文面格式(公文體式)

　　公文文面格式是指公文中各要素(各組成部分)的搭配、排列和標(biāo)識規(guī)則，包括版面安排、字體型號、各要素的標(biāo)識排序等。實(shí)際上，公文的文面格式是公文全部書面內(nèi)容的結(jié)構(gòu)。不同的朝代、不同的機(jī)關(guān)、不同類別的公文，有不同的文面格式。目前，各類機(jī)關(guān)的通用公文的格式大體相同，其文面格式由1.份數(shù)序號(份號)、2.密級和保密期限、3.緊急程度(等級)、4.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、5.發(fā)文字號、6.簽發(fā)人、7.公文標(biāo)題、8.主送機(jī)關(guān)、9.正文、10.附件、11.成文日期、12.公文生效標(biāo)識(印章)、13.附注、14.主題詞、15.抄送機(jī)關(guān)、16.印機(jī)關(guān)和印發(fā)日期16個要素組成。這些要素按其所在的位置，又可分成眉首(文頭)部分(前6個要素)、主體部分(中間7個要素)、版記(文尾)部分(最后3個要素)。

　　眉首部分，位于公文首頁上部，一般占整個頁面的1/3左右。黨的機(jī)關(guān)用特定版頭制發(fā)的公文，眉首部分與主體部分用兩條各長60.5mm、寬0.7mm的紅色橫線中間加2號實(shí)體五角星隔開;行政機(jī)關(guān)的公文用一條長156mm、寬0.7mm的紅色橫線隔開,中間沒有五角星;用電報傳送的公文，眉首部分與主體部分用兩條平行的黑色橫線(密碼電報為紅色)隔開。用A4型公文紙，國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定上報公文的眉首部分占55.89%，即166毫米。

　　主體部分位于眉首部分以下，版記部分之上。

　　版記部分位于公文最后一頁下端，其中，印制版記包括印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)時間和印發(fā)份數(shù)3個要素(行政機(jī)關(guān)的公文只有前兩個要素)。

　　眉首，包括公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等要素。發(fā)文字號之下4mm處印一條紅色反線與主體隔開。

　　一、公文份數(shù)序號

　　公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標(biāo)識公文份數(shù)序號，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第1行。

　　使用份數(shù)序號主要是有密級的公文。其作用是便于機(jī)密文件的分發(fā)和回收，有利于提高受文機(jī)關(guān)和閱讀者的保密責(zé)任感。一旦出了問題，也便于追查，明確責(zé)任歸屬。如發(fā)文機(jī)關(guān)認(rèn)為有必要，也可對不帶密級的公文編制份數(shù)序號。發(fā)文機(jī)關(guān)根據(jù)份數(shù)序號可以掌握每一份公文的去向。因此，發(fā)文機(jī)關(guān)在發(fā)文和收文機(jī)關(guān)在收文時，都要登記份數(shù)序號。

　　二、秘密等級和保密期限

　　秘密等級就是公文內(nèi)容涉密程度的等級。涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級和保密期限。我國《保密法》將秘密等級分為：絕密、機(jī)密、秘密三級。應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容恰當(dāng)劃分密級，不能過寬或過嚴(yán)。“絕密”是最重要的國家機(jī)密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害;“機(jī)密”是國家的秘密，泄露會使國家安全和利益受到嚴(yán)重?fù)p害;“秘密”是一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害。在國家行政機(jī)關(guān)的公文中應(yīng)按照上述要求在公文中標(biāo)識公文的秘密等級。

　　如需標(biāo)識秘密等級，用3號黑體字頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字。如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用★號隔開。如“絕密★1年”。

　　三、緊急程度

　　緊急程度是指送達(dá)和辦理公文的時限要求，目的是保證公文處理的時效性。緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”，其中電報應(yīng)標(biāo)“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

　　標(biāo)識緊急程度，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字;如需同時標(biāo)識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第2行。

　　四、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識

　　發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識，由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成。如“江蘇省人民政府文件”、“廣州市公安局文件”;對一些特定的公文可只標(biāo)識發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。一般來說，行政機(jī)關(guān)的重要公文特別是上報的公文均應(yīng)加“文件”兩字。

　　聯(lián)合行文時應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱在前，“文件”2字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的右側(cè)，上下居中排布;如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文�？蓪�發(fā)文機(jī)關(guān)字號縮小，行距縮小。

　　發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識位置有兩種。第1種用于平行文或下行文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為25mm,也就是留出天頭25mm(約2行)用于標(biāo)識份數(shù)序號、密級和緊急程度。即使不需要標(biāo)識這3項(xiàng)要素，也要留出這段空白。第二種僅限于上行文，即對于上報的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心為80mm，即要留出55mm的空白供上級機(jī)關(guān)批示文件用。

　　發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識。字號由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大于“國務(wù)院文件”的字號(22mm×15mm)。

　　五、發(fā)文字號(文號)

　　發(fā)文字號的作用是便于分類歸檔，查找及引用。發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號組成。其位置在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布;年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識;年份應(yīng)標(biāo)全稱，不要把“1999”簡化為“99”，用六角括號“〔〕”括入，不要用方括號“[]”或半圓括號“()”。序號是發(fā)文的流水號，一般都按文件的形式統(tǒng)一編，即是哪一個部門主辦的，只要是同一發(fā)文形式，就要統(tǒng)一按順序編號。序號不編虛位(即1不編為01或001)，不加“第”字。如“蘇府〔2001〕12號”，表示江蘇省人民政府在2001年度內(nèi)的第12號文。“粵府辦〔2001〕2號”表示廣東省人民政府辦公廳在2001年度內(nèi)發(fā)的第2號文。

　　發(fā)文字號中的機(jī)關(guān)代字，要由一定范圍內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，對自己直屬機(jī)關(guān)的單位代字統(tǒng)一編定，以免重復(fù)、混亂。編好后要保持穩(wěn)定。機(jī)關(guān)代字一般由2個層次組成。第1層次是發(fā)文機(jī)關(guān)代字，第2層次是發(fā)文機(jī)關(guān)主辦文件的部門的代字，如鐵道部文件的機(jī)關(guān)代字有“鐵辦”、“鐵財”等，“鐵”代鐵道部，“辦”、“財”代主辦這鐵道部文件的鐵道部的辦公部門、財務(wù)部門。有的機(jī)關(guān)代字還包含其他的層次，如國務(wù)院發(fā)文的機(jī)關(guān)代字有“國發(fā)”、“國函”，“國”代國務(wù)院，而“發(fā)”和“函”則代“國務(wù)院文件”和“國務(wù)院函”這兩種發(fā)文形式。

　　與其他機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，原則上應(yīng)使用排列在前的機(jī)關(guān)的發(fā)文字號，也可以協(xié)商確定，但只能標(biāo)注一個機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。

　　發(fā)文字號之下4mm印一條與版心同寬的紅色反線(實(shí)際掌握發(fā)文字號只要不貼紅色反線即可)。

　　六、簽發(fā)人

　　上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會簽人姓名。簽發(fā)人姓名平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。這時，發(fā)文字號不要居中。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人居右空1字;簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。

　　如果有多個簽發(fā)人，或者有的文件按規(guī)定，還需要標(biāo)注會簽人，那么，發(fā)文字號應(yīng)始終放在紅色反線之上的最后一行，文件主辦單位的簽發(fā)人要始終放在最上面的位置;其他簽發(fā)人或會簽人在主辦單位簽發(fā)人之下按發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識的順序排列，最后的簽發(fā)人或會簽人要與發(fā)文字號同處一行平行排列;如果3行位置放不下，將紅色反線下移，但排列順序和原則不變。發(fā)文字號和最后一個簽發(fā)人與紅色反線仍保持4mm的距離。

　　第三節(jié)主體寫作

　　主體部分由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件組成。主體在紅色反線之下。

　　一、標(biāo)題

　　按《辦法》第10條第6項(xiàng)規(guī)定：“公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。”這就是說公文標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由(即主要內(nèi)容或發(fā)文目的)、文種三部分構(gòu)成，如《廣州市人民政府關(guān)于整治東風(fēng)路的通告》就由三部分構(gòu)成。發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種3項(xiàng)齊全的，稱完全式標(biāo)題。有時可根據(jù)實(shí)際情況省略其中1項(xiàng)或2項(xiàng)，如《關(guān)于召開全省社會主義精神文明建設(shè)工作會議的通知》，《中華人民共和國國務(wù)院令》和《通告》。這里第1例省略了發(fā)文機(jī)關(guān);第2例省略了事由;第3例省略發(fā)文機(jī)關(guān)和事由。這類標(biāo)題我們稱之為省略式標(biāo)題。要注意14種行政公文中大多數(shù)標(biāo)題可省略其中1項(xiàng)或2項(xiàng)，但“議案”、“決定”的標(biāo)題不能省略。

　　擬寫公文標(biāo)題，一要選準(zhǔn)文種，要根據(jù)各種文種適用范圍、發(fā)文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系選擇適于表達(dá)公文內(nèi)容的文種，這也是公文規(guī)范的要求。二要準(zhǔn)確表述事由，即事由和公文內(nèi)容要一致，如不一致就是題文不對，這會使讀者產(chǎn)生困惑，因此影響公務(wù)辦理。三是文字要簡明，標(biāo)題文字不要太長，太長了不醒目。文字應(yīng)簡約而明晰，簡而不明也是不可取的。

　　公文標(biāo)題應(yīng)在紅色反線下空2行，用2號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布;回行時要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。請看下面的幾個例子：

　　例1.××市人民政府關(guān)于全市安全生產(chǎn)大檢查的通知

　　(“一字式排列”)

　　例2.××局關(guān)于開展打擊

　　嚴(yán)重犯罪活動的請示

　　例3.審計署關(guān)于加強(qiáng)

　　內(nèi)部審計工作的報告

　　(雙行標(biāo)題)

　　例4.轉(zhuǎn)發(fā)省對口支援三峽庫區(qū)工作

　　領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室關(guān)于對口支援三峽

　　庫區(qū)近期工作方案的通知

　　(多行標(biāo)題)

　　二、主送機(jī)關(guān)

　　主送機(jī)關(guān)，指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。位置在標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格，3號仿宋體字標(biāo)識，回行時仍頂格;最后一個主送機(jī)關(guān)后標(biāo)全角冒號。

　　主送機(jī)關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。

　　普發(fā)性下行公文，主送機(jī)關(guān)較多，一般使用泛稱，如“省直屬各單位”、“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府”。

　　上行文的主送機(jī)關(guān)一般是1個。議案、請示、批復(fù)、函的主送機(jī)關(guān)只能是1個。公告、通告及部分事項(xiàng)性通知可不寫主送機(jī)關(guān)。

　　主送機(jī)關(guān)要注意準(zhǔn)確擬寫。寫哪個主送機(jī)關(guān)必須根據(jù)公文內(nèi)容與機(jī)關(guān)職能決定，該寫主送機(jī)關(guān)的決不能漏寫，否則公文無法得到及時有效的送達(dá)和辦理。

　　三、正文

　　正文在主送機(jī)關(guān)名稱下1行，每自然段均要左空2字，回行頂格，數(shù)字、年份(用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識的)均不能回行，數(shù)字年份回行極易出現(xiàn)差錯，也容易使讀者看錯。

　　正文用3號仿宋體字。正文是公文的核心部分。正文包括原由、事項(xiàng)和結(jié)尾3部分。

　　四、附件說明

　　公文附件是公文正件的附屬材料，也即是補(bǔ)充說明正文內(nèi)容的材料，如圖表、名單、規(guī)定、被轉(zhuǎn)發(fā)的文件等。附件是公文正文內(nèi)容組成部分，與公文正文具有同等效力。

　　公文有的有附件，有的沒有附件，公文如有附件應(yīng)注明附件序號和名稱，在正文下空1行左空2字，用3號仿宋體字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。

　　附件如有序號應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼(如“附件：1.××××××”)，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。

　　附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號;附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號，并在其后標(biāo)識附件(或帶序號)。

　　五、成文日期

　　成文日期指公文生效的時間。

　　成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。會議通過的公文，以通過的時間為準(zhǔn);法規(guī)性公文以公布生效的時間為準(zhǔn)。

　　成文日期應(yīng)用漢字將年、月、日標(biāo)全;“零”寫為“○”。不能將阿位伯?dāng)?shù)字與漢字混用。

　　單個機(jī)關(guān)行文時，成文日期右空4字。由于印章一般要蓋在成文日期上，多個機(jī)關(guān)聯(lián)合行文時成文日期要依印章的位置而定。

　　六、公文生效標(biāo)識

　　公文生效標(biāo)識是證明公文效力的表現(xiàn)形式。它包括發(fā)文機(jī)關(guān)印章或者簽署人姓名。

　　公文除“會議紀(jì)要”和以電報形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。一般情況除了會議紀(jì)要之外，不加印章視為無效。

　　單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)成文日期。成文日期右空4字;加蓋印章應(yīng)上距正文2mm——4mm即一行之內(nèi)，端正、居中下壓成文日期，印章用紅色。

　　當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上。

　　當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。

　　聯(lián)合上報的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章;聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)加蓋印章。

　　當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文時間拉開，左右各空7字，主辦機(jī)關(guān)印章在前，兩個印章均壓成文日期。只能采用同種加蓋印章方式，即要下套均下套，要中套均中套，以保證印章排列整齊。兩印章互不相交相切，相距不超過3mm。其余要求與一個印章相同。

　　三個單位聯(lián)合行文時，為防止出現(xiàn)空白印章，所有行文單位都要署單位名稱，將印章加蓋在單位名稱上，這樣便不會出現(xiàn)空白印章。

　　當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，印章每排最多排3個。主辦機(jī)關(guān)的印章在前，協(xié)辦機(jī)關(guān)的印章按照發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識的順序依次排布。當(dāng)最后一排剩下1個印章或者2個印章時，應(yīng)居中排布。成文日期標(biāo)識在最后一排印章之下空1行位置，右空2字。同樣應(yīng)保證印章既不相交也不相切，每排印章中心線應(yīng)對齊。

　　特殊情況說明：

　　當(dāng)公文排版后所�？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。

　　七、附注

　　公文需說明其它事項(xiàng)時用附注。

　　公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標(biāo)識在成文日期和印章之下、版記之上。

　　附注一般是對公文發(fā)放范圍、使用時需注意的事項(xiàng)加以說明，如“此件發(fā)至縣團(tuán)級”、“此件可見報”等，不是對公文內(nèi)容做出解釋或注釋。對公文的注釋或解釋一般在公文正文中采取句內(nèi)括號或句外括號的方式解決，這一點(diǎn)在使用附注時要加以注意。

　　版記寫作

　　版記部分由主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、印刷份數(shù)組成。

　　一、主題詞

　　主題詞是用于揭示公文內(nèi)容便于公文檢索查詢的規(guī)范詞語。主題詞的主要作用是方便電腦存儲和檢索文件。

　　“主題詞”三個字用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號;詞目用3號小標(biāo)宋體字;詞目之間空1字。

　　上行文按上級機(jī)關(guān)要求標(biāo)注主題詞。應(yīng)堅持“誰辦文誰標(biāo)引”的原則，詞目選擇要使用主題詞表。公文主題詞表通常由公文制發(fā)機(jī)關(guān)的最高行政主管機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)制定和發(fā)布。如國家行政機(jī)關(guān)公文主題詞由國務(wù)院辦公廳編制的《國務(wù)院主題詞表》規(guī)定。

　　二、抄送機(jī)關(guān)

　　抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其它機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。其位置在主題詞下1行，左右各空1字，用3號仿宋體字標(biāo)“抄送”，后標(biāo)全角冒號，抄送機(jī)關(guān)之間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機(jī)關(guān)對齊;在最后一個抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號。如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識方法同抄送機(jī)關(guān)。

　　三、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、印刷份數(shù)

　　印發(fā)機(jī)關(guān)，是指具體主辦、制發(fā)公文的部門。一般是機(jī)關(guān)的辦公室(廳)或秘書科(處)。

　　印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期位于抄送機(jī)關(guān)之下，(無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下)占1行位置;用3號仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。

　　有的公文還要標(biāo)注印刷份數(shù)，份數(shù)標(biāo)在最后一行，下面不用反線。

　　四、版記的位置及版記中的反線

　　版記應(yīng)置于公文最后一頁，版記的最后一個要素置于最后一行。

　　版記中各要素之下均應(yīng)加一條反線，寬度同版心。