第三節(jié) 會計賬簿的格式與登記方法

　　一、日記賬的格式與登記方法

　　日記賬是按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或完成的時間先后順序逐日逐筆進行登記的賬簿。設(shè)置日記賬的目的是為了使經(jīng)濟業(yè)務(wù)的時間順序清晰地反映在賬簿記錄中。日記賬按其所核算和監(jiān)督經(jīng)濟業(yè)務(wù)的范圍，可分為特種日記賬和普通日記賬。在我國，大多數(shù)企業(yè)一般只設(shè)庫存現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。

　　(一)庫存現(xiàn)金日記賬的格式與登記方法

　　庫存現(xiàn)金日記賬是用來核算和監(jiān)督庫存現(xiàn)金日常收、付和結(jié)存情況的序時賬簿。庫存現(xiàn)金日記賬的格式主要有三欄式和多欄式兩種，庫存現(xiàn)金日記賬必須使用訂本賬。

　　1.三欄式庫存現(xiàn)金日記賬

　　三欄式庫存現(xiàn)金日記賬是用來登記庫存現(xiàn)金的增減變動及其結(jié)果的日記賬。設(shè)借方、貸方和余額三個金額欄目，一般將其分別稱為收入、支出和結(jié)余三個基本欄目。

　　三欄式庫存現(xiàn)金日記賬是由出納人員根據(jù)庫存現(xiàn)金收款憑證、庫存現(xiàn)金付款憑證以及銀行存款的付款憑證，按照庫存現(xiàn)金收、付款業(yè)務(wù)和銀行存款付款業(yè)務(wù)發(fā)生時間的先后順序逐日逐筆登記。

　　三欄式庫存現(xiàn)金日記賬的登記方法：

　　登記時，應(yīng)填明日期欄、憑證欄、摘要欄、對方科目欄、收入或支出欄。每日終了，應(yīng)及時計算出庫存現(xiàn)金當日的收入和支出的合計數(shù)和結(jié)出余額，與庫存現(xiàn)金實存數(shù)核對，即通常所說的“日清”。如賬款不符應(yīng)查明原因，并記錄備案。月終同樣要計算庫存現(xiàn)金收、付和結(jié)存的合計數(shù)，通常稱為“月結(jié)”。

　　2.多欄式庫存現(xiàn)金日記賬

　　多欄式庫存現(xiàn)金日記賬是在三欄式庫存現(xiàn)金日記賬基礎(chǔ)上發(fā)展起來的。這種日記賬的借方(收入)和貸方(支出)金額欄都按對方科目設(shè)專欄，也就是按收入的來源和支出的用途設(shè)專欄。這種格式在月末結(jié)賬時，可以結(jié)出各收入來源專欄和支出用途專欄的合計數(shù)，便于對現(xiàn)金收支的合理性、合法性進行審核分析，便于檢查財務(wù)收支計劃的執(zhí)行情況，其全月發(fā)生額還可以作為登記總賬的依據(jù)。

　　不管三欄式還是多欄式日記賬，必須采用訂本賬。

　　(二)銀行存款日記賬的格式與登記方法

　　銀行存款日記賬是用來核算和監(jiān)督銀行存款每日的收入、支出和結(jié)余情況的賬簿。

　　銀行存款日記賬應(yīng)按企業(yè)在銀行開立的賬戶和幣種分別設(shè)置，每個銀行賬戶設(shè)置一本日記賬。

　　由出納員根據(jù)與銀行存款收付業(yè)務(wù)有關(guān)的記賬憑證，按時間先后順序逐日逐筆進行登記。

　　根據(jù)銀行存款收款憑證和有關(guān)的庫存現(xiàn)金付款憑證登記銀行存款收入欄，根據(jù)銀行存款付款憑證登記其支出欄，每日結(jié)出存款余額。

　　銀行存款日記賬的登記方法與庫存現(xiàn)金日記賬的登記方法基本相同。

　　但不管三欄式還是多欄式，都應(yīng)在適當位置增加一欄“結(jié)算憑證”，以便記賬時標明每筆業(yè)務(wù)的結(jié)算憑證及編號，便于與銀行核對賬目。

　　無論采用三欄式還是多欄式銀行存款日記賬，都必須使用訂本賬。

　　二、總分類賬的格式與登記方法

　　(一)總分類賬的格式

　　總分類賬是指按照總分類賬戶分類登記以提供總括會計信息的賬簿�？偡诸愘~最常用的格式為三欄式，設(shè)有借方、貸方和余額三個金額欄目。

　　(二)總分類賬的登記方法

　　總分類賬的登記方法因登記的依據(jù)不同而有所不同。

　　經(jīng)濟業(yè)務(wù)少的小型單位的總分類賬可以根據(jù)記賬憑證逐筆登記;

　　經(jīng)濟業(yè)務(wù)多的大中型單位的總分類賬可以根據(jù)記賬憑證匯總表(又稱科目匯總表)或匯總記賬憑證等定期登記。

　　三、明細分類賬的格式與登記方法

　　明細分類賬是根據(jù)有關(guān)明細分類賬戶設(shè)置并登記的賬簿。它能提供交易或事項比較詳細、具體的核算資料，以補充總賬所提供核算資料的不足。因此，各企業(yè)單位在設(shè)置總賬的同時，還應(yīng)設(shè)置必要的明細賬。

　　明細分類賬一般采用活頁式賬簿、卡片式賬簿。明細分類賬一般根據(jù)記賬憑證和相應(yīng)的原始憑證來登記。

　　根據(jù)各種明細分類賬所記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)的特點，明細分類賬的常用格式主要有以下四種：

　　(一)三欄式

　　三欄式賬頁是設(shè)有借方、貸方和余額三個欄目，用以分類核算各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)，提供詳細核算資料的賬簿，其格式與三欄式總賬格式相同。

　　適用：只進行金額核算，不需要進行數(shù)量核算的債權(quán)債務(wù)等科目。

　　(二)多欄式

　　多欄式賬頁是將屬于同一個總賬科目的各個明細科目合并在一張賬頁上進行登記，即在這種格式賬頁的借方或貸方金額欄內(nèi)按照明細項目設(shè)若干專欄。這種格式適用于收入、成本、費用類科目的明細核算。在實務(wù)工作中，為減少欄次，成本、費用類科目的明細賬也可以只按借方發(fā)生額設(shè)專欄，貸方發(fā)生額由于每月發(fā)生的筆數(shù)很少，可以在借方直接用紅字沖記。

　　(三)數(shù)量金額式

　　數(shù)量金額式賬頁適用于既要進行金額核算又要進行數(shù)量核算的賬戶，如原材料、庫存商品等存貨賬戶，其借方(收入)、貸方(發(fā)出)和余額(結(jié)存)都分別設(shè)有數(shù)量、單價和金額三個專欄。

　　數(shù)量金額式賬頁提供了企業(yè)有關(guān)財產(chǎn)物資數(shù)量和金額收、發(fā)、存的詳細資料，從而能加強財產(chǎn)物資的實物管理和使用監(jiān)督，保證這些財產(chǎn)物資的安全完整。

　　(四)橫線登記式

　　橫線登記式賬頁是采用橫線登記，即將每一相關(guān)的業(yè)務(wù)登記在一行，從而可依據(jù)每一行各個欄目的登記是否齊全來判斷該項業(yè)務(wù)的進展情況。這種格式適用于登記材料采購、在途物資、應(yīng)收票據(jù)和一次性備用金業(yè)務(wù)。

　　四、總分類賬戶與明細分類賬戶的平行登記

　　(一)總分類賬戶與明細分類賬戶的關(guān)系

　　總分類賬戶是所屬明細分類賬戶的統(tǒng)馭賬戶，對所屬明細分類賬戶起著控制作用;明細分類賬戶則是總分類賬戶的從屬賬戶，對其所隸屬的總分類賬戶起著輔助作用�？偡诸愘~戶及其所屬明細分類賬戶的核算對象是相同的，它們所提供的核算資料互相補充，只有把二者結(jié)合起來，才能既總括又詳細地反映同一核算內(nèi)容。因此，總分類賬戶和明細分類賬戶必須平行登記。

　　(二)總分類賬戶與明細分類賬戶平行登記的要點

　　平行登記是指對所發(fā)生的每項經(jīng)濟業(yè)務(wù)都要以會計憑證為依據(jù)，一方面記入有關(guān)總分類賬戶，另一方面記入所屬明細分類賬戶的方法。

　　總分類賬戶與明細分類賬戶平行登記的要點是：

　　(1)方向相同

　　將經(jīng)濟業(yè)務(wù)記入總分類賬戶和明細分類賬戶時，記賬方向必須相同。

　　(2)期間一致(不是時間相同)

　　對每項經(jīng)濟業(yè)務(wù)在記入總分類賬戶和明細分類賬戶過程中，可以有先有后，但必須在同一會計期間全部登記入賬。

　　(3)金額相等

　　對于發(fā)生的每一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)，記入總分類賬戶的金額必須等于所屬明細分類賬戶的金額之和。