主要的辦文環(huán)節(jié)

　　收文處理

　　1.簽收：指經(jīng)履行規(guī)定的確認(rèn)、清點(diǎn)、核對、檢查、簽注手續(xù)之后收取公文。簽收工作由專職或兼職的外收發(fā)人員或通訊人員完成。

　　2.拆封：公文統(tǒng)一或分別由辦文人員簽收后，統(tǒng)一啟封或徑送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者親啟。

　　3.收文登記：收文登記就是對機(jī)關(guān)收進(jìn)文件的登錄。一般情況下，各機(jī)關(guān)均設(shè)有統(tǒng)一的收發(fā)登記機(jī)構(gòu)，但在不同的機(jī)關(guān)有不同的組織形式。大、中機(jī)關(guān)多設(shè)有內(nèi)外兩重收發(fā)(有的還設(shè)有機(jī)要收發(fā)、發(fā)行收發(fā))。機(jī)關(guān)的總收發(fā)室負(fù)責(zé)外收發(fā)，對收進(jìn)的文件進(jìn)行簡要登記，不拆封，轉(zhuǎn)送機(jī)關(guān)的辦公部門、秘書部門和業(yè)務(wù)部門的內(nèi)收發(fā)。收文登記應(yīng)由機(jī)關(guān)內(nèi)收發(fā)人員與各部門文書人員分頭進(jìn)行。

　　4.審核：收到下級機(jī)關(guān)上報(bào)的需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否應(yīng)由該機(jī)關(guān)辦理;是否符合行文規(guī)則;內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定;涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會簽;文種使用、公文格式是否規(guī)范。

　　5.分文：指經(jīng)過收文篩選分類后，依一定標(biāo)準(zhǔn)和要求分送有關(guān)部門、有關(guān)人員閱知辦理的活動。其主要依據(jù)是：文件的性質(zhì)、重要程度、涉密程度、緩急時(shí)限要求、內(nèi)容所涉及的職責(zé)范圍等。

　　6.擬辦：這是一項(xiàng)輔助決策活動。由有關(guān)人員對文件進(jìn)行閱讀分析，提出處理意見和建議，提供可供選擇的方案，供領(lǐng)導(dǎo)審核定奪的活動。

　　7.批辦：有關(guān)負(fù)責(zé)人認(rèn)真閱讀分析文件后，提出處理意見。這是一項(xiàng)由法定責(zé)任者履行法定的事務(wù)處置權(quán)的決策活動，規(guī)定了對具體文件的處置方法、程序、具體承辦責(zé)任、承辦原則與要求等，對公文效用的實(shí)現(xiàn)具有決定性影響。

　　8.傳閱：公文傳閱是指文秘人員將需要領(lǐng)導(dǎo)閱知的公文集中在一起呈送給領(lǐng)導(dǎo)，讓領(lǐng)導(dǎo)集中領(lǐng)會上級文件精神、掌握信息、交流認(rèn)識、統(tǒng)一思想的過程。這是文秘人員的一項(xiàng)重要工作。公文傳閱不僅僅是將文件呈送給領(lǐng)導(dǎo)閱畢再取回的簡單過程，它還需要一定的方法和技巧。

　　發(fā)文處理

　　9.承辦：即具體承接處置文件內(nèi)容所針對的事務(wù)與問題的活動，是公文處理的中心環(huán)節(jié)。

　　10.交擬：文擬是撰稿的第一個(gè)環(huán)節(jié)，是由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或文書主管人員向起草人員交代撰寫任務(wù)的過程。

　　11.起草：即撰擬公文文稿。擬稿是機(jī)關(guān)各級工作人員的職責(zé)，不僅各類具體工作人員應(yīng)積極參與，各級領(lǐng)導(dǎo)者也應(yīng)親自動手草擬各類重要公文。(會商：指當(dāng)公文內(nèi)容涉及其他有關(guān)同級或不相隸屬機(jī)關(guān)或部門的職權(quán)范圍，需征得其同意或配合時(shí)所進(jìn)行的協(xié)商活動)

　　12.核稿：指擬就的文稿在送交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或會議討論通過之前，由部門負(fù)責(zé)人或經(jīng)驗(yàn)豐富、水平較高的秘書人員對文稿所做的全面核查工作。

　�、俟�文校核的原則

　　公文校核的原則主要有：實(shí)事求是的原則、黨政分開的原則、依據(jù)原則、質(zhì)量原則、效率原則、精簡原則。

　�、诠�文校核的內(nèi)容

　　公文校核的內(nèi)容，在《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》和《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中的表述雖然不盡相同，但校核的內(nèi)容是相同的�！吨袊�共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》第十八條規(guī)定“公文校核的內(nèi)容是：(一)報(bào)批程序是否符合規(guī)定;(二)是否確需行文;(三)內(nèi)容是否符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及上級機(jī)關(guān)的指示精神，是否完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接;(四)涉及有關(guān)部門業(yè)務(wù)的事項(xiàng)是否經(jīng)過協(xié)調(diào)并取得一致意見;(五)所提措施和辦法是否切實(shí)可行;(六)人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文和文字表述、密級、印發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞是否準(zhǔn)確、恰當(dāng)，漢字、標(biāo)點(diǎn)符號、計(jì)量單位、數(shù)字的用法及文種使用、公文格式是否符合本條例的規(guī)定�！薄秶�家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第二十七條明確規(guī)定：公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由辦公廳(室)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。”這些規(guī)定概括起來，公文校核的內(nèi)容是：①校核報(bào)批程序，包括校核發(fā)文意圖、起草過程、征求意見情況和會簽手續(xù)、審簽程序等。②校核是否需要行文。③校核公文內(nèi)容是否符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)。④校核協(xié)調(diào)事項(xiàng)和公文的可行性。⑤校核語言文字。⑥校核公文的格式。

　　13.簽發(fā)：指由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或被授以專門權(quán)限的部門負(fù)責(zé)人對文稿終審核準(zhǔn)之后，批注正式定稿和發(fā)出意見并簽注姓名、日期的活動。除一些規(guī)范性及重要領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性公文須經(jīng)有關(guān)正式會議通過，或再由負(fù)責(zé)人簽署即可生效外，其他的公文的文稿，一經(jīng)履行簽發(fā)手續(xù)即為定稿，即有正式公文的效用，為此，簽發(fā)是絕大多數(shù)公文生效的必備條件。

　　要做好簽發(fā)工作必須注意以下兒點(diǎn)：

　　(1)不得越權(quán)簽發(fā)公文。各級領(lǐng)導(dǎo)者只能對自己職權(quán)范圍內(nèi)的公文負(fù)責(zé)，只能簽發(fā)自身權(quán)限所及的公文。根據(jù)國家的有關(guān)規(guī)定，以機(jī)關(guān)名義制發(fā)的公文，由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。其中內(nèi)容重要或涉及面廣的公文由正職領(lǐng)導(dǎo)人或主持日常工作的副職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。有些公文也可由機(jī)關(guān)秘書長或辦公廳(室)主任根據(jù)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的授權(quán)代簽。以機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)部門名義發(fā)文時(shí)，由部門領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā);會議決議、會議紀(jì)要等，由會議主持人簽發(fā)。

　　(2)必須“先核后簽”。需核稿的公文必須審核完畢后再簽發(fā)而不得先簽發(fā)再核稿，以確保公文有效。

　　(3)聯(lián)合發(fā)文時(shí)，必須做好會簽工作，使各機(jī)關(guān)或部門領(lǐng)導(dǎo)人均履行簽發(fā)手續(xù)。

　　14.會簽：當(dāng)幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文時(shí)，各機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人分別簽發(fā)稱作會簽。

　　15.編號：文稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)后，就要編列發(fā)文字號。發(fā)文字號是文稿確定的體現(xiàn)，也便于引述、記憶、統(tǒng)計(jì)。

　　16.復(fù)核：公文正式印制前，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。

　　17.繕�。杭匆灾`錄抄寫、印刷等方式制作供發(fā)出的公文。

　　18.校對：校對是指打印稿或鉛印清樣與領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)原稿進(jìn)行校對校正的過程。文稿經(jīng)過打字或排版，有了清樣就要進(jìn)行校對，然后才能大量地印制。

　　19.用印(或簽署)：即在印畢的公文上加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)的印章，或請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者在公文正本上簽注姓名，其作用均為表明公文的正式性質(zhì)和法定效力。

　　20.發(fā)文登記：一切發(fā)出的文件，都需要經(jīng)過嚴(yán)格的登記，其作用和收文登記一樣是便于對文件的管理、統(tǒng)計(jì)和查找。登記的形式，主要用簿式，其他形式如卡片式等用的較少。登記的項(xiàng)目主要有：順序號、發(fā)文日期、發(fā)文字號、文件標(biāo)題、附件、密級、份數(shù)、發(fā)往機(jī)關(guān)、簽收人、歸卷日期、歸入卷號、備注等。登記后就可裝封發(fā)送收文單位了。

　　21.封發(fā)：指按照規(guī)定具體揀配和封裝公文，并將已封裝完畢的公文以適宜的方式發(fā)送給受文者。