2016年四川會(huì)計(jì)從業(yè)資格證會(huì)計(jì)電算化沖刺講義第四章第四節(jié)

　　第四節(jié) 數(shù)據(jù)清單及其管理分析

　　一、數(shù)據(jù)清單的構(gòu)建

　　(一)數(shù)據(jù)清單的概念

　　Excel中，數(shù)據(jù)庫(kù)是通過(guò)數(shù)據(jù)清單或列表來(lái)實(shí)現(xiàn)的。

　　數(shù)據(jù)清單是一種包含一行列標(biāo)題和多行數(shù)據(jù)且每行同列數(shù)據(jù)的類型和格式完全相同的 Excel工作表。

　　數(shù)據(jù)清單中的列對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)中的字段，列標(biāo)志對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)中的字段名稱，每一行對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)中的一條記錄。

　　(二)構(gòu)建數(shù)據(jù)清單的要求

　　為了使 Excel自動(dòng)將數(shù)據(jù)清單當(dāng)作數(shù)據(jù)庫(kù)，構(gòu)建數(shù)據(jù)清單的要求主要有：

　　1.列標(biāo)志應(yīng)位于數(shù)據(jù)清單的第一行，用以查找和組織數(shù)據(jù)、創(chuàng)建報(bào)告。

　　2.同一列中各行數(shù)據(jù)項(xiàng)的類型和格式應(yīng)當(dāng)完全相同。

　　3.避免在數(shù)據(jù)清單中間放置空白的行或列，但需將數(shù)據(jù)清單和其他數(shù)據(jù)隔開(kāi)時(shí)，應(yīng)在它們之間留出至少一個(gè)空白的行或列。

　　4.盡量在一張工作表上建立一個(gè)數(shù)據(jù)清單。

　　二、記錄單的使用

　　(一)記錄單的概念

　　記錄單又稱數(shù)據(jù)記錄單，是快速添加、查找、修改或刪除數(shù)據(jù)清單中相關(guān)記錄的對(duì)話框。

　　(二)通過(guò)記錄單處理數(shù)據(jù)清單的記錄

　　1.通過(guò)記錄單處理記錄的優(yōu)點(diǎn)

　　通過(guò)記錄單處理記錄的優(yōu)點(diǎn)主要有：界面直觀，操作簡(jiǎn)單，減少數(shù)據(jù)處理時(shí)行列位置的來(lái)回切換，避免輸入錯(cuò)誤，特別適用于大型數(shù)據(jù)清單中記錄的核對(duì)、添加、查找、修改或刪除。

　　2.“記錄單”對(duì)話框的打開(kāi)

　　打開(kāi)“記錄單”對(duì)話框的方法是：輸入數(shù)據(jù)清單的列標(biāo)志后，選中數(shù)據(jù)清單的任意一個(gè)單元格，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“記錄單”命令。

　　Excel 2013的數(shù)據(jù)功能區(qū)中盡管沒(méi)有“記錄單”命令，但可通過(guò)單擊以自定義方式添入“快速訪問(wèn)工具欄”中的“記錄單”按鈕來(lái)打開(kāi)。

　　“記錄單”對(duì)話框打開(kāi)后，只能通過(guò)“記錄單”對(duì)話框來(lái)輸入、查詢、核對(duì)、修改或者刪除數(shù)據(jù)清單中的相關(guān)數(shù)據(jù)，但無(wú)法直接在工作表的數(shù)據(jù)清單中進(jìn)行相應(yīng)的操作。

　　3.在“記錄單”對(duì)話框中輸入新記錄

　　在數(shù)據(jù)錄入過(guò)程中，如果發(fā)現(xiàn)某個(gè)文本框中的數(shù)據(jù)錄入有誤，可將光標(biāo)移入該文本框，直接進(jìn)行修改;如果發(fā)現(xiàn)多個(gè)文本框中的數(shù)據(jù)錄入有誤，不便逐一修改，可通過(guò)單擊“還原”按鈕放棄本次確認(rèn)前的所有輸入，光標(biāo)將自動(dòng)移入第一個(gè)空白文本框，等待數(shù)據(jù)錄入。

　　4.利用“記錄單”對(duì)話框查找特定單元格

　　通過(guò)查詢，符合條件的記錄將分別出現(xiàn)在對(duì)話框相應(yīng)列后的文本框中，“記錄狀態(tài)”顯示區(qū)相應(yīng)顯示記錄的次序數(shù)以及數(shù)據(jù)清單中記錄的總條數(shù)。這種方法尤其適合于具有多個(gè)查詢條件的查詢中，只要在對(duì)話框多個(gè)列名后的文本框內(nèi)同時(shí)輸入相應(yīng)的查詢條件即可。

　　5.利用“記錄單”對(duì)話框核對(duì)或修改特定記錄

　　查找到待核對(duì)或修改的記錄后，在對(duì)話框相應(yīng)列后文本框中逐一核對(duì)或修改。在確認(rèn)修改前，“還原”按鈕處于激活狀態(tài)，可通過(guò)單擊“還原”按鈕放棄本次確認(rèn)前的所有修改。

　　6.利用“記錄單”對(duì)話框刪除特定記錄

　　記錄刪除后無(wú)法通過(guò)單擊“還原”按鈕來(lái)撤銷。

　　三、數(shù)據(jù)的管理與分析

　　在數(shù)據(jù)清單下，可以執(zhí)行排序、篩選、分類匯總、插入圖表和數(shù)據(jù)透視表等數(shù)據(jù)管理和分析功能。

　　(一)數(shù)據(jù)的排序

　　數(shù)據(jù)的排序是指在數(shù)據(jù)清單中，針對(duì)某些列的數(shù)據(jù)，通過(guò)“數(shù)據(jù)”菜單或功能區(qū)中的排序命令來(lái)重新組織行的順序。

　　1.快速排序

　　使用快速排序的操作步驟為：

　　(1)在數(shù)據(jù)清單中選定需要排序的各行記錄;

　　(2)執(zhí)行工具欄或功能區(qū)中的排序命令。

　　需要注意的是，如果數(shù)據(jù)清單由單列組成，即使不執(zhí)行第一步，只要選定該數(shù)據(jù)清單的任意單元格，直接執(zhí)行第二步，系統(tǒng)都會(huì)自動(dòng)排序;如果數(shù)據(jù)清單由多列組成，應(yīng)避免不執(zhí)行第一步而直接執(zhí)行第二步的操作，否則數(shù)據(jù)清單中光標(biāo)所在列的各行數(shù)據(jù)被自動(dòng)排序，但每一記錄在其他各列的數(shù)據(jù)并未隨之相應(yīng)調(diào)整，記錄將會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)行的錯(cuò)誤。

　　2.自定義排序

　　使用自定義排序的操作步驟為：

　　(1)在“數(shù)據(jù)”菜單或功能區(qū)中打開(kāi)“排序”對(duì)話框;

　　(2)在“排序”對(duì)話框中選定排序的條件、依據(jù)和次序。

　　(二)數(shù)據(jù)的篩選

　　數(shù)據(jù)的篩選是指利用“數(shù)據(jù)”菜單中的“篩選”命令對(duì)數(shù)據(jù)清單中的指定數(shù)據(jù)進(jìn)行查找和其他工作。

　　篩選后的數(shù)據(jù)清單僅顯示那些包含了某一特定值或符合一組條件的行，暫時(shí)隱藏其他行。通過(guò)篩選工作表中的信息，用戶可以快速查找數(shù)值。用戶不但可以利用篩選功能控制需要顯示的內(nèi)容，而且還能夠控制需要排除的內(nèi)容。

　　1.快速篩選

　　使用快速篩選的操作步驟為：

　　(1)在數(shù)據(jù)清單中選定任意單元格或需要篩選的列;

　　(2)執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單或功能區(qū)中的“篩選”命令，第一行的列標(biāo)識(shí)單元格右下角出現(xiàn)向下的三角圖標(biāo);

　　(3)單擊適當(dāng)列的第一行，在彈出的下拉列表中取消勾選“全選”，勾選篩選條件，單擊“確定”按鈕可篩選出滿足條件的記錄。

　　2.高級(jí)篩選

　　使用高級(jí)篩選的操作步驟為：

　　(1)編輯條件區(qū)域;

　　(2)打開(kāi)“高級(jí)篩選”對(duì)話框;

　　(3)選定或輸入“列表區(qū)域”和“條件區(qū)域”，單擊“確定”按鈕。

　　3.清除篩選

　　對(duì)經(jīng)過(guò)篩選后的數(shù)據(jù)清單進(jìn)行第二次篩選時(shí)，之前的篩選將被清除。

　　(三)數(shù)據(jù)的分類匯總

　　數(shù)據(jù)的分類匯總是指在數(shù)據(jù)清單中按照不同類別對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)。分類匯總采用分級(jí)顯示的方式顯示數(shù)據(jù)，可以收縮或展開(kāi)工作表的行數(shù)據(jù)或列數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)各種匯總統(tǒng)計(jì)。

　　1.創(chuàng)建分類匯總

　　需設(shè)置采用的“匯總方式”和“選定匯總項(xiàng)”的內(nèi)容，數(shù)據(jù)清單將以選定的“匯總方式”按照“分類字段”分類統(tǒng)計(jì)，將統(tǒng)計(jì)結(jié)果記錄到選定的“選定匯總項(xiàng)”列下，同時(shí)可以通過(guò)單擊級(jí)別序號(hào)實(shí)現(xiàn)分級(jí)查看匯總結(jié)果。

　　2.清除分類匯總

　　打開(kāi)“分類匯總”對(duì)話框后，單擊“全部刪除”按鈕即可取消分類匯總。

　　(四)數(shù)據(jù)透視表的插入

　　數(shù)據(jù)透視表是根據(jù)特定數(shù)據(jù)源生成的，可以動(dòng)態(tài)改變其版面布局的交互式匯總表格。數(shù)據(jù)透視表不僅能夠按照改變后的版面布局自動(dòng)重新計(jì)算數(shù)據(jù)，而且能夠根據(jù)更改后的原始數(shù)據(jù)或數(shù)據(jù)源來(lái)刷新計(jì)算結(jié)果。

　　1.數(shù)據(jù)透視表的創(chuàng)建

　　單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖…”命令項(xiàng)，接著按“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А碧崾具M(jìn)行相關(guān)操作可創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。

　　數(shù)據(jù)透視表的布局框架由頁(yè)字段、行字段、列字段和數(shù)據(jù)項(xiàng)等要素構(gòu)成，可以通過(guò)需要選擇不同的頁(yè)字段、行字段、列字段，設(shè)計(jì)出不同結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)透視表。

　　2.數(shù)據(jù)透視表的設(shè)置

　　(1)重新設(shè)計(jì)版面布局。在數(shù)據(jù)透視表布局框架中選定已拖入的字段、數(shù)據(jù)項(xiàng)，將其拖出，將“數(shù)據(jù)透視表字段列表”中的字段和數(shù)據(jù)項(xiàng)重新拖至數(shù)據(jù)透視表框架中的適當(dāng)位置，報(bào)表的版面布局立即自動(dòng)更新。

　　(2)設(shè)置值的匯總依據(jù)。值的匯總依據(jù)有求和、計(jì)數(shù)、平均值、最大值、最小值、乘積、數(shù)值計(jì)數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)偏差、總體偏差、方差和總體方差。

　　(3)設(shè)置值的顯示方式。值的顯示方式有無(wú)計(jì)算、百分比、升序排列、降序排列等。

　　(4)進(jìn)行數(shù)據(jù)的篩選。分別對(duì)報(bào)表的行和列進(jìn)行數(shù)據(jù)的篩選，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)條件自行篩選出符合條件的數(shù)據(jù)列表。

　　(5)設(shè)定報(bào)表樣式。數(shù)據(jù)透視表中，既可通過(guò)單擊“自動(dòng)套用格式”(適用于Excel 2003，單擊“格式”菜單后進(jìn)入)或“套用報(bào)表格式”(適用于Excel 2013)按鈕選用系統(tǒng)自帶的各種報(bào)表樣式，也可通過(guò)設(shè)置單元格格式的方法自定義報(bào)表樣式。

　　(五)圖表的插入

　　框選需要生成圖表的數(shù)據(jù)清單、列表或者數(shù)據(jù)透視表，選擇“插入”菜單中的“圖表”菜單，按照相關(guān)步驟操作可完成圖表的插入。

　　圖表不僅可以根據(jù)需要分別輸入標(biāo)題和各軸所代表的數(shù)據(jù)含義，而且可以適當(dāng)調(diào)整大小及其位置。