從概念分析,預(yù)算管理是企業(yè)對未來一定期間經(jīng)營思想、經(jīng)營目標(biāo)、經(jīng)營決策的財務(wù)數(shù)量說明和經(jīng)濟責(zé)任約束依據(jù)。在企業(yè)的實踐中,我們對于計劃和預(yù)算的功能也有相當(dāng)?shù)恼J(rèn)識,如計劃和預(yù)算能夠?qū)⒕唧w的措施與戰(zhàn)略規(guī)劃聯(lián)系起來,將運營計劃和目標(biāo)聯(lián)系起來;能夠幫助確認(rèn)和修訂企業(yè)的目標(biāo)值,以使業(yè)務(wù)人員能夠接受;能夠根據(jù)計劃和預(yù)算分配資源,建立業(yè)務(wù)運營主線和財務(wù)運營基線等等,我們將預(yù)算管理的作用,歸納具有如下七個方面:

　　1預(yù)算與戰(zhàn)略管理

　　企業(yè)高層管理者主要的責(zé)任之一,就是確定企業(yè)的發(fā)展方向和企業(yè)發(fā)展目標(biāo),并且重要的關(guān)鍵點就是選擇何種戰(zhàn)略去實現(xiàn)目標(biāo),而選擇的基礎(chǔ)是戰(zhàn)略性的預(yù)算。戰(zhàn)略預(yù)算是一種相對比較“粗”的預(yù)算,它傳達一種信息,該戰(zhàn)略方案“大概”需要多少資源,才可以實現(xiàn)。

　　年度預(yù)算是具體將戰(zhàn)略目標(biāo)、戰(zhàn)略規(guī)劃進行未來財年(一年、或者一個季度的分解、細(xì)化和數(shù)字化的過程。它相對準(zhǔn)確的告知管理者,未來的某段時間內(nèi),某個部門需要現(xiàn)金多少、投資多少、需要多少人力、需要什么樣的人才、需要什么設(shè)備等等。

　　全面預(yù)算能夠細(xì)化公司戰(zhàn)略規(guī)劃和年度經(jīng)營計劃,它是對公司整體經(jīng)營活動一系列量化的計劃安排,有利于戰(zhàn)略規(guī)劃與年度經(jīng)營計劃的監(jiān)控執(zhí)行。

　　2預(yù)算與資源分配

　　由于企業(yè)資源的稀缺性,預(yù)算管理委員會或者高層管理者,必須經(jīng)過慎重的權(quán)衡現(xiàn)有和將來可以調(diào)配的資源,并決定不同的部門可以使用的資源種類和資源數(shù)量的多少,批準(zhǔn)部門責(zé)任人在預(yù)算期間固定預(yù)算項下,或者在一定的項目下對一定資源的支配權(quán),有利于責(zé)任人應(yīng)對外部變化的靈活性和權(quán)利的下放和授權(quán)。

　　資源分配的原則當(dāng)然是針對企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)進行的最優(yōu)化配置。因此,通過預(yù)算,企業(yè)資源的優(yōu)化配置數(shù)字化和固化下來,具有一定的嚴(yán)肅性,這是預(yù)算的“剛性”一面。

　　全面預(yù)算體系中有一部分?jǐn)?shù)據(jù)會直接衡量下一年度企業(yè)財務(wù)、實物與人力資源的規(guī)模,可以用來作為調(diào)度與分配資源的重要依據(jù)之一。

　　3預(yù)算與風(fēng)險控制

　　在企業(yè)的諸多風(fēng)險中,運營風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險、和授權(quán)風(fēng)險是主要的風(fēng)險,以預(yù)算為中心的控制,是控制風(fēng)險比較剛性的一面�？刂埔话阏J(rèn)為是信息反饋和信息比較后所采取的手段。將有關(guān)過去的信息、或者當(dāng)時兩個信息的比較提供給責(zé)任控制功能的人,然后由這些人加以參考利用,形成有效的控制決策。

　　全面預(yù)算是公司管理層進行事前、事中、事后監(jiān)控的有效工具,通過尋找經(jīng)營活動實際執(zhí)行結(jié)果與預(yù)算的差距,可以迅速地發(fā)現(xiàn)問題并及時采取相應(yīng)的解決措施。通過強化內(nèi)部控制,降低了公司日常的經(jīng)營風(fēng)險。

　　全面預(yù)算體系中可以初步揭示企業(yè)下一年度的預(yù)計經(jīng)營情況,根據(jù)所反映出的預(yù)算結(jié)

　　果,預(yù)測其中的風(fēng)險點所在,并預(yù)先采取某些風(fēng)險控制的防范措施,從而達到規(guī)避與化解風(fēng)險的目的。

　　預(yù)算管理通過對企業(yè)各部門和成員在預(yù)算編制、執(zhí)行與控制、考評與激勵等過程中責(zé)、權(quán)、利關(guān)系的全面規(guī)范,將企業(yè)管理機制具體化、數(shù)字化、明晰化;通過以市場為起點的研究和預(yù)測,將外部市場競爭和風(fēng)險與企業(yè)內(nèi)部管理機制連接起來,既通過使預(yù)算成為一種自動有效的自平衡系統(tǒng),而不僅僅是單純的管理手段,有助于完善企業(yè)管理機制,為優(yōu)化公司治理結(jié)構(gòu)提供了切實保障。

　　預(yù)算目標(biāo)的制定為企業(yè)所有員工的行為、所有部門的活動提供了衡量標(biāo)準(zhǔn),目標(biāo)的引導(dǎo)作用也是有一定的管理控制作用。預(yù)算為管理提供了一個參考框架,指導(dǎo)經(jīng)營活動、提供控制活動的標(biāo)準(zhǔn)并且進行相應(yīng)的授權(quán)。預(yù)算通過對預(yù)定計劃與實際執(zhí)行結(jié)果的對比衡量,使管理者在過程中能夠?qū)嵤┛刂坪捅O(jiān)督業(yè)務(wù)執(zhí)行的作用,及時發(fā)現(xiàn)執(zhí)行中存在的偏差并確定偏差的大小,根據(jù)預(yù)先確立的偏差程度,決定是否采取必要的例外處理程序,進行干預(yù)和控制。超出正常軌道的作業(yè)活動或者作業(yè)活動的累積,才需要高層管理者加以注意;未超出正常軌道的作用活動或者累積作業(yè)活動,授權(quán)當(dāng)事責(zé)任人決策執(zhí)行,有當(dāng)事責(zé)任人一定的活動空間,則不需要占用高層管理者的時間。

　　預(yù)算管理控制作用的另外一種是預(yù)前控制。通過發(fā)布活動行為規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),可以實施行為規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)化,這樣所有部門在編制預(yù)算時參考標(biāo)準(zhǔn)制定預(yù)算,和責(zé)任人參考標(biāo)準(zhǔn)審核預(yù)算,從而對企業(yè)活動實行了預(yù)前控制的作用。

　　4預(yù)算與溝通協(xié)調(diào)

　　預(yù)算的編制使各個部門責(zé)任人都了解到本部門與企業(yè)總體的關(guān)系、本部門與其他部門間的關(guān)系。在努力實現(xiàn)自己部門的目標(biāo)前提下,企業(yè)的總體目標(biāo)也得以實現(xiàn),上下之間的目標(biāo)連接是溝通協(xié)調(diào)的結(jié)果。預(yù)算的編制過程也是將企業(yè)總體目標(biāo)分解、落實到各個部門的過程,從而使各個部門明確自己的工作目標(biāo)和任務(wù),分解的過程就是上下級管理者溝通的過程。預(yù)算的制定過程同時也是各個部門信息互換傳達的過程。一個好的預(yù)算編制并不僅僅是企業(yè)內(nèi)部信息簡單地從上到下,簡單的從下到上的過程,還包括員工之間信息的傳遞過程。

　　溝通的過程是達成共識的過程。職能部門從職能的角度、業(yè)務(wù)部門從業(yè)務(wù)的角度,詮釋經(jīng)營的過程,達成理解和相互支持和工作上的協(xié)同。有時甲部門也需要乙部門在恰當(dāng)?shù)臅r間、恰當(dāng)?shù)姆绞浇o予工作上的配合,甲部門可以順利的開展工作,這就是溝通和協(xié)調(diào)的結(jié)果。

　　企業(yè)總體目標(biāo)的分解,使得甲部門的工作目標(biāo)和乙部門的目標(biāo)協(xié)調(diào)一致,再通過將甲乙兩個部門的績效指標(biāo),有意識的關(guān)聯(lián)起來,通過“一根繩,栓兩個嗎咋”,從外部施加壓力,促使甲乙部門協(xié)調(diào)工作。甲乙部門有了共同的指標(biāo),在預(yù)算執(zhí)行過程中,自發(fā)的溝通協(xié)調(diào)行為由此產(chǎn)生。

　　5預(yù)算與績效考核

　　全面預(yù)算是公司實施績效管理的基礎(chǔ),是進行員工績效考核的主要依據(jù),通過預(yù)算與績效管理相結(jié)合,使公司對其部門和員工的考核真正做到“有章可循,有法可依”。

　　對各部門的績效進行考核是企業(yè)管理體系的一項重要內(nèi)容。你考核什么你就得到什么�？己司唧w來講有三層的含義:其一是的企業(yè)經(jīng)營業(yè)績的評價;其二是對部門業(yè)績的評價;其三是對員工個人業(yè)績的評價。期初確立的企業(yè)業(yè)績目標(biāo)、部門業(yè)績目標(biāo)、員工業(yè)績目標(biāo),與實際執(zhí)行的結(jié)果,進行對應(yīng)的比較,就存在差異,對差異進行詳細(xì)的分析,得出差異的動因,由此動因就可以采取相應(yīng)的措施改進績效,以減少未來期間差異的發(fā)生。

　　另外,預(yù)算管理還有一個重要的作用就是激勵。預(yù)算是全體員工積極參與和精心規(guī)劃的結(jié)果,而非主管當(dāng)局的命令。因此通過擴大預(yù)算編制的參與面,在預(yù)算管理的全過程中激發(fā)了員工的積極性、主動性和能動性。另外,目標(biāo)也有激勵作用,人們采取的一切行為,總是指向特定的目標(biāo)。目標(biāo)在行為過程中具有雙重意義:一方面,目標(biāo)表現(xiàn)為行為的結(jié)果。目標(biāo)達到,需求就得到滿足,行為既結(jié)束。另一方面目標(biāo)又表現(xiàn)為行為的誘因。構(gòu)成目標(biāo)內(nèi)容的是能夠滿足需要的各種對象事物,如職位、金錢、榮譽等。他們在行為過程中推動動機的產(chǎn)生,引導(dǎo)和調(diào)節(jié)著行為的方式和方向,從而成為誘導(dǎo)行為的主動因素。預(yù)算編制完成的一個標(biāo)志性結(jié)果,就是上下兩級管理者簽訂責(zé)任書。確立各方的責(zé)任、績效目標(biāo)。通過員工績效目標(biāo)的達成,從而順利地實現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)。

　　6預(yù)算與成本節(jié)約

　　通過全面預(yù)算可以加強對費用支出的控制,有效降低公司的營運成本,這也是預(yù)算被發(fā)明的主要動因之一。降低成本有兩種情況,其一、責(zé)任單元之外的職能部門,依據(jù)年初的預(yù)算進行的外部管控;其二、責(zé)任單元的員工自主成本意識的提升。比如:當(dāng)看到自己部門某一項支出費用剩余的數(shù)量不多時,員工會有意識的“不該花的錢不花”。

　　7預(yù)算與收入提升

　　全面預(yù)算體系中包括有關(guān)業(yè)務(wù)單元的收入額度、收入來源和收入發(fā)生的時間。通過全員參與,集思廣益,把企業(yè)現(xiàn)有資源收入最大化,甚至沒有想到的收入項目和“潛在的資源”,也得到了最大化利用。例如,大型商場的餐飲樓層,就餐的人流比較多,員工建議將餐桌的上層桌面鋪上一層玻璃,桌面與玻璃之間可以放置廣告彩頁,因此就創(chuàng)造出新的廣告面積,增加了額外一項收入來源。