地方基層常用的公文(上篇)

　　基層常用的公文有通知、通報、報告、請示、意見、函、會議紀(jì)要。其他文種有:述職報告、調(diào)研報告、工作計劃、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話等。結(jié)合實際,講以下幾種:

　　一、決定的寫法

　　1.表彰決定:這類知照性決定,就是把決定事項簡要地傳達(dá)給有關(guān)單位,極少有要求執(zhí)行的具體意見,它的內(nèi)容比較單純,主要是決定依據(jù)和決定事項,即使有號召或者鼓動性的結(jié)尾,也很簡短。在寫法上往往開門見山,直接陳述,篇段合一,語句簡練、明快。

　　2.處分決定的寫法有所不同,應(yīng)寫受處分人的身份、錯誤事實、錯誤性質(zhì)、根源、本人對錯誤的態(tài)度、處分內(nèi)容等。

　　3.關(guān)于重大行動或重要事項的決定。這類決定用于安排較大范圍的重大行動或重要事項,一經(jīng)發(fā)出,震動較大。如:《國務(wù)院關(guān)于全面推進(jìn)依法行政的決定》等。這類決定大都經(jīng)過一定的會議討論通過。它的寫法更強調(diào)把道理說清楚、講透徹,以便盡可能地統(tǒng)一認(rèn)識,增強執(zhí)行決定的自覺性。

　　4、變更或撤消性決定。如:《關(guān)于撤消xx廠“文明單位”稱號的決定》。

　　二、通知的寫法

　　通知是使用得比較多的一種公文。大多是下行文,有一定的指揮、指導(dǎo)性和廣泛性。大多數(shù)類型的通知對受文對象總是有所要求,提出需要執(zhí)行或辦理的事項。通知還有明顯的時間性,有些通知,如會議通知,只是在指定的一段時間里有效。大部分都遵循的要求是:依據(jù)目的文種承啟語事項要求。

　　按《辦法》通知可以分為批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知,傳達(dá)、要求執(zhí)行、周知性通知及人事任免通知三種。一些同志在使用通知時存在這樣幾個問題:一是標(biāo)題繁瑣。比如出現(xiàn)幾個“關(guān)于”或“通知的通知”等情況;二是轉(zhuǎn)發(fā)和批轉(zhuǎn)性通知的按語部分文字過多或態(tài)度不明確;三是要求執(zhí)行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依據(jù)的事由。因此,我們在擬制通知時應(yīng)當(dāng)注意以下幾點:

　　1.標(biāo)題。一般由發(fā)文機關(guān)、事由和文種三部分組成,只使用一個介詞“關(guān)于”再加事由和通知即可。如:《甘肅省人民政府關(guān)于印發(fā) 1997年國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展計劃要點的通知》。在起草層層轉(zhuǎn)發(fā)的通知時,要盡量把標(biāo)題寫得簡明些�？梢圆扇�兩種辦法解決:一是對各個轉(zhuǎn)發(fā)通知都提出了具體要求的,可以綜合改寫為一個新的“通知”,貫穿全部內(nèi)容或主要精神。二是對非政策性文件,幾個轉(zhuǎn)發(fā)通知又無新要求的,可以減少中間層次,直接轉(zhuǎn)發(fā)。如:關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)市計委“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省計委‘關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家計委辦公廳《關(guān)于批轉(zhuǎn)(<××日報&)發(fā)行工作會議紀(jì)要的通知》的通知’的通知”,如果改寫為:××市計委關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家計委辦公廳批轉(zhuǎn)《××日報》發(fā)行工作會議紀(jì)要的通知,就簡明多了。

　　2.批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知。這類通知是針對被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文而發(fā)的,通知成了主件,原公文成了附件,正件、附件一起,組成了批轉(zhuǎn)性或轉(zhuǎn)發(fā)性通知。正文包括兩個部分:轉(zhuǎn)發(fā)對象和批注意見。轉(zhuǎn)發(fā)對象要寫明被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文名稱及原發(fā)文單位。批注意見要寫明對所轉(zhuǎn)發(fā)公文的態(tài)度、意見和執(zhí)行要求。批轉(zhuǎn)性通知的批語和轉(zhuǎn)發(fā)性通知的按語,可長可短,應(yīng)看具體情況而定。有的照批照轉(zhuǎn),只極為簡要地表明態(tài)度、作出評價、提出要求。如:“省經(jīng)貿(mào)委《關(guān)于1998年經(jīng)濟(jì)運行調(diào)控方案》已經(jīng)省政府同意,現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們,請認(rèn)真貫徹執(zhí)行。”有的強調(diào)重點,在寫明態(tài)度、評價和要求之后,再結(jié)合實際情況,對所轉(zhuǎn)發(fā)公文的重要意義或者某一方面的精神,突出加以強調(diào),以引起重視。有的補充完善,對所轉(zhuǎn)發(fā)的公文除作出基本肯定外,還就其本身不夠完善的地方作些補充、說明。但一般情況下,批語和按語不易過多,以免與轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)文件內(nèi)容重復(fù)。

　　3.要求執(zhí)行和周知性通知。引言部分一定要寫清楚行文的緣由、意義、目的和所依據(jù)的法律、法規(guī)、政策。

　　4.要根據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)公文的不同情況,恰當(dāng)使用習(xí)慣用語。如表態(tài)的“同意”、“原則同意”、“基本同意”等詞語;提出要求希望的“希遵照辦理”、“請認(rèn)真貫徹執(zhí)行”、“請研究執(zhí)行”、“請參照執(zhí)行”、“供參考”、“請研究試行”等詞語。

　　5.任免通知。除法定機關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)人外,其他任免一般采用“通知”。任免通知正文只寫明經(jīng)某級組織決定,任命(或免去)某人擔(dān)任某項職務(wù)即可。有的還寫明任期和待遇。

　　三、通報的寫法

　　通報可分為表揚性通報、批評性通報、情況通報等。

　　(一)表揚性通報:正文一般包括先進(jìn)事跡及其意義、先進(jìn)經(jīng)驗、表彰決定、希望和要求四個部分。

　　先進(jìn)事跡是這類通報的主要內(nèi)容。在直述式通報中,這部分內(nèi)容直接在通報中敘述,寫得詳細(xì)些。在轉(zhuǎn)述式通報中,這部分內(nèi)容已出現(xiàn)在通報的附件中,就不必再重敘述先進(jìn)事跡了,只須概括地強調(diào)或突出要點。直述式通報在介紹先進(jìn)事跡時,應(yīng)做到:第一,要把時間、地點、人物、事件、結(jié)果簡明地交代清楚。第二,要實事求是,不能任意夸大、渲染。第三,要重點突出,涉及能體現(xiàn)先進(jìn)的精神境界和突出通報中心的,就把事實寫得詳細(xì)些,無關(guān)緊要的可一筆帶過或略而不記。先進(jìn)事跡的意義和先進(jìn)經(jīng)驗,是通報的主旨。著重表彰先進(jìn)事跡的通報,應(yīng)在介紹事跡的基礎(chǔ)上,說明其意義。

　　表彰決定是寫明領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)對先進(jìn)表彰獎勵的決定,它通常寫在通報的末尾部分。

　　希望和要求,既包括對被表彰者的勉勵和期望,又包括對廣大群眾的號召和希望。這一部分要發(fā)掘先進(jìn)的典型意義和時代精神,針對當(dāng)時形勢需要有感而發(fā),力求符合實際,有針對性,概括、鮮明、不千篇一律�！�

　　(二)批評性通報:這類通報的內(nèi)容除在一定范圍內(nèi)公布對某單位、某人、某事的批評處理外,著重是要從被通報的事件中吸取教訓(xùn),以典型事例對群眾進(jìn)行教育,以防類似事件的發(fā)生。其懲戒作用十分突出。這類通報,有的是批評錯誤、公布處分決定,行文較短。有的除批評錯誤、宣布處分外,側(cè)重于分析情況,總結(jié)教訓(xùn),指導(dǎo)改進(jìn)工作,篇幅就要長些。正文包括錯誤事實、根源和教訓(xùn)、處理決定、希望和要求四部分。

　　(三)情況通報:分為敘述情況;分析情況,闡明意義;提出意見和要求。情況通報也是我們在工作中使用較多的一種通報種類。如《關(guān)于2004年度探礦權(quán)年檢有關(guān)情況的通報》。

　　四、報告的寫法

　　報告種類多種多樣,大致可分為工作報告、情況報告、答復(fù)報告、報送文件的報告(如《關(guān)于上報年度會計報表的報告》)等。

　　1.工作報告。這是用于匯報工作進(jìn)程、總結(jié)工作經(jīng)驗、反映工作問題、提出工作意見的報告。這類報告是報告中應(yīng)用最為廣泛的一種。它的正文,一般包括基本情況、主要成績、經(jīng)驗體會、存在問題、今后意見等幾部分。格式上,每一部分可標(biāo)出序數(shù)分項寫,或列出小標(biāo)題來寫。根據(jù)需要,工作報告可以寫成綜合性的,也可以寫成專題性的。

　　綜合性的工作報告,它是不同階段、不同范圍的全面工作總結(jié)或匯報�？梢允歉鞣矫娴木C合工作,或者一個系統(tǒng)、一個部門的全面工作。如《xx局xx年工作總結(jié)》

　　專題性的工作報告強調(diào)專一性,它是就某一項或某一方面的工作向上級機關(guān)所作的報告。它可分為總結(jié)經(jīng)驗的專題工作報告和研究工作的專題工作報告。前一類就是呈報上級的專題工作總結(jié),它不需要答復(fù),后一類通常是就落實、開展、加強、發(fā)展、改進(jìn)、改革某項工作向上級作的專題報告。它不一定在工作結(jié)束后才寫,常常是在工作進(jìn)程中,待工作告一段落時寫好,待上級答復(fù)、批轉(zhuǎn)。如《關(guān)于x省清理整頓公司工作的報告》以及我局地質(zhì)災(zāi)害現(xiàn)場會經(jīng)驗材料。

　　2.情況報告。這是對工作中的重大情況、特殊情況、新情況進(jìn)行調(diào)查了解后,向上級作出的報告。它不需要答復(fù)、主要是讓上級了解、掌握情況,以便根據(jù)情況采取措施,指導(dǎo)工作。向上級提出工作建議的報告,也屬這一類。如《xx市商業(yè)局關(guān)于百貨大樓重大火災(zāi)事故的報告》。

　　3.答復(fù)報告。這是答復(fù)上級機關(guān)的查詢、提問或匯報執(zhí)行上級機關(guān)某項指示、意見的結(jié)果的報告。正文包括答復(fù)依據(jù)、答復(fù)事項兩部分,寫法比較自由。有的先寫依據(jù),后答復(fù);有的邊寫依據(jù),邊答復(fù)。如《xx市財政局關(guān)于市民政干部學(xué)校有關(guān)情況的報告》。

　　五、請示的寫法

　　請示一般由請示事由、請示事項、結(jié)尾三部分組成。結(jié)尾常以請求語作結(jié),習(xí)慣用的有”以上意見是否妥當(dāng),請批示“、”妥否?請指示“、”當(dāng)否?請批復(fù)“、”以上意見如可行(或如無不妥),請批轉(zhuǎn)有關(guān)單位執(zhí)行“等。撰寫請示應(yīng)注意:

　　第一,要控制使用,當(dāng)用才用。必須辦理而在自己職權(quán)范圍內(nèi)又不能解決,確實需要請示上級的才可行文請示。不要動輒請示,把矛盾上交。

　　第二,要一文一事為宜,切忌把不相關(guān)聯(lián)的問題放在一個請示里,使上級無法批復(fù),影響工作。

　　第三,要按級請示,確實必須越級請示的,也應(yīng)同時抄送直接的上級機關(guān)。如果一項請示涉及不止一個上級機關(guān),應(yīng)當(dāng)以主管此項請示的上級機關(guān)為主送單位,其他為抄送單位,避免職責(zé)不明,耽誤處理時間。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外,請示不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人,也不要同時抄送同級和下級機關(guān)。

　　第四,它的格式也包括標(biāo)題、正文和結(jié)尾。它的標(biāo)題一定要寫明事由,不能光寫”請示“,以提請上級機關(guān)注意,及時處理。

　　注意:寫請示,語言要謙遜,態(tài)度要誠懇;原因要說明,不批準(zhǔn)的后果要表達(dá),要讓上級感到不批準(zhǔn)就說不過去。

　　六、意見的寫法

　　意見是《辦法》中新增加的文種。主要用于對重要問題提出見解和處理辦法。從行文方向看可以是上行文,也可以是下行文。作為上行文,可用于向上級機關(guān)報請批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)事項。作為下行文,可用于領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或某些重要問題提出處理的方針、原則和措施、辦法。

　　意見一般由引言、正文和結(jié)尾三部分組成。引言要寫明提出意見的事由、依據(jù)和目的。正文部分是意見所提出的具體見解和措施辦法,可采用小標(biāo)題或圍繞問題分條列項進(jìn)行撰寫。結(jié)尾,對貫徹意見提出具體要求。意見的標(biāo)題由發(fā)文機關(guān)、事由和文種組成。

　　七、函的寫法

　　函的應(yīng)用范圍比較廣泛,在上下級機關(guān)之間、平級機關(guān)之間或不相隸屬的機關(guān)單位之間,涉及各方面的公務(wù)聯(lián)系,都可使用。

　　較為正規(guī)的公函,格式可分為三部分:

　　開頭,包括標(biāo)題、編號和受文單位。標(biāo)題可由發(fā)函單位、事由、文種組成。

　　正文是函的主要部分,要看不同用途來確定寫法。去函要把商洽的原委、詢問的問題、請求的事項、告知的情況等寫清楚,以便得到對方的支持、理解或回答。復(fù)函,要針對來件所詢問的問題、商請的事項給予明確答復(fù),不能含糊其詞,模棱兩可,不著邊際。

　　結(jié)尾包括結(jié)束語及署名、日期。結(jié)束語如去函的”為要“、”為盼“、”為感“、”為荷“,復(fù)函的”待此復(fù)函“、”此復(fù)“等。也可不寫結(jié)束語,正文寫完即結(jié)束。

　　撰寫函件應(yīng)注意:

　　第一,要寫得內(nèi)容專一、集中、中心突出,一般要一函一事。

　　第二,要有分寸。對上應(yīng)尊重,對下應(yīng)謙遜,對平行或不相隸屬機關(guān),應(yīng)以禮相待。語氣應(yīng)力求平和、禮貌。要摒棄不必要的客套、無須講的道理、空洞的套話。

　　第三,恰當(dāng)使用習(xí)慣用語。

　　八、會議紀(jì)要的寫法

　　辦公會議紀(jì)要的標(biāo)題,可寫為會議名稱加紀(jì)要。專題會議紀(jì)要的標(biāo)題可寫為事由加會議紀(jì)要。如:關(guān)于減輕農(nóng)民負(fù)擔(dān)問題的會議紀(jì)要。一般政府機關(guān)的辦公會議、常務(wù)會議都有固定的文頭。如:甘肅省人民政府省長辦公會議紀(jì)要、甘肅省人民政府常務(wù)會議紀(jì)要等。正文可以分為兩個部分。

　　第一部分簡要敘述會議組織情況,可以寫出會議時間、地點、主持人、出席人員、列席人員(辦公會議的列席人員通常寫在正文之后)等。若會議只有一個議題,可以寫明專題研究討論的議題名稱。如:專題研究了農(nóng)業(yè)問題等。

　　第二部分是寫會議精神和議定事項,這是紀(jì)要的主要部分。這部分可以寫對議題的討論情況、各種意見、建議、會議作出的決議、決定,布置的工作、任務(wù),將要采取的措施和要求等。

　　若只有一個議題,常采用貫通式的縱式結(jié)構(gòu),不分條款。專題會議紀(jì)要也可采用這種寫法;若多項議題,可依會議議程的先后順序安排組織材料。

　　撰寫會議紀(jì)要應(yīng)注意:

　　第一,會議紀(jì)要是對所有會議材料的概括、綜合和提煉,因此,要定好紀(jì)要必須做好處理材料的工作。要廣泛搜集會議材料,全面掌握會議情況;要按照會議精神和領(lǐng)導(dǎo)工作意圖,對材料進(jìn)行分類和篩選;要對選用的材料進(jìn)行分析和綜合,圍繞中心組織好材料。

　　第二,紀(jì)要篇幅不宜過長,語言要簡明扼要。紀(jì)要常用第三人稱進(jìn)行敘述,如”會議認(rèn)為“、”會議強調(diào)“、”會議指出“、”會議號召“、”會議決定“之類。

　　第三,會議紀(jì)要必須全面準(zhǔn)確地反映會議情況和基本精神,其內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確。因此,會議記錄人員一定要聚精會神,盡最大努力作好會議記錄。