(三)星河大廈建設(shè)工程項目的業(yè)主與某監(jiān)理公司和某建筑工程公司分別簽訂了建設(shè)工程施工階段委托監(jiān)理合同和建設(shè)工程施工合同。為了能及時掌握準(zhǔn)確、完整的信息，以便依靠有效的信息對該建設(shè)工程的質(zhì)量、進(jìn)度、投資實施最佳控制，項目總監(jiān)理工程師召集了有關(guān)監(jiān)理人員專門討論了如何加強(qiáng)監(jiān)理文件檔案資料的管理問題，涉及有關(guān)監(jiān)理文件檔案資料管理的意義、內(nèi)容和組織等方面的問題。

　　[問題]

　　1.你認(rèn)為對監(jiān)理文件檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理的意義何在?

　　2.在項目監(jiān)理部，對監(jiān)理文件檔案資料管理部門和實施人員的要求如何?

　　3.監(jiān)理文件檔案資料管理的主要內(nèi)容是哪些?

　　4.施工階段監(jiān)理工作的基本表式的種類和用途如何?

　　5.在監(jiān)理內(nèi)部和監(jiān)理外部，工程建設(shè)監(jiān)理文件和檔案的傳遞流程如何?

　　標(biāo)準(zhǔn)答案:

　　問題1答案：監(jiān)理文件檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理的意義為：

　　(1)可以為監(jiān)理工作的順利開展創(chuàng)造良好條件;

　　(2)可以極大地提高監(jiān)理工作效率;

　　(3)可以為建設(shè)工程檔案的歸檔提供可靠保證。

　　問題2答案：對監(jiān)理文件檔案資料管理部門和人員的要求有：

　　(1)應(yīng)由項目監(jiān)理部的信息管理部門專門負(fù)責(zé)建設(shè)工程項目的信息、管理工作，其中包括監(jiān)理文件檔案資料的管理。

　　(2)應(yīng)由信息管理部門中的資料管理人員負(fù)責(zé)文件和檔案資料的管理和保存。

　　(3)對信息管理部門中的資料管理人員的要求是： 1)熟悉各項監(jiān)理業(yè)務(wù); 2)全面了解和掌握工程建設(shè)進(jìn)展和監(jiān)理工作開展的實際情況。

　　問題3答案：監(jiān)理文件檔案資料管理的主要內(nèi)容包括：

　　(1)監(jiān)理文件和檔案收文與登記;

　　(2)監(jiān)理文件檔案資料傳閱與登記;

　　(3)監(jiān)理文件資料發(fā)文與登記;

　　(4)監(jiān)理文件檔案資料分類存放;

　　(5)監(jiān)理文件檔案資料歸檔;

　　(6)監(jiān)理文件檔案資料借閱、更改與作廢。

　　問題4答案：監(jiān)理工作表式的種類和用途：

　　(1)A類表10個，為承包單位用，是承包單位與監(jiān)理單位之間的聯(lián)系表，由承包單位填寫，向監(jiān)理單位提交申請或回復(fù)。

　　(2)B類表6個，為監(jiān)理單位用表，是監(jiān)理單位與承包單位之間的聯(lián)系表，由監(jiān)理單位填寫，向承包單位發(fā)出指令或指復(fù)。

　　(3)C類表2個，為各方通用，是工程監(jiān)理單位、承包單位、建設(shè)單位等各有關(guān)單位之間的聯(lián)系表。

　　問題5答案：監(jiān)理文件和檔案資料傳遞流程是：

　　(1)在監(jiān)理內(nèi)部，所有文件和檔案資料都必須先送信息管理部門，進(jìn)行統(tǒng)一整理分類，歸檔保存，然后由信息管理部門根據(jù)總監(jiān)理工程師或其授權(quán)監(jiān)理工程師指令和監(jiān)理工作的需要，分別將文件和檔案資料傳遞給有關(guān)的監(jiān)理工程師。

　　(2)在監(jiān)理外部，在發(fā)送或接收監(jiān)理業(yè)主、設(shè)計單位、施工單位、材料供應(yīng)單位及其他單位的文件和檔案資料時，也應(yīng)由信息管理部門負(fù)責(zé)進(jìn)行，這樣只有一個進(jìn)口通道，從而在組織上保證文件和檔案資料的有效管理。