第二節(jié) 建設工程監(jiān)理文件資料管理職責和要求

　　一、管理職責

　　根據(jù)《建設工程監(jiān)理規(guī)范》，項目監(jiān)理機構(gòu)文件資料管理的基本職責如下：

　　(1)應建立和完善監(jiān)理文件資料管理制度，宜設專人管理監(jiān)理文件資料。

　　(2)應及時、準確、完整地收集、整理、編制、傳遞監(jiān)理文件資料，宜采用信息技術(shù)進行監(jiān)理文件資料管理。

　　(3)應及時整理、分類匯總監(jiān)理文件資料，并按規(guī)定組卷，形成監(jiān)理檔案。

　　(4)應根據(jù)工程特點和有關規(guī)定，保存監(jiān)理檔案，并應向有關單位、部門移交需要存檔的監(jiān)理文件資料。

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　　【例】根據(jù)《建設工程監(jiān)理規(guī)范》(GB/T50319-2013)。關于項目監(jiān)理機構(gòu)文件資料監(jiān)理職責的說法，錯誤的是()。

　　A.應建立和完善監(jiān)理文件資料管理制度，宜設專人管理監(jiān)理文件資料

　　B.應及時整理、分類匯總監(jiān)理文件資料，并按分項工程組卷存放

　　C.應及時收集、整理、編制、傳遞監(jiān)理文件資料

　　D.應根據(jù)工程特點和有關規(guī)定保存監(jiān)理檔案，并向有關單位、部門移交

　　答案：B

　　二、管理要求

　　建設工程監(jiān)理文件資料的管理要求體現(xiàn)在建設工程監(jiān)理文件資料管理全過程，包括：監(jiān)理文件資料收發(fā)文與登記、傳閱、分類存放、組卷歸檔、驗收與移交等。

　　【例】下列工作內(nèi)容中，屬于建設工程監(jiān)理文件資料管理的有()。

　　A.收發(fā)文與登記

　　B.文件起草與修改

　　C.文件傳閱

　　D.文件分類存放

　　E.文件組卷歸檔

　　答案ACDE

　　(一)建設工程監(jiān)理文件資料收文與登記

　　項目監(jiān)理機構(gòu)所有收文應在收文登記表上按監(jiān)理信息分類分別進行登記，應記錄文件名稱、文件摘要信息、文件發(fā)放單位(部門)、文件編號以及收文日期，必要時應注明接收文件的具體時間，最后由項目監(jiān)理機構(gòu)負責收文人員簽字。

　　對于工程照片及聲像資料等，應注明拍攝日期及所反映的工程部位等摘要信息。收文登記后應交給項目總監(jiān)理工程師或由其授權(quán)的監(jiān)理工程師進行處理，重要文件內(nèi)容應記錄在監(jiān)理日志中。

　　涉及建設單位的指令、設計單位的技術(shù)核定單及其他重要文件等，應將其復印件公布在項目監(jiān)理機構(gòu)專欄中。

　　(二)建設工程監(jiān)理文件資料傳閱與登記

　　建設工程監(jiān)理文件資料需要由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師確定是否需要傳閱。

　　每一位傳閱人員閱后應在文件傳閱紙上簽名，并注明日期。傳閱完畢后，文件資料原件應交還信息管理人員存檔。

　　(三)建設工程監(jiān)理文件資料發(fā)文與登記

　　建設工程監(jiān)理文件資料發(fā)文應由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師簽名，并加蓋項目監(jiān)理機構(gòu)圖章。若為緊急處理的文件，應在文件資料首頁標注“急件”字樣。

　　所有建設工程監(jiān)理文件資料應要求進行分類編碼，并在發(fā)文登記表上進行登記。

　　(四)建設工程監(jiān)理文件資料分類存放

　　(五)建設工程監(jiān)理文件資料組卷歸檔

　　1.建設工程監(jiān)理文件資料編制要求

　　(1)歸檔的文件資料一般應為原件。

　　(2)文件資料的內(nèi)容及其深度須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標準的要求。

　　(3)文件資料的內(nèi)容必須真實、準確，與工程實際相符。

　　(4)文件資料應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。

　　(5)文件資料應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。

　　(6)文件資料中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面(297mmX210mm)。紙張應采用能夠長時間保存的韌力大、耐久性強的紙張。

　　(7)文件資料的縮微制品，必須按國家縮微標準進行制作，主要技術(shù)指標要符合國家標準，保證質(zhì)量，以適應長期安全保管。

　　(8)文件資料中的照片及聲像檔案，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說明或內(nèi)容準確。

　　(9)文件資料應采用打印形式并使用檔案規(guī)定用筆，手工簽字，在不能使用原件時，應在復印件或抄件上加蓋公章并注明原件保存處。

　　應用計算機輔助管理建設工程監(jiān)理文件資料時，相關文件和記錄經(jīng)相關負責人員簽字確定、正式生效并已存入項目監(jiān)理機構(gòu)相關資料夾時，信息管理人員應將儲存在計算機中的相應文件和記錄的屬性改為“只讀”，并將保存的目錄名記錄在書面文件上，以便于進行查閱。在建設工程監(jiān)理文件資料歸檔前，不得刪除計算機中保存的有效文件和記錄。

　　【例】下列對建設工程歸檔文件的要求中，屬于編制要求的有()。

　　A.符合國家有關的技術(shù)規(guī)范、標準

　　B.案卷不宜過厚，一般不超過40mm

　　C.不同載體的文件一般應分別組卷

　　D.內(nèi)容真實、準確，與工程實際相符

　　E.應采用耐久性強的書寫材料

　　答案:ADE

　　2.建設工程監(jiān)理文件資料組卷方法及要求

　　(1)組卷原則及方法

　　1)組卷應遵循監(jiān)理文件資料的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用;

　　2)一個建設工程由多個單位工程組成時，應按單位工程組卷;

　　3)監(jiān)理文件資料可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。

　　⑵組卷要求

　　1)案卷不宜過厚，一般不超過40mm;

　　2)案卷內(nèi)不應有重份文件，不同載體的文件一般應分別組卷。

　�、蔷韮�(nèi)文件排列

　　1)文字材料按事項、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。

　　2)圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。

　　3)既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。

　　【例】關于建設工程監(jiān)理文件資料組卷要求的說法，正確的有()。

　　A.案卷厚度應一致，每卷厚度為40mm

　　B.案卷內(nèi)應有重份文件作為備份

　　C.不同載體文件應按形成時間統(tǒng)一組卷

　　D.文字材料按事項、專業(yè)順序排列

　　E.相同專業(yè)圖紙按圖號順序排列

　　答案：DE

　　【例】關于建設工程檔案編制要求和組卷方法的說法，正確的是()。

　　A.文件資料應采用手寫形式并使用檔案規(guī)定用筆，手工簽字

　　B.建設工程由多個單位工程組成時，應按形成單位組卷

　　C.案卷內(nèi)不應有重份文件，不同載體的文件一般應共同組卷

　　D.既有文字材料又有圖紙的案卷，應將文字材料排前，圖紙排后

　　【答案】D

　　【例】關于建設工程監(jiān)理文件資料卷內(nèi)排列要求的說法，正確的是()。

　　A.請示在前,批復在后

　　B.主件在前,附件在后

　　C.定稿在前,印本在后

　　D.圖紙在前,文字在后

　　【答案】B