第一節(jié) 企業(yè)組織信息的采集與處理

　　第二單元 組織信息的處理

　　企業(yè)組織信息的處理是指對(duì)調(diào)查研究所獲得的資料進(jìn)行去粗取精、去偽存真的篩選，并對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)統(tǒng)計(jì)和綜合分析的過程，包括企業(yè)組織信息的分析，調(diào)研報(bào)告的撰寫，企業(yè)組織信息的傳輸、存儲(chǔ)和檢索。

　　一、企業(yè)組織信息的分析

　　(一)可靠性分析

　　信息的可靠性分析是指根據(jù)信息的可能準(zhǔn)確度和信息源可靠性，對(duì)所搜集的信息進(jìn)行評(píng)級(jí)的過程。這一分析有助于信息管理人員跟蹤原始信息，掌握各種潛在的信息來源，有利于未來信息搜集計(jì)劃的制訂。

　　評(píng)估信息源可靠性的標(biāo)準(zhǔn)有：過去提供信息的質(zhì)量、提供信息的動(dòng)因、是否擁有所提供信息的所有權(quán)，以及信息源的可信度。在信息準(zhǔn)確度方面，可以通過其他信息源來證實(shí)，單一信息源不是可靠的信息源。一般將從單獨(dú)信息源獲得的信息作為第一手資料對(duì)來自第二個(gè)信息源的信息加以證實(shí)。

　　為了更好地對(duì)信息的真實(shí)性進(jìn)行評(píng)級(jí)，很多企業(yè)或機(jī)構(gòu)建立了自己的評(píng)價(jià)系統(tǒng)，來衡量信息的真實(shí)程度。表1—1是某單位設(shè)計(jì)的信息快速評(píng)級(jí)表。

　　(二)數(shù)理統(tǒng)計(jì)分析

　　信息的數(shù)理統(tǒng)計(jì)分析是指應(yīng)用經(jīng)濟(jì)數(shù)學(xué)和統(tǒng)計(jì)學(xué)的工具和方法，根據(jù)具體管理任務(wù)的要求，對(duì)組織機(jī)構(gòu)信息進(jìn)行分類、排序、計(jì)算、比較和選擇，使其成為符合一定管理決策要求所必需的信息的過程。

　　(三)經(jīng)濟(jì)學(xué)分析

　　表1-1信息快速評(píng)級(jí)表

　　信息源的可靠性信息的準(zhǔn)確度

　　A——完全可靠1——經(jīng)其他渠道證實(shí)

　　B——通�？煽�2——根可能是真實(shí)的

　　C——比較可靠3——可能是真實(shí)的

　　D——通常不可靠4——真實(shí)性值得懷疑

　　E——不可靠5——不可能是真實(shí)的

　　F——無法評(píng)價(jià)可靠性6——無法評(píng)價(jià)真實(shí)性

　　對(duì)企業(yè)組織信息進(jìn)行經(jīng)濟(jì)學(xué)分析，最常用的方法是SWOT、分析法。其中S即strength，表示組織的優(yōu)勢(shì);W即weakness，表示組織的劣勢(shì);O即opportunity，表示組織面臨的機(jī)會(huì);T即threatr表示組織面臨的威脅。SWOT分析法從各個(gè)角度對(duì)組織現(xiàn)狀進(jìn)行分析，組織面臨的是機(jī)會(huì)還是威脅，擁有有多少優(yōu)勢(shì)、多少劣勢(shì)，主要取決于組織實(shí)力。

　　二、調(diào)研報(bào)告的撰寫

　　調(diào)研報(bào)告是指根據(jù)調(diào)查研究和數(shù)據(jù)分析的情況寫出的、供企業(yè)決策者使用的書面報(bào)告，主要包括調(diào)研的目的和要求，調(diào)研的方式和方法、調(diào)研結(jié)果的結(jié)論和對(duì)相關(guān)問題的建議等，以及調(diào)研過程的詳細(xì)資料和統(tǒng)計(jì)分析附表。撰寫調(diào)研報(bào)告必須堅(jiān)持真實(shí)、完整、客觀和適用的原則，具體應(yīng)當(dāng)注意以下幾點(diǎn)：

　　1.必須明確說明調(diào)研資料的來源，以示資料的可靠性;

　　2.必須說明對(duì)資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析的方法，以示資料的科學(xué)性;

　　3.必須說明被調(diào)查對(duì)象的基本情況，如姓名、性別、年齡、職業(yè)、職務(wù)、職稱，以示資料的可信性。

　　4.必須對(duì)企業(yè)組織信息進(jìn)行分類。企業(yè)不同人員對(duì)信息的種類、性質(zhì)和形式的需求各不相同，因此必須根據(jù)管理決策的需求，對(duì)企業(yè)組織信息進(jìn)行分類，形成各類報(bào)表與文件。例如，把信息分為特殊情報(bào)、戰(zhàn)略信息和戰(zhàn)術(shù)信息，分別提供給企業(yè)高層決策者、中層管理者和一線員工。

　　三、企業(yè)組織信息的應(yīng)用

　　(一)企業(yè)組織信息的傳輸

　　企業(yè)組織信息的傳輸形成了企業(yè)信息流，在其傳輸過程中，信息發(fā)布方和接收方之間建立起了雙邊或多邊關(guān)系，應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定各類信息的來源、目的地，以及最佳傳輸路徑，避免信息傳輸不通暢，造成信息孤島。

　　(二)企業(yè)組織信息的存儲(chǔ)

　　有價(jià)值的企業(yè)組織信息要么對(duì)組織當(dāng)前的管理決策有指導(dǎo)作用，要么對(duì)組織未來的管理決策有指導(dǎo)作用，要么對(duì)二者均有指導(dǎo)作用。針對(duì)后兩種企業(yè)組織信息，應(yīng)進(jìn)行存儲(chǔ)，以備后用。

　　(三)企業(yè)組織信息的檢索

　　企業(yè)信息庫中存貯著大量關(guān)于技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、生產(chǎn)、人事等的信息，因此應(yīng)建立一套科學(xué)的檢索方法，以便能迅速從中查找所需信息。

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