多個屬性

　　13.常用憑證及常用摘要定義

　　(1)常用憑證定義。在單位里，會計業(yè)務都有其規(guī)范性，因而在日常填制憑證的過程中，經(jīng)常會有許多憑證完全相同或部分相同，如果將這些常用的憑證存儲起來，在填制會計憑證時可隨時調用，必將大大提高業(yè)務處理的效率。確切地說，“常用憑證”提供的是常用會計憑證的模板，在調用常用憑證后，仍可做修改，使其符合當時會計業(yè)務需要。

　　常用憑證可以利用【總賬系統(tǒng)】中【憑證】菜單下的【常用憑證】定義，也可以通過【填制憑證】桌面中【制單】菜單下的【生成常用憑證】項生成。

　　定義常用憑證時既要定義憑證主要信息，也要定義憑證分錄內容。

　　(2)常用摘要定義。在日常填制憑證的過程中，因為業(yè)務的重復性發(fā)生，經(jīng)常會有許多摘要完全相同或大部分相同，如果將這些常用摘要存儲起來，在填制會計憑證時可隨時調用，必將大大提高業(yè)務處理效率。

　　常用摘要定義編號、摘要內容、相關科目，調用常用摘要可以直接輸入摘要編號或參照輸入，這些信息(數(shù)據(jù))可任意設定并在調用后可以修改補充。