第五節(jié) 檔案管理

　　(五) 檔案管理的原則和要求

　　1.信貸檔案實行集中統(tǒng)一管理原則

　　2.信貸檔案采取分段管理，專人負(fù)責(zé)，按時交接，定期檢查的管理模式

　　(1)分段管理

　　(2)專人負(fù)責(zé)

　　(3)按時交接

　　(4)定期檢查

　　(六) 貸款文件的管理

　　1.貸款文件分類

　　一級文件(押品)主要是指信貸抵(質(zhì))押契證和有價證券及押品契證資料收據(jù)和信貸結(jié)清通知書。其中押品主要包括：銀行開出的本外幣存單、銀行本票、銀行承兌匯票，上市公司股票、政府和公司債券、保險批單、提貨單、產(chǎn)權(quán)證或他項權(quán)益證書及抵(質(zhì))押物的物權(quán)憑證、抵債物資的物權(quán)憑證等。

　　二級信貸文件主要指法律文件和貸前審批及貸后管理的有關(guān)文件。

　　2，貸款文件管理

　　(1)一級文件(押品)的管理

　�、俦９堋�

　�、诮唤印�

　�、劢栝�。

　　貸款展期辦理抵押物續(xù)期登記的;

　　變更抵押物權(quán)證、變更質(zhì)押物品的;

　　提供給審計、稽核部門查閱的;

　　提交法院進(jìn)行法律訴訟、債權(quán)債務(wù)重組或呆賬核銷的;

　　須補辦房產(chǎn)證、他項權(quán)益證書或備案登記的。

　�、芙Y(jié)清、退還。

　　(2)二級文件的管理

　�、俦９�。二級文件應(yīng)按規(guī)定整理成卷，交信貸檔案員管理。

　�、诮唤�。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)在單筆信貸(貸款)合同簽訂后將前期文件整理人卷，形成信貸文件卷，經(jīng)信貸檔案員逐件核實后，移交管理。

　�、劢栝啞�

　　(七) 貸款檔案的管理

　　1.保管期限分類

　　貸款檔案的保管期限自貸款結(jié)清(核銷)后的第二年起計算。其中：

　�、�5年期：一般適用于短期貸款，結(jié)清后原則上再保管5年;

　　②20年期：一般適用于中長期貸款，結(jié)清后原則上再保管20年;

　　③永久：經(jīng)風(fēng)險管理部及業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門認(rèn)定有特殊保存價值的項目可列為永久保存。

　　2.貸款檔案管理

　�、儋J款檔案員要在貸款結(jié)清(核銷)后，完成該筆貸款文件的立卷工作，形成貸款檔案;

　�、谟谰�、20年期貸款檔案應(yīng)由貸款檔案員填寫貸款檔案移交清單后向本行檔案部門移交歸檔;

　　③同時，業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門還需將本部門已結(jié)清的、屬超權(quán)限上報審批的貸款檔案案卷目錄一份報送上級行風(fēng)險管理部門備查。

　　3.貸款檔案的銷毀

　　保存到期的20年期貸款檔案由檔案部門按貸款業(yè)務(wù)檔案和風(fēng)險評審檔案分別提供擬銷毀清單，前者交業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門及風(fēng)險管理部門鑒定，形成正式的貸款檔案銷毀清單，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門、風(fēng)險管理部門及行長辦公室三方負(fù)責(zé)人在正式清單上審批簽字;后者交風(fēng)險管理部門鑒定，由風(fēng)險管理部門及行長辦公室負(fù)責(zé)人審批簽字。

　　(八) 客戶檔案的管理

　　1.保管

　　業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案柜(與貸款文件、檔案分開存放)集中存放檔案。

　　2.客戶檔案

　�、俳杩钇髽I(yè)及擔(dān)保企業(yè)的“三證”(即營業(yè)執(zhí)照、法人代碼本、稅務(wù)登記證)復(fù)印件;

　　②借款企業(yè)及擔(dān)保企業(yè)的信用評級資料;

　�、劢杩钇髽I(yè)及擔(dān)保企業(yè)的開戶情況;

　　④借款企業(yè)及擔(dān)保企業(yè)的驗資報告;

　�、萁杩钇髽I(yè)及擔(dān)保企業(yè)近三年的主要財務(wù)報表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表等，上市公司、“三資”企業(yè)需提供經(jīng)審計的年報;

　　⑥企業(yè)法人、財務(wù)負(fù)責(zé)人的身份證或護(hù)照復(fù)印件;

　　⑦反映該企業(yè)經(jīng)營、資信(如是“三資”企業(yè)，還應(yīng)提交企業(yè)批準(zhǔn)證書、公司章程等)及歷次貸款情況的其他材料。