第五節(jié)　會計電算化檔案管理的基本要求

　　會計檔案包括(多選)：以磁性介質(zhì)存儲在計算機(jī)中的會計數(shù)據(jù)‚計算機(jī)打印的書面形式的會計信息ƒ系統(tǒng)開發(fā)資料和會計軟件系統(tǒng)應(yīng)視同會計檔案保管。

　　一、會計電算化檔案管理的基本要求

　　1.概念：指以磁性介質(zhì)存儲在計算機(jī)中的會計數(shù)據(jù)和計算機(jī)打印的書面形式的會計信息。

　　2.范圍：包括記賬憑證、會計賬簿、會計報表、會計軟件系統(tǒng)開發(fā)中編制的各種文檔程序和資料。

　　3.要求：符合國家統(tǒng)一的會計制度要求;

　　語言文字：必須采用中文或中文對照;

　　磁性保存：采用磁性介質(zhì)保存的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。

　　二、保存打印出的紙質(zhì)會計檔案

　　(一)需要打印

　　會計檔案必須打印輸出，以紙質(zhì)形式按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定進(jìn)行保管。

　　①現(xiàn)金日記賬和銀行日記賬要求每天打印輸出，做到日清月結(jié)， 業(yè)務(wù)量少無法滿頁打印可按旬打印。

　�、诿骷�(xì)賬要求每年打印一次或在需要時進(jìn)行打印;

　　③會計電算化后，在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)賬數(shù)據(jù)都存儲在計算機(jī)內(nèi)的情況下，總賬一般用“總分類科目余額、發(fā)生額對照表”替代，“總分類科目余額、發(fā)生額對照表”一般要求每月打印一次;

　�、軙�計報表每月打印一次進(jìn)行保管。

　�、菀话阗~簿可以根據(jù)實際情況和工作需要按月、按季、或按年打印。

　�、抻涃~憑證兩種方式：手工填制記賬憑證(先手寫再錄入)和機(jī)制記賬憑證(直接錄入)。

　　(二)可以不打印

　　1.具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報 財政部、國家檔案局備案。

　　2.采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質(zhì)保存會計檔案的保存期限與打印輸出的書面形式的會計賬簿、報表(手工賬)相同。

　　簽章與保管期限

　　1.存檔的簽章：

　　打印輸出的賬表，必須有會計主管、系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管。(非單位負(fù)責(zé)人和檔案管理員)多選

　　記賬憑證上應(yīng)有輸入人員、審核人員和會計主管人員的簽名或蓋章。(多選)

　　2.會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案保管期限應(yīng)按照會計檔案管理辦法的規(guī)定執(zhí)行。(與手工相同)

　　三、系統(tǒng)開發(fā)資料和會計軟件系統(tǒng)應(yīng)視同會計檔案保管

　　1.范圍：會計電算化檔案包括系統(tǒng)分析書、系統(tǒng)設(shè)計書、軟件測試報告、各種編碼說明、代碼清單和各種解決方案

　　2.保管期限：軟件停止使用或有重大更改之后的5年

　　3.軟件系統(tǒng)在保管過程中注意版本升級的管理 。

　　結(jié)論：

　　電算化檔案資料內(nèi)容多于傳統(tǒng)手工會計核算。

　　與手工檔案的三方面區(qū)別：形式、存儲介質(zhì)、內(nèi)容。(多選)

　　【例題·多選題】下列屬于電算化會計檔案的有(　)。

　　A.計算機(jī)中存儲的會計賬簿

　　B.打印輸出的會計報表

　　C.會計核算軟件

　　D.上機(jī)操作記錄

　　【答案】ABC

　　【解析】電算化會計檔案：紙質(zhì)打印輸出的會計檔案、磁性存儲的會計檔案，程序開發(fā)相關(guān)資料。

　　四、制定與實施會計電算化檔案管理制度

　　1.存檔手續(xù);

　　2.各種安全和保密措施;

　　3.檔案管理員的崗位責(zé)任制度;

　　4.檔案分類管理辦法;

　　5.檔案使用的各種審批手續(xù);

　　6.各種文檔的保存期限及銷毀手續(xù)。

　　各會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案保管期限應(yīng)按照《會計檔案管理辦法》規(guī)定執(zhí)行。

　　五、會計電算化檔案安全和保密措施

　　1.專人負(fù)責(zé);

　　2.防磁、防火、防塵、防潮，重要會計檔案異地雙備份;

　　3.磁性介質(zhì)資料定期復(fù)制;

　　4.原則上檔案原件不得外借;

　　5.檔案使用的各種審批手續(xù)。