建設(shè)工程檔案編制質(zhì)量要求與組卷方法

　　(一)歸檔文件的質(zhì)量要求

　　(1)歸檔的工程文件一般應(yīng)為原件。

　　(2)工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。

　　(3)工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合。

　　(4)工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易退色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。

　　(5)工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。

　　(6)工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面(297mm×210mm)。圖紙宜采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。

　　(7)工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖。計(jì)算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計(jì)算機(jī)所出圖紙的復(fù)印件。

　　(8)所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。

　　(9)利用施工圖改繪竣工圖，必須標(biāo)明變更修改依據(jù);凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖。

　　(10)不同幅面的工程圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》(GB/10609.3―89)統(tǒng)一折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄露在外面。

　　(11)工程檔案資料的縮微制品，必須按國家縮微標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制作，主要技術(shù)指標(biāo)(解像力、密度、海波殘留量等)要符合國家標(biāo)準(zhǔn)，保證質(zhì)量，以適應(yīng)長期安全保管。

　　(12)工程檔案資料的照片(含底片)及聲像檔案，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說明或內(nèi)容準(zhǔn)確。

　　(13)工程文件應(yīng)采用打印的形式并使用檔案規(guī)定用筆，手工簽字，在不能夠使用原件時(shí)，應(yīng)在復(fù)印件或抄件上加蓋公章并注明原件保存處。

　　例：下列對建設(shè)工程歸檔文件的要求中，屬于質(zhì)量要求的有( )。

　　A.符合國家有關(guān)的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程

　　B.同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應(yīng)從長

　　C.同一案卷內(nèi)有不同密級的文件，應(yīng)以高密級為本卷密級

　　D.內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符

　　E.應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料

　　答案：ADE

　　(二)歸檔工程文件的組卷要求

　　1.立卷的原則和方法

　　(1)立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用;

　　(2)一個(gè)建設(shè)工程由多個(gè)單位工程組成時(shí)，工程文件應(yīng)按單位工程組卷;

　　(3)立卷采用如下方法：

　　1)工程文件可按建設(shè)程序劃分為工程準(zhǔn)備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件5部分;

　　2)工程準(zhǔn)備階段文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、形成單位等組卷;

　　3)監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷;

　　4)施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷;

　　5)竣工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷;

　　6)竣工驗(yàn)收文件可按單位工程、專業(yè)等組卷;

　　例：關(guān)于歸檔工程文件組卷方法的說法，正確的是( )。

　　A.施工文件可按施工投標(biāo)、施工準(zhǔn)備、施工過程和工程交驗(yàn)組卷

　　B.監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷

　　C.工程準(zhǔn)備階段文件可按設(shè)計(jì)準(zhǔn)備、施工準(zhǔn)備、生產(chǎn)準(zhǔn)備等組卷

　　D.竣工驗(yàn)收文件應(yīng)按專業(yè)、分部工程、單位工程組卷

　　答案：B

　　例：建設(shè)工程文件的內(nèi)容不同，組卷方法也不盡相同，但都可以按( )組卷。

　　A.單位工程

　　B.分部工程

　　C.專業(yè)

　　D.文件的形成單位

　　E.工程進(jìn)展階段

　　答案：AC

　　(4)立卷過程中宜遵循下列要求：

　　1)案卷不宜過厚，一般不超過40mm;

　　2)案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件，不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。

　　2.卷內(nèi)文件的排列

　　(1)文字材料按事項(xiàng)、專業(yè)順序排列。同一事項(xiàng)的請示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。

　　(2)圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。

　　(3)既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。

　　3.案卷的編目

　　(1)編制卷內(nèi)文件頁號應(yīng)符合下列規(guī)定：

　　1)卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號。

　　2)頁號編寫位置：單頁書寫的文字在右下角;雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。

　　3)成套圖紙或印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重寫編寫頁碼。

　　4)案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。

　　(2)卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：

　　1)卷內(nèi)目錄式樣宜符合現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》中附錄B的要求。

　　2)序號：以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注。

　　3)責(zé)任者：填寫文件的直接形成單位和個(gè)人。有多個(gè)責(zé)任者時(shí)，選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，其余用“等”代替。

　　4)文件標(biāo)號：填寫工程文件原有的文號或圖號。

　　5)文件題名：填寫文件標(biāo)題的全稱。

　　6)日期：填寫文件形成的日期。

　　7)頁次：填寫文件在卷內(nèi)所排列的起始頁號。最后一份文件填寫起止頁號。

　　8)卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件之前。

　　(3)卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：

　　1)卷內(nèi)備考表的式樣宜符合現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》中附錄C的要求。

　　2)卷內(nèi)備考表主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件數(shù)，以及立卷單位對案卷情況的說明。

　　3)卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。

　　(4)案卷封面的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：

　　1)案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面。案卷封面的式樣宜符合《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》中附錄D的要求。

　　2)案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括：檔號、檔案館代號、案卷題名、編制單位、起止日期、密級、保管期限、共幾卷、第幾卷。

　　3)檔號應(yīng)由分類號、項(xiàng)目號和案卷號組成。檔號由檔案保管單位填寫。

　　4)檔案館代號應(yīng)填寫國家給定的本檔案館的編號。檔案館代號由檔案館填寫。

　　5)案卷題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確的揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名應(yīng)包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容。

　　6)編制單位填寫案卷內(nèi)文件的形成單位或主要責(zé)任者。

　　7)起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件的形成的起止日期。

　　8)保管期限分為永久、長期、短期三種期限。各類文件的保管期限見現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》中附錄A的要求。永久是指工程檔案需永久保存。長期是指工程檔案的保存期等于該工程的使用壽命。短期是指工程檔案保存20年以下。同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該卷保管期限應(yīng)從長。

　　9)工程檔案套數(shù)一般不少于2套，一套由建設(shè)單位保管，另一套原件要求移交當(dāng)?shù)爻墙�檔案管理部門保存，接受范圍規(guī)范規(guī)定可以各城市根據(jù)本地情況適當(dāng)拓寬和縮減，具體可向建設(shè)工程所在地城建檔案管理部門詢問。

　　10)密級分為絕密、機(jī)密、秘密三種。同一案卷內(nèi)有不同密級的文件，應(yīng)以高密級為本卷密級。

　　(5)卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、卷內(nèi)封面應(yīng)采用70g以上白色書寫紙制作，幅面統(tǒng)一采用A4幅面。

　　例：某工程案卷內(nèi)建設(shè)工程檔案的保管密級有秘密和機(jī)密，保管期限有長期和短期，則該工程檔案的( )。

　　A.密級為秘密，保管期限為長期

　　B.密級為機(jī)密，保管期限為長期

　　C.密級為秘密，保管期限為短期

　　D.密級為機(jī)密，保管期限為短期

　　答案：B

　　例：根據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》，建設(shè)工程歸檔文件應(yīng)符合的質(zhì)量要求和組卷要求有( )。

　　A.歸檔的工程文件一般應(yīng)為原件

　　B.工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料

　　C.所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工驗(yàn)收圖章

　　D.竣工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷

　　E.不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷

　　答案：ABDE

　　例：歸檔工程文件的組卷要求有( )。

　　A.歸檔的工程文件一般應(yīng)為原件

　　B.案卷不宜過厚，一般不超過40mm

　　C.案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件

　　D.既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后

　　E.建設(shè)工程由多個(gè)單位工程組成時(shí)，工程文件按單位工程組卷

　　答案：BCDE

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